アポイントの意味とはアポの取り方と正しい使い方等を解説します

• アポイントを取る
• 今日はアポイントがある

など、『アポイント』という言葉をビジネスの現場で耳にすることは多いと思います。

しかし、実は意味がよく分からないで使っている人も多いのではないでしょうか。今さら人には聞けないアポイントの正しい意味や使い方を解説していきます。
 

アポイントの正しい意味とは

アポイントというビジネス用語は、アポイントメントという言葉を省略したものです。英語のappointment（アポイントメント）は、『約束』『取決め』『予約』『任命』を意味する名詞です。

ビジネスの現場でも、英語と同じように、相手先との面談や会合の『約束』や『取決め』の意味として使われます。

また、アポイントメントは、アポイントの他に『アポ』と略されることもあります。テレアポの『アポ』も、このアポイントメントから来ています。
 

アポイントの正しい使い方を例文で解説

それでは、アポイントの正しい使い方を、ビジネスでよく使う例文で解説します。

• 今日は3時から大事なアポイントがある。
• メールでA社にアポイントを取りつけなさい。
• 訪問する前に必ずアポイントを取りましょう。
• Bさんとのアポイントがキャンセルになった。

このようにアポイントは『取る』『ある』などの動詞と共に、名詞として使われます。

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アポイント、アポ、アポイントメントは同じように使われていますが、実は大きな違いがあります。
 

アポ・アポイントは実は間違い？

よく使われている『アポイント』という言葉ですが、英語に訳すと意味が変わってきます。英語ではアポイント（appoint）だと、『任命する』『指名する』という意味の動詞になってしまいます。

日本語で使っているのと同じ調子で、英語でもアポイントメントのことをアポイントと言うと、全く意味が通じません。

日本のビジネスでよく使われている『アポイント』や『アポ』は、あくまで和製英語です。知らずに間違って使うと恥をかいてしまうので、気をつけましょう。
 

「アポイントを取る」にはアポイントメントを使うのが正しい

英語で「アポイントを取る」と言いたい時には、『アポイントメント』を使うのが正しいです。「アポイントを取る」を英語に訳すと、『取る』という意味の『take』『make』を伴って

「take an appointment」や「make an appointment」になります。英語で「あなたとアポイントを取りたいです」という申し出は、「I would like to make an appointment with you.」と訳されます。

しかし、日本語で使う際にはアポイントやアポを使っても間違いではありません。

アポイントはビジネスの現場ではとても重要です。ビジネスで人と会う際には、必ずアポイントを取ることがマナーと言われています。

アポイントなしで突然会いに行くと、相手が忙しい場合は迷惑をかけてしまいます。当たり前のことですが、相手にも都合があります。

アポイントを取るという事は、相手の都合に配慮しているという誠意の表れです。誠意を見せることにより、ビジネスに大切な信頼関係を築きやすくなるのです。
 

営業にはアポイントが不可欠な理由とは

特に営業ではアポイントが不可欠になってきます。物やサービスを販売するには、まず実際に会ってその良さを説明させてもらう必要があります。

しかし、アポイントが取れなければ、その先の営業ができません。その意味で、アポイントは営業の第一歩であると言えるでしょう。

また、アポイントの取り方は、その後の営業にも影響を及ぼします。アポイントの時点で、上手にアピールをして相手の興味を引き付けることができれば、その後の成果も見込めます。

逆に、アポイントを取る際に、相手に悪印象を与えてしまうと、営業につながらないどころか、会社全体のイメージダウンになってしまいます。

現代のビジネスの場において、メールはなくてはならないツールになっています。メールは、相手の都合の良い時に見ることができ、書面として手元に残すことができます。

そのため、内容を理解しやすく、行き違いも起きにくいのが、メールのメリットです。さらに、同じ文章を同時に複数の人に送ることもでき、効率よく仕事ができます。

一方で、肉声とは違い相手との距離が遠く感じられ、気持ちが伝わりにくいデメリットもあります。また、認識のない相手へのメールの場合、開封すらしてもらえないことも多くあります。
 

