上司への退職報告はメールで良い？おすすめの書き方や実際に使える例文を解説！

上司に退職の意思を伝えるためにメールを使うこと自体は、問題ありません。

法律的に考えても問題はなく、雇用期間が定められてない社員は、2週間前までに退職の意思を伝えれば退職可能です。

しかし、病気やパワハラにあっていて出社が困難などのよほどのことがない限り、直接退職の意思を伝えるのが一般的と言えるでしょう。

メールで伝えるよりも、直接退職の意思を伝えた方が誠意が伝わりやすく、後々のトラブル防止にも繋がります。

ただ、やむを得ない事情があり、直接上司に退職報告できない人はメールを利用して退職報告しましょう。

退職したいのですが、メールで切り出すのは正しいでしょうか？

退職したいのですが、客先常駐のため、上司と離れています。

メールにて切り出そうかと考えておりますが、どのような方法がよいでしょうか。

もう転職先が決まってるなら事実をメールで伝えればいいと思います。

まだ決まっていないなら…続きを見る

上司への退職報告は原則1ヶ月前にメールをする

遅くても1ヵ月前には、退職の意思を伝えるのが良いでしょう。

なぜなら急に退職を伝えてしまうと、会社に迷惑が掛かってしまうからです。

就業規則によっては、2ヵ月前に退職の意思を伝えなければならない場合もあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。

最初に直属の上司に伝える

退職の意思は、最初に直属の上司に伝えると良いでしょう。

なぜなら、直属の上司以外に先に相談してしまうと、直属の上司に対しての評価が下がってしまうと考えられるからです。

伝える順番を間違えると、上司との信頼関係が崩れてしまう可能性があり、退職日まで働きにくくなることもあります。

そのため退職の意思は、最初に自分の業務を管理している直属の上司に伝えましょう。

退職報告メールの文面は、下記のような状況によって異なります。

• 上司にメールで退職相談のアポを取る場合
• 上司に退職報告をする場合
• 社内の人に退職報告をする場合
• 社外の取引先に退職報告をする場合

退職報告メールは主に、上司にアポを取るとき、退職報告を上司や社内、社外宛に送る場合の4つに分かれており、それぞれのメール作成においてポイントがあります。

退職報告メールでは、文面の特徴や注意点を理解した上で作成することで、誠意が伝わりやすい文章になり、トラブルを起こさずに退職報告できるでしょう。

上司にメールで退職相談のアポを取る場合

退職相談のアポを取るときは、直属の上司のスケジュールを確認しましょう。

また注意点として、メールで退職の意思を伝えるのは避け、あくまでもアポを取ると良いです。

上司に退職相談のアポを取る場合の例文は、下記の通りです。

〇〇課長

お疲れ様です。
鈴木です。

お忙しいところ大変恐縮ですが、少しお話したいことがございます。

〇月〇日でご都合の良い時間はありますか。

何卒よろしくお願いいたします。

TEL：012-3456-7890
Email：jobq@jobq.co.jp

上司への退職報告をする場合

上司への退職報告をする場合に意識すべきポイントは、感謝を強く伝えることです。

基本的には、社内の人間に退職メールを作成する時と似ていますが、上司個人へ送る場合には、少々長くなってしまったとしても、思い出や感謝していることを具体的に記載しましょう。

一番の思い出や感謝していることを記載することで、上司への感謝の気持ちが伝わりやすくなり、退職日まで良好な関係を続けられるでしょう。

上司への退職報告をする場合の例文は、下記の通りです。

件名：退職のご挨拶（鈴木）

本文：
〇〇様

お疲れ様です。
鈴木です。

一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することになり、本日が最終出社日となりました。
在籍中は至らぬ点も多々あったと思いますが、ご指導いただきありがとうございました。
今後も〇〇課長の教えを活かし、より一層精進していきたいと思います。

なお、退職後の連絡先は下記となります。
今後ともご連絡いただけると幸いです。

TEL：012-3456-7890
Email：jobq@jobq.co.jp

最後になりましたが、〇〇課長のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。

社内の人に退職報告をする場合

社内の人に対して転職報告をする場合に最も意識すべきポイントは、シンプルかつ分かりやすく作成することです。

社内の人であれば、詳細に関しては直接話すことも可能なため、文章が長くなりすぎないように簡潔に伝えましょう。

社内の人に退職報告をする場合の例文は、下記の通りです。

件名：退職のご挨拶（鈴木）

本文：
〇〇課の皆様

お疲れ様です。
鈴木です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

在籍中、皆様には大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
この会社で得た経験を今後も活かしていきたいと思っています。

