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退職理由の書き方や面接時の伝え方|ランキングやサンプルも紹介

退職理由の書き方や面接時の伝え方|ランキングやサンプルも紹介

退職時や選考時に述べる退職理由が、円満退職や転職の可否を左右することをご存知ですか?この記事では、退職理由が求められる理由からケース別に分けた退職理由の伝え方のポイントまでご紹介します。この記事を読み実践することで、円満退職と転職成功につなげられる可能性が上がるためぜひご覧ください。

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前提:退職理由は大きく分けて4種類ある

前提として、退職理由は大きく分けて以下の4種類に分かれます。

4種類の退職
扱いも含め、自己都合退職か会社都合退職かによって退職後の失業保険の給付期間が変わってきます。

また、転職活動時の面接での退職理由の伝え方によっては転職に不利になる可能性もあるため、次章以降で述べる退職理由の伝え方を参考に伝えてみてください。
 

退職理由が求められる理由

上司や企業に退職理由を伝える

退職理由が退職時や転職活動の選考に時求められるのには以下の理由があります。

退職理由が求められる理由
あなたが今の仕事に欠かせない存在である場合、あるいは過剰な人手不足の場合、上司はあなたが不満に感じていることを聞き改善することで引き止めようとするでしょう。

一方で退職理由がはっきりとしたものでない場合「ここで辞めてはあなたのためにならないから」とあなたのためを思って引き止めてくれる場合もあるでしょう。

また、上司もまたその上の役職の上司がいます。

本当に退職となるのであればその旨を理由とともに上に伝えなくてはなりません。

転職時に企業から退職理由を聞かれる理由は、一緒に働く上で仕事に対する価値観に相違があったら困るからです。

例えば、仕事に対して個で動くことを求めて退職しても転職先がチームで動くことを重視する会社であればマッチングが成立しません。

以上の理由から退職理由が求められると言えるでしょう。
 

ハローワークに退職理由伝える

失業手当は会社都合退職と自己都合退職で給付開始日や給付期間が大きく異なります。

そのため、退職理由は上司や転職先の企業に伝える以外にも、失業手当の手続き時にハローワークに伝えるためにも用います。

この際、ハローワークは離職票を通してあなたと会社側とで意見の相違がないかを確認した上で失業手当を給付します。

そして退職理由の解釈が双方で異なる場合は、ハローワークは基本的にはあなたの意見を尊重し会社側に修正がないか確認を取り調査してくれます。

それでも会社側からの訂正がない場合は、ハローワークがあなたと会社側双方の意見とそれらを証明する書類をもとに最終的な判断を下します。

よって、退職理由はあなたと会社の両者が納得するかたちにできると良いでしょう。
 

退職理由を述べるタイミングと注意点

退職理由を述べるタイミングには以下の3つがあります。

  1. 退職時、直属の上司に退職届と共に
  2. 転職時、履歴書に
  3. 転職時、面接で

各タイミングでは伝える相手の変化に伴い、伝える際の注意点も異なります。
 

1,退職時、直属の上司に退職届と共に

退職において一番初めに退職理由を述べるタイミングは、退職の意思を退職願・退職届と共に示す際です。

まず、直属の上司に退職の意思を伝える際は以下の流れに沿って伝えましょう。

  1. 伝える時期を選定する
  2. アポを事前に取る
  3. 会議室等の場所で伝える
     

1.伝える時期を選定する

退職の意思を伝える時期は会社が忙しくない閑散期を狙い、かつ退職希望日の1〜3ヶ月前にすると良いでしょう。

すると、上司にもきちんと時間をとって話を聞いてもらうことができる上に余裕を持って退職手続きを進めることができます。
 

2.アポを事前に取る

上司に退職の意思を伝える際は事前に「今後について相談したいことがある」と述べた上でアポをとっておきましょう。

アポの取り方は口頭でもメールでもどちらでも構いませんが、直属の上司以外の上司にアポを取ることは直属の上司とのトラブルを防ぐために避けましょう。
 

3.会議室等の場所で伝える

上司に退職の意思を伝える場所は、上司と二人きりになることができ他の社員の視線を感じない会議室等の場所にしましょう。

ことを大きくしないためでもあり、万が一退職願・退職届を取り下げる際も迷惑をかける対象を最小限に抑えることが可能であるためです。

さて、退職理由を述べる際の注意点ですが、退職時に直属の上司が退職理由を聞いてくる理由は「あなたを引き止めるため」「上司よりさらに上の役職の人に伝えるため」でした。