メールでアポイントを取る場合のポイントとは

メールのメリット・デメリットを踏まえて、メールでアポイントを取る場合のポイントについて紹介します。

まず大切なのは、相手に開封してもらうことです。件名を見ただけで内容が分かるような、分かりやすく魅力的なタイトルを工夫しましょう。

そして、活字だとどうしても平坦な印象になり、思いが伝わりにくいのが難点です。せめてもの誠意が伝わるよう、誤字や脱字に気をつけて、間違えのない敬語や言葉遣いにしましょう。

また、アポイントで最も重要なのは、約束の日時です。勘違いが生じないように、時間は24時間表示で書き、日にちについては曜日までしっかり記載することが大切です。

メールでアポイントを取るときの例文

〜様

お世話になっております。株式会社〜の〜です。

このたびは新規商品のご相談の件でご連絡差し上げました。つきましては、ぜひ商品を手に取って見ていただきたいため、話し合いの時間を含め、1時間ほど打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

以下の日時でご都合の良い時間帯か、なければ他に3つほど日程の候補を送っていただけると幸いです。

〜月〜日〜時
〜月〜日〜時
〜月〜日〜時

お忙しい中大変申し訳ありませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

メールでアポイントを取る際は、予定を提案しながら、もし都合が悪かったら都合の良い別の日を教えてくださいというのがポイントであると言えるでしょう。

日時を提案する際は、最低でも3つの日付をメールに入れるようにします。理由としては、毎回1つずつ日程を提案しても、毎回相手と予定が合わず、メールの連絡回数が多くなってしまうということを防ぐためです。

メールでアポイントを取るためには、相手と何回も連絡を交わすといっためんどくさいことはせず、少ない回数で終わらせられるよう意識しましょう。

古くからある電話でのアポイント取りは現代においても有効です。メールと違い、声のトーンや話し方で、文字にはないニュアンスを伝えることができます。

また、電話はその場ですぐに結果が出るので、ビジネスのスピードが早くなります。しかし、電話での営業のアポイントでは、断られることも多く、精神的にも負担がかかります。

また、口頭での約束になると、証拠が残らないので、後に聞き間違えでトラブルになる可能性もあるので注意が必要です。
 

電話でアポイントを取る場合のポイントとは

電話のデメリットを解消して、有効にアポイントを取るポイントについて紹介します。まず、電話は相手の時間を奪う行為であるのことを心に留めておきましょう。電話をかけるタイミングにも配慮して、相手の忙しくない時間に電話をかけましょう。

また、正しい言葉づかいで、相手が聞き取りやすいように大きな声でゆっくり話します。はじめに自分の社名と名前をはっきりと名乗ると、相手に信頼感を与えるのに有効です。

ニュアンスが伝わりやすい電話だからこそ、悪印象を与えないように注意しましょう。誠意と配慮を忘れず、相手の立場になって話すことが重要です。

最後に、電話の一番のデメリットは、聞き間違えや勘違いです。それを防ぐために、時間や場所は、必ず復唱して確認しましょう。

電話でアポイントを取るときの例文

お世話になります。株式会社〜の〜です。
本日は御社の〜の予定でぜひ〜様にご相談させていただきたいと思い連絡いたしました。
お忙しい中大変申し訳ありませんが、ご都合はいかがでしょうか

電話でアポイントを取る際は、内容が一方的にならないように気をつけましょう。まずは、短い文章で端的に自分の用件を伝えることが重要となります。

また電話は、メールと異なりその場でやりとりしなくてはいけないため、あまりにもしつこい内容だと悪い印象を与えてしまう可能性があるため注意しましょう。

アポイントは、アポイントメントの略で、ビジネス用語で『相手先と会合や面談の約束、取決め』のことを指します。

アポイントは和製英語の為、英語だと意味が変わってしまいます。

そしてアポイントは、相手への誠意を表すことになり、ビジネスではとても大切です。アポイントは営業の一歩とも言われ、営業には不可欠です。

社会人として、正しいアポイントの取り方を身につけるようにしましょう。