なお、退職後の連絡先は下記となります。
今後ともご連絡いただけると幸いです。

TEL：012-3456-7890
Email：jobq@jobq.co.jp

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで、本当にありがとうございました。

社外の取引先に退職報告をする場合

社外の取引先へ退職報告をする場合に意識すべきポイントは、後任者を紹介し安心してもらうことです。

社外の取引先にとって退職者が出ることによる心配の原因は「後任者がいるかどうか」です。

後任者がいなければ、この先のプロジェクトが円滑に進められないため、メールの文面には必ず後任者の有無と詳細を記載しましょう。

社外の取引先に退職報告をする場合の例文は、下記の通りです。

件名：退職のご挨拶（〇〇株式会社　鈴木）

本文：
株式会社〇〇〇〇　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の鈴木です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日を持って、〇〇株式会社を退社することになりました。
〇〇様にはたくさんお力添えをいただき、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

後任は、同じ部署の〇〇が務めさせていただきます。
退職までに引継ぎを行い、後日改めて〇〇がご挨拶に伺わせていただきます。

最後になりましたが、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

退職報告のメールでおすすめの書き方のポイントは、下記の5つです。

• シンプルかつ分かりやすく作成する
• 安心感を与える内容にする
• 退職報告をメールで送ることについてお詫びする
• 感謝の気持ちを伝える
• 退職理由は一身上の都合を貫く

退職メールを作成しようとすると、伝えたい内容が多すぎて逆にわかりづらくなることがあります。

退職報告をメールで行うなら、上記のポイントを意識してメールを作成するだけでも円満退職に繋がりやすくなるでしょう。

ただ、社内外でメール作成のポイントが異なるため、しっかりと理解した上でメールを作成しましょう。

シンプルかつ分かりやすく作成する

社内の人間へメールで退職報告する場合には、長くなりすぎないようにシンプルかつわかりやすく作成するのがポイントです。

シンプルにしすぎると、何を伝えたいのかわからなくなる恐れがあるため、わかりやすくするために下記項目に注意しましょう。

• 件名に退職挨拶である旨を記載する
• 退職理由を細かく記載しない
• 退職後の連絡先は記載してOK

社内への挨拶では長くなりがちで、要点がわからなくなりやすいです。

退職報告メールにはいつも最低限のことのみ記載し、残りは直接会って伝えましょう。

安心感を与える内容にする

退職報告のメールでおすすめの書き方のポイントは、社外の取引先への退職報告は安心感を与える内容にすることです。

取引先の社員が退職してしまうと「今行っているプロジェクトはどうなるのか？」といった不安を感じます。

取引先に不安を感じさせないためにも、退職報告をメールで行う際は下記項目に注意して記載しましょう。

• 退社日を明記
• 後任者を紹介
• 退職後の連絡先は書かない

自分自身が取引先の立場だったら、何が記載してあれば安心するかを考えた上で退職メールを作成しましょう。

退職報告をメールで送ることについてお詫びする

退職報告は、口頭でするのがマナーです。

最後に印象を悪くすることがないよう、退職報告をメールで行う際は下記項目に注意して記載しましょう。

• 退職報告をメールで送ることについてお詫びする

「メールでのご連絡となり、申し訳ございません」など、一言添えることをおすすめします。

どのような退職理由でも、メールで退職報告を送ることについてお詫びをし、退職報告メールを作成しましょう。

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちを伝えることで、受け取る側に退職の意思がしっかり伝わります。

これまでお世話になった方々なので、心に残っているエピソードを交えて感謝の気持ちを伝えると、思いが伝わりやすくなるでしょう。

深く関わった上司や同僚などに感謝の気持ちを伝えたい場合は、下記項目を記載しましょう。

• 感謝の気持ちを伝える
• 心に残っているエピソードを書く

今の職場を辞めても、将来取引先として出会う可能性もあるため、丁寧に退職メールを作成しましょう。

退職理由は一身上の都合を貫く

退職理由が自己都合の場合、一身上の都合を貫くと良いでしょう。

なぜならメールに退職理由を詳しく記載してしまうと、文書として残ってしまうからです。

退職日まで過ごしやすくするためにも、退職報告をメールで行う際は下記項目に注意して記載しましょう。

• 一身上の都合を貫く
• 会社に対する不満は書かない

退職理由は一身上の都合と書き、自分が不利にならないような退職メールを作成しましょう。

メールで退職報告をする際には、トラブルを未然に防止するために、文面作成時のポイントを理解しておく必要があります。

退職報告メール作成時のポイントを理解していないと、社内や取引先、上司から不満を持たれてしまい、円滑に退職手続きを進められない恐れもあります。

しかし、最低限のポイントを意識するだけで、退職報告メールの質を高められるでしょう。

退職を検討する中でメールで退職報告をする予定の人は、今回解説した内容を参考にして 、正しいメールで退職報告しましょう。