以上を踏まえて退職理由を述べる際に気をつけるべきことは以下です。

  • 自信を持ってはっきりと述べる
  • 条件が提示されてもすぐに揺らがない
  • ネガティブな理由ではなく、ポジティブな理由を述べる
  • 感謝の気持ちを忘れない
  • 直属の上司より前に人事部に相談しない

上記5点に気をつけて退職の意思を伝えることで、スムーズに円満退職をできる可能性が高まります。

上司に退職を伝える際に関する詳細は「退職理由の上司への伝え方と例文5選」をご覧ください。
 

2,転職時-履歴書に

退職後、再就職をする場合は転職活動における書類選考にて退職理由を求められます。

この際退職理由が求められる書類は「履歴書」と「職務経歴書」の2つです。

それぞれの退職理由の書き方の違いは以下です。
 

履歴書

職歴欄に簡易的に記載

職務経歴書

記載必須でないが、転職に不利に働く可能性がある場合記載


履歴書の場合は「一身上の都合により」「会社都合により」等簡易的に記載するだけで構いません。

一方の職務経歴書では退職を何度も繰り返していたり、短期間での退職をしていたりする場合など転職に不利に働く可能性がある場合のみ「病気療養のため」「父親の介護のため」等と詳細にかつ簡潔に退職理由を記載しましょう。

退職理由の履歴書への書き方に関する詳細は「退職理由の書き方とケース別フォーマット」をご覧ください。
 

3,転職時-面接で

退職理由は転職活動における面接でも求められます。

この場合、履歴書や職務経歴書等の書類を参考に面接を行うため、書類に書かれた理由を深掘りして聞かれる形になります。

また、転職理由として聞かれ「退職理由」と「今後実現したいこと」をセットで答える場合もあります。

転職面接で退職理由を答える際の注意点は以下です。

  • 前向きな姿勢を見せる
  • 事実ベースで伝える
  • 前職を否定しない
  • 退職理由を偽らない

上記4点に気をつけて退職理由を伝えることで、転職先に好印象を与えることができる上にあなたの希望条件にあった企業に転職できる可能性が高まります。

退職理由を転職時の面接で述べる際の詳細は「面接で退職理由を聞かれたら?」をご覧ください。
 

退職理由の選び方3STEP

タイミング別の退職理由の伝え方がわかったところで、今度は実際に伝えるべき退職理由の選び方を解説します。

選び方3STEPは以下になります。

  1. 影響力の大小に関わらず退職と関係する問題点を挙げる
  2. 退職理由の根本にあたるを問題点を探す
  3. 退職理由の言い回しをネガティブからポジティブに変える
     

1,影響力の大小に関わらず退職と関係する問題点を挙げる

いかなるシーンにおいても退職理由を複数挙げることは、どれが核心的な理由かがわからない上に相手を不快にする可能性があります。

よって最も影響力のある退職理由を選定するため、まずは影響力の大小に関わらず退職に関係すると思われる問題点をいくつか挙げてみましょう。
 

2,退職理由の根本にあたる問題点を探す

複数の退職理由が挙げられたら、その中から退職理由の根本にあたる問題点を探しましょう。

その上で、その問題点が今後も解決不可能であるかを考えましょう。

自分の中で退職の原因となる問題を構造化し根本にあたる問題点を見つけることは、上司に納得のいく退職理由を説明する際に役立ちます。

また、1の段階では気づかなかった「退職理由の複雑な関係性」が原因で退職の意思決定に至った場合は思考の整理によって解決することもあります。
 

3,退職理由の言い回しををネガティブからポジティブに変える

退職理由の根本にあたる問題が見つかり、それが今後も解決不可能であるとわかったらその言い回しを考えましょう。

結婚やキャリアアップ等のポジティブなものはそのまま伝えても構いませんが、人間関係や給与の低さといった会社にとってネガティブに感じられる理由の場合は言い回しをポジティブに変えましょう。

