ホウ・レン・ソウが上手にできないのですが、どうすればいいですか？

Question

新卒一年目です。
上司に共有が上手にできません。
いわゆる報告・連絡・相談（ホウレンソウ）が簡潔に、人に伝えられません。
もともと人に自分の言いたいことを伝えるのが苦手です。
家族にさえ助詞がない、主語がないと怒られるレベルです。

でも、家の外では助詞や主語はつけてるし、他のところにも問題があると思っています。

みなさんホウレンソウや情報共有の際に気をつけていることはありますか？
教えてくださると助かります！！！

ユーザー名非公開 · Answer

口頭でしているなら、メールなど文章でして見てはいかがですか？

毎日メールで、
・今日やった事
・今日できなかった事
・困っている事
を上司に送りつければいいと思います。

上司も助詞や主語がない話を口頭でされるよりは、メールならば落ち着いて回答できると思います。

jobq53238 · Answer

小さな会社を経営しております。プログラマーです。

そもそもホウレンソウって、報告や相談をしなさいということではなくて、
報告や相談をされる上司になりなさい、ということです。

部下の状況を把握する責任は上司の方にあるので、うまくゆかないとしても質問者様の問題ではありません。そんなことはおいておいて、目の前の仕事で最大の成果を出せるように集中すればいいかと思います。

私が気を付けていることといえば、情報共有とかコミュニケーション、状況を理解したいという欲求、スジを通すといったことが、どのぐらい高コストか理解してない人が多いのですけど、本気でひとりあたり数百万円をホウレンソウに費やす意味があるのか？むしろコミュニケーションをしなくていいようにするにはどうするのか？を考えてます。

ユーザー名非公開 · Answer

相手が何を聞きたいかを意識して、報告するべしと一般的には言われてます。ただ、それができたら占い師になってますよね(^^) 上司視点ではホウレンソウは言うのは簡単なのですが、部下視点ではかなり難しい課題だと思います。というか、若い頃は、これにかなり悩んでました>_<

自分が留意しているのは、仕事がアサインされたときに要件をきちんと確認することですね。なにがギブンで何が自分の検討課題かをクリアにすること。この中で、進捗なり自分では解決できない課題を言うようにしています。

あと、建設的に本質的な課題についてその場で議論するようにしています。たとえば、全体方針と照らし合わせるといまこの課題を解くのが適切に思われないと感じたときは、その旨を言って、仕事の優先度とか上司の価値観を理解しようとしています。繰り返していくと、そのひとの考え方のパターンとか価値観が分かって仕事がやりやすくなりますね。どうしても、建設的な衝突含めてコンフリクトを日本人は避けがちなのですが、ここをつきつめていくと、仕事はやりやすくなると思います。特に、これを通じて、自分の価値観を相手に伝えることができますので。
あくまでも、喧嘩でなく、お互いの価値観を尊重してくださいね(^^)

momochi · Answer

上司に共有が上手にできません。←何の共有でしょうか？上司が相手のときだけ？上手にできないというのは、うまく話が伝わらないということですか？簡潔に話ができないということですか？それとも話をするタイミングとか？

もともと人に自分の言いたいことを伝えるのが苦手です。←引っ込み思案？説明下手？

家族にさえ助詞がない、主語がないと怒られるレベルです。←伝えるときに言葉が抜けてしまうという意味でしょうか？つまり上の苦手というのは簡潔な話し方をするのが苦手という解釈で合っていますか？

みなさんホウレンソウや情報共有の際に気をつけていることはありますか？←問題の本質は会社でのホウレンソウのテクニックなのでしょうか？話し方、伝え方の問題なのでしょうか？

と、ツッコミみたいなお返事書きましたが、ツッコミたいわけではなく、時系列に話を追っていこうとすると（読み手は見返すことできますが、聞き手は順番に理解しようとしますよね）1センテンスごとに論点が少しずつ変わっているんですよね。行間を埋める言葉や、目的語が抜けていたり。それだと人に伝えるには少し不親切というか、すごく想像力を使わないと理解しにくいです。常に複数の可能性を頭の中に持っておかないと、繋がりが見えない。それが問題だとまでは断定できないのですが。

そんな基本的なことをと思うかもしれませんが、まずは5w1hで文章を書いてまとめて、毎回その順番で話してみてはいかがでしょうか。多少言葉が下手でも、いつも同じ喋り方をすれば、上司も慣れてきます。

あとは、誤解されない話し方、炎上しない答え方という本、すぐ読めますがシンプルでわかりやすかったので、おすすめです。

たんこぶ · Answer

皆さんがいろいろ書いてくれていますね。ありがたいですね。
あえて私は違う観点で。

相手に伝えたいことを理解してもらうとき、相手の頭の中に絵を描くことをイメージしています。
http://www.k-signs.co.jp/column/03021527.html

例）取引先からクレーム電話があり、欠品があったようで、すぐに商品を納品できるか答えなければならないという状況を上司や同僚に伝えるとき。

悪い例）
・いま取引先から電話がありました。○部長が仰るには、明日の展示会に間に合わなければ取引停止も辞さないということでした。
・欠品があったようです。A商品とB商品で1つずつ不足しているようです。
・代わりの商品を納品できるか答えなければなりません。今日の17時までに持参してほしいと要望されております。
・どうしたらいいでしょうか。

良い例）
・緊急対応が必要な案件があります。
・今日17時までに欠品による代わりの商品の納品を要求されています。
・どうしたらいいでしょうか。

ポイント）
・大きな括りから話を始めます。細部は最後まで話しません。
・必ず聞き返されますので、そこで細部を答えていきます。
・大きい固まりを説明した後、細部を説明するという順序を守ること。

ひとつのアイデアとしてご参考になれば～

Q.ホウ・レン・ソウが上手にできないのですが、どうすればいいですか？

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