具体的な言い回しの変え方は以下です。

退職理由の言い回しの変え方
ネガティブをポジティブに言い換えるコツは「今ある問題をどうすれば解決できるか」を考えることです。

そして、言い換える際は上司や企業側に退職を納得してもらうためにも今の環境では実現不可能なことを述べましょう。
 

退職理由を伝える|注意すべきポイント

退職理由を実際に伝える際に注意すべきポイントは以下3点です。

  1. 退職理由で嘘をつかない
  2. ネガティブな言い回しを避ける
  3. 自信を持ってはっきりと伝える
     

1,退職理由は建前で述べても嘘はつかない

退職理由は本音を隠し建前で述べることはあっても、偽ることは避けましょう。

よくネガティブな退職理由をポジティブに変えようと「結婚」にしたり、納得のいく退職利用にしようと「親の病気・介護」「病気療養」にしたりしようとする人がいます。

しかし、そういった嘘をついてしまうと「結婚」であれば祝い金をもらってしまったり、「親の病気・介護」「病気療養」であれば病名や詳細を聞かれたりする中で嘘のバれる可能性が高まります。

嘘がバレた後は会社にいづらくなってしまうため、円満退職のためにも避けたほうが無難でしょう。
 

2,ネガティブな言い回しを避ける

先にも述べましたがネガティブな退職理由は「働きたくない」理由であるため、会社側を不快な気持ちにさせてしまったり、あなたの印象を下げてしまうことにつながったりします。

また、ネガティブからポジティブな言い回しに変えることは良いですが、嘘をつき退職理由を偽ることは後のトラブルにつながるため避けましょう。
 

3,自信を持ってはっきりと伝える

退職理由はあなたが今後のことや解決策まで考えた上で導き出した結論の根拠です。

そのため、自信なさげに話したり退職理由を曖昧にしたりした場合、退職や転職を決意したのではなく悩んでいると思われる可能性があります。

特に退職の際は、はっきりと伝えなければ上司も「まだ引き止めることが可能だ」と判断し条件を複数提示してくるでしょう。

もちろん条件を受けれ入れる代わりに退職届を取り下げることも可能ですが、その後も一緒に働いていく中で居心地が悪くなる可能性があるため、はっきりと自信をもって退職理由を伝えましょう。
 

退職理由ランキングと書き方のサンプル

実際に多くの人が用いた退職理由についてそれらのポジティブな言い回しのサンプルと共にランキングをご紹介します。
 

全体の退職理由ランキング

まずは全体の退職理由ランキングをご紹介します。

全体の退職理由ランキング

※引用:エン転職

「他にやりたいことがある」や「新しい仕事に挑戦したい」といったポジティブな言い回しはやりたいことや新しい仕事について具体的に聞かれる可能性があるため、前もって準備しておきましょう。

また、企業の将来性に疑問を感じたことを退職理由とする場合は根拠なしに「将来性に疑問を感じた」とせず「具体的にどういった点から将来性がないと感じたのか」を調べましょう。

そして、上司や面接官に退職理由を伝える際はそれらを事実ベースや客観的数値と共に説明すると相手も納得のいく退職理由となるでしょう。

書き方のサンプルをもっと知りたい方は「今すぐ使える退職理由のサンプル6選」をご覧ください
 

女性の退職理由ランキング

ここでは女性の退職理由ランキングをご紹介します。

女性の退職理由ランキング※引用:マイナビ転職
女性の建前の退職理由ランキング※引用:マイナビ転職

女性の退職理由で最も多いのは「人間関係」や「給与」に関することでした。

そして、これらは多くの場合「家庭の事情」等のプライベートにおけるやむを得ない事情を建前の退職理由とすることがわかりました。

その他、男女別や正規雇用・非正規雇用の退職理由のランキングを知りたい場合は、厚生労働省の公開するランキングをご覧ください。
 

【ケース別】退職理由の伝え方のポイント

ここでは退職理由別の伝え方のポイントをご紹介します。
 

1,会社都合による退職の伝え方

会社都合による退職、例えば

  • 会社の倒産
  • 会社の業績不振
  • 会社の業務縮小
  • 希望退職

の理由により退職に至った場合、以下に気をつけましょう。

  • 退職理由で終わらせない
  • 「会社都合」で済ませるデメリットを知る

退職理由で終わらせない

面接等で詳細に聞かれた場合「自分で何か行動を起こしても現状を変えることができなかった」というスタンスで述べましょう。

そうすることで、退職理由と共にあなたの行動力主体性をアピールすることが可能になります。

また、「会社都合退職」には値しませんが、「企業の将来性に疑問を感じる」等の理由の場合でも行動力と主体性をアピールした言い回しを用いると好印象になるでしょう。
 

「会社都合」で済ませるデメリットを知る

「会社都合」という退職理由には冒頭で述べたもの以外にリストラも含みます。

そのため、企業側はあなた個人に何かしらの問題があると思い転職時に採用を敬遠する可能性があります。

このデメリットを知った上で「会社都合」という退職理由を述べましょう。
 

2,結婚・妊娠・出産による退職の伝え方

「結婚」や「妊娠」「出産」といった前向きな退職理由は円満退職につながるケースです。

しかし、「結婚」や「妊娠」「出産」と偽って退職することはのちにトラブルを招く可能性があるため気をつけましょう。

特に多いのが「結婚」ですが、退職理由を「結婚」としてしまうと上司から祝い金をもらう可能性があります。

しかし、本当に結婚しないのであればそれは祝い金ではないため返す必要があります。

とはいえ、上司からもらっている以上返すことも難しく「結婚」が嘘だったと伝えるのも気が引けます。

加えて、SNS等を通して結婚・妊娠していないことがバレてしまったら以降気まずくなってしまうでしょう。

こういった後々のトラブルを避けるためにも退職理由を「結婚」と偽ることは避けましょう。
 

3,人間関係による退職の伝え方

人間関係のトラブルで退職をする際は、以下の表のようにトラブルの内容、退職時と転職時で言い回しを変えましょう。

人間関係による退職理由の伝え方
このように言い回しを変えることで、パワハラの場合は退職の種類を自己都合退職から会社都合退職に変えられたり、転職時は面接官に前向きな好印象を与えたりすることが可能になります。

人間関係のトラブルによる退職の伝え方や例文は「人間関係での退職の伝え方と退職以外の手段」や「上司と合わない場合の退職の伝え方」をご覧ください。
 

4,親や子供の病気・育児・介護による退職の伝え方

親や子供の病気や親の介護等で退職をされる方もいるでしょう。

ただし、親や子供の病気や親の介護を理由に退職をする場合は以下の点に気をつけましょう。

  • 「あなたが退職することで変わること」を明確にする
  • 親や子供が病気や要介護状態にあると偽らない
     

「あなたが退職することで変わること」を明確にする

親の病気や介護を理由に退職をすると伝えると、多くの場合上司から以下のようにその詳細について聞かれます。

  • 病名・症状
  • 親と一緒に住む人の有無
  • あなたが退職することで変わること

中でも「あなたが退職をすることで変わること」は「施設や病院で面倒を見てもらうことができるのであれば退職の必要はない」と考えるために聞かれることの多い質問です。

よって、自分が退職をすることでどういった利点があるのかを明らかにした上で退職理由を伝えましょう。

その他詳細について育児による退職の伝え方は「育児休暇の取得とその後の退職について」を、親の介護による退職の伝え方は「介護による退職の上手な伝え方」をご覧ください。
 

親が病気や要介護状態にあると偽らない

親の病気や介護という嘘の理由を元に退職をしようとする人がいます。

しかし、この場合先に挙げた質問例に対する回答につまり嘘がバレてしまったことで円満退職が遠ざかる可能性が高いため避けたほうが無難でしょう。
 

5,体調不良・怪我による退職の伝え方

体調不良や怪我を理由に退職をする場合は、以下の点に気をつけて退職理由を伝えましょう。

  • 病名のわかる診断書は用意しておく
  • 具体的な症状を伝える
  • 会社に残ることが症状の悪化に繋がることを伝える

事前に丁寧に情報を伝えたり、その証明として病名や症状のわかる診断書を用意したりしておくことで引き止められることを防ぐことが可能になります。

また、それでも尚働き方に関する条件を提示してくるなどして引き止められた場合は会社に残ることで症状が悪化することを伝えれば、スムーズに退職できるでしょう。

体調不良による退職の上手な伝え方の詳細や例文は「体調不良で退職したい時の上手な伝え方」をご覧ください。
 

6,体力の限界による退職の伝え方

残業の多さや通勤時間の長さから体力の限界を感じて退職をされる方もいるでしょう。

しかし、ただ「体力の限界を感じた」と伝えても病気とは異なり症状や病名もなく信憑性にかけてしまいます。

そのため、伝える際は

  • 時間を有効的に使って仕事の効率化を図りたい
  • 今より仕事に集中したい

等とポジティブな言い回しで伝えましょう。
 

7,キャリアアップ・転職・引き抜きによる退職の伝え方

退職理由のランキングで1位となった「やりがい・達成感を感じない」もポジティブに捉えればキャリアアップに入りますが、このキャリアップを理由とした退職は前向きな退職であるため円満退職の可能性が高まるでしょう。

前向きな退職理由であることから引き止められることもありませんが、転職先を聞かれた場合は具体的な社名を言わないようにしましょう。

その場では話が流れたとしても、後に転職を妨害される可能性がないとは断言できません。

よって、仮に転職先が既に決まっている状態での退職であったとしても「転職のため」ではなく「新しい仕事に挑戦したい」などとキャリアアップに重点を置く言い回しにするとベストです。
 

8,給料の安さ・評価制度への不満による退職の伝え方

給与の低さやサービス残業、評価制度への不満が理由で退職をする場合、給与UP等あなたにとって好都合な条件を提示して引き止められることがありますが流されずに断りましょう。

こういったあなたを引き止めるためだけの、その場での口約束は後にうやむやにされる可能性がある他、たとえ昇給しても一時的なものに過ぎないケースがほとんどです。

よって、

  • 給与が低い原因は何か
  • サービス残業はなぜ解決され得ないのか

を自分の中で明確にした上で退職以外の選択肢がないことを明らかにしましょう。
 

9,引っ越し・家族の転勤による退職の伝え方

引っ越しや家族の転勤を退職理由とする方もいるでしょう。

この場合、前向きな理由ではありませんがやむを得ない事情であるため引き止められることもないでしょう。

しかし、万が一引っ越しや家族の転勤が嘘であった場合、バレてしまった際に気まずくなる可能性があります。

特に会社に近い場所に住んでいる方は同僚や上司等に見られる可能性があったり、退職の手続き等で住所を記入する際にばれるケースもあったりするため気をつけましょう。
 

退職を引き止められた際の対処法

この記事の冒頭でも述べたように、上司があなたの退職を引き止める理由には以下3つが考えられます。

  • あなたを引き止めるため
  • あなたのためにならないため
  • 上司よりさらに上の役職の人に伝えるため

これらを踏まえた上で、退職を引き止められた際の対処法を以下5点にまとめました。

  1. 情に流されない
  2. 口約束の条件は鵜呑みにしない
  3. 退職日は延長させない
  4. 退職以外の選択肢も考えたことを伝える
  5. 脅しを真に受けない
     

1.情に流されない

あなたを引き止めようと「君が必要だ」といった発言で情に訴えてくる可能性がありますが、そのような発言には流されないようにしましょう。

退職という大きな決断をするにあたり、あなたは多くの可能性を考えてきたはずです。

あなたは自分の抱える問題が今後解決される可能性がないから退職を決意したのであって、必要とされていないから退職をしたのではないでしょう。

自分の退職理由を振り返れば情に流されることはなくなります。
 

2.口約束の条件は鵜呑みにしない

「今よりも待遇を良くする」
「環境を変えてあげる」
「給与を上げてあげる」

といった口約束の条件を提示してくる場合もあります。

しかし、多くの場合口約束のこうした条件は退職を取り下げた後も実行されなかったり、されたとしても一時的であったりする場合がほとんどです。

つまり、口約束の条件はあなたにとってメリットにならないためいかなる条件を提示されても断り、退職の意思を貫きましょう。
 

3.退職日は延長させない

「引き継ぎが終わるまで待ってほしい」
「後任が決まるまで待ってほしい」
「せめて◯月までは…。」

と退職日を延長するようお願いされることもあるでしょう。

しかし、それは退職日を引き延ばすことであなたを職場に残るようにするための策です。

よって、退職日の延長を頼まれても「退職希望日」を再度伝えた上で「退職希望日までに引き継ぎや後任探しが終えられるよう努めます」と述べて「退職希望日」での退職の意思を貫きましょう。
 

4.退職以外の選択肢も考えたことを伝える

「その問題は解決するから…。」
「職場を変えられるよう上と掛け合ってみる」

などと退職以外の手段を提示してきたり、退職以外の手段を考えるよう促してきたりする場合もあります。

この場合、あなたが退職以外の選択肢も考えた上で他に選択肢がなかったということをしっかりと伝えましょう。

その上で、退職の意思は変わらないことを伝えれば引き止めることを諦めるでしょう。
 

5.脅しを真に受けない

退職届を出して退職の意思を伝えたら「会社だけでなく顧客にも迷惑がかかるので損害賠償を…。」と脅しをかけてくる可能性もあります。

しかし、こういった脅しを会社側がしてきた場合一種のパワハラに値するため、真に受けることなく冷静に対応しましょう。

具体的な対処法としては労働基準監督署や弁護士に相談をすることで大抵の場合おさまります。
 

こんな時どうする?退職理由のQ&A

ここでは退職理由に関するQ&Aをご紹介します。
 

Q1:短期間での退職してしまった場合の退職理由はどうすれば良い?

A1:
転職がかつてより当たり前になってきたとはいっても、企業側は従業員に少しでも長く在籍し会社の利益に貢献してもらいたいと考えています。

そのため、在籍期間が1ヶ月等の短期間での退職は企業を「また同じ理由で辞めてしまうかも」と不安にさせてしまいます。

よって、企業の不安を拭うためにも以下に気をつけましょう。

  • 短期間での退職理由を他人や企業側のせいにしない
  • 短期間で行ったあなたの努力や行動力を伝える
  • 今後への意気込みに重点をおいて伝える

サンプルの例文は以下です。

前職へは技術職希望でしたが、営業職への配属となり5年間営業の仕事にとりくみ顧客の立場に立った考え方など技術職にも活かすことのできる学びを得ることができました。しかし、技術職への転属は諦めきれず上司に願い出たところ会社が営業に力を入れていることからしばらく転属は難しいと言われたため転職を決意いたしました。


Q2:精神的に限界が来た時は素直に伝えるべき?

A2:
精神的に限界が来た場合や抑うつ病等になってしまった場合は、病院からもらう診断書とともに素直に伝えた上で退職を願い出るのがベストです。

その上で以下2点に注意してください。

  • 「なんとなく体調が悪い」はNG、症状や病名等を明示すること
  • 業務を続けることが身体に支障をきたすことを伝える
     

Q3:退職理由を「結婚予定」とするのはOK?

A3:
退職理由に関しては「結婚」も「結婚予定」もどちらもOKですが、結婚の予定がないにも関わらず円満退職のために「結婚予定」と偽るのは止めましょう。

上司からの祝い金を受け取る受け取らないの問題やSNS等でバレてしまった場合、円満退職が遠ざかります。

また、転職活動における「結婚」に関して補足をすると履歴書には「配偶者の有無」という欄が設けられていますが「結婚予定」の場合は特別申告する必要はありません。

ただし、「結婚予定」を申告することで女性の場合は

「結婚してしまったら退職されるのでは?」
「妊娠したら退職の可能性があるのでは?」

といった不安を企業側に抱かせてしまう可能性があるため特別に申告することは避けたほうが良いでしょう。
 

Q4:退職理由を言わないのはありですか?

A4:
退職理由を言わないことは基本的にはマナーとしてNGです。

しかし、社内の人間関係のトラブルやハラスメント等は退職理由として述べることで新たなトラブルを招く可能性があるため正直に話す必要はありません。

その場合は「キャリアアップ」等の前向きな理由で円満退職を図るか、精神的苦痛による退職であれば精神科の病院で診断書をもらい「病気療養」というかたちで退職をするのが良いでしょう。
 

Q5:留学や進学を退職理由とするのはOKですか?

A5:
OKですし、前向きな退職理由として扱われるでしょう。

ただし、留学・進学先や留学・進学理由についても聞かれることがあると思うので、事前に答えられるようにしておくと良いでしょう。
 

退職理由のまとめ

いかがでしたか。

退職理由は退職時だけでなく転職時にも関わってくる重要な点であるためこの記事を参考にしっかりと考え直し、伝え方も工夫してみてください。

すると、円満退職に近づくでしょう。

退職後の税金や年金、保険といった各種手続きに関しては「退職時の税金・年金・保険の手続きの基礎知識」にて詳細に解説しています。

併せてご覧ください。

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