【退職者への送付状】案内状のテンプレートや書類の書き方をご紹介

退職者に後日必要書類を提出する場合もあります。

その場合、必要書類と一緒に送付状を送る事がマナーなので、会社側も送付状の用意が必要です。

この章では、退職届の書類を送る際の送付状について紹介します。

退職者への送付状はなぜ必要なのか

退職者への送付状は必ずしも必要ではありませんが、社会のマナーとして必要な書類だけの送付だけでなく1枚添えておくといいでしょう。

また、送付状には入っている書類についても記載してあるため、送られていない書類がないか確認するチェックリストにもなります。

退職手続きに関する案内の雛形について

退職手続きの書類を送る送付状の雛形として一例を紹介します。

記載する内容は、下記の5つになります。

• 日付
• 宛名
• 作成者
• タイトル
• 内容

良くある形として、日付と会社名、担当者名は右に書き、宛名は左に記載します。

「書類送付のご案内」というタイトルは、真ん中に記載するのが一般的です。

退職手続きの案内状例文

○○年○月○日

サンプル太郎様

サンプル株式会社　　
総務部（担当：山田）
電話番号：123-4567


書類送付のご案内


拝啓　時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

早速ですが、退職後の諸手続きに必要な書類の内、サンプル太郎様にお渡ししていない以下の書類を同封しています。

ご確認よろしくお願い申し上げます。

なお、各種手続きについてご不明な点がございましたら、何なりと総務課・山田までお尋ねください。

末筆ながら、サンプル太郎様のご健勝をお祈り致しております。

敬具

記
離職票 1部

退職手続きの送付状の一般的なフォーマット

ご案内を送る送付状はインターネット上に沢山テンプレートがあります。

そのため、作成方法がイマイチわからない、作るのが手間という方はテンプレートを用意して文章を打ち込むようにすれば、作業効率もよくなります。

ビジネスで送付状として使用されるテンプレートをダウンロードできるサイトを紹介します。

作業効率を上げたい方はぜひ参考にして下さい。

退職手続きをメールで進める場合について

会社との退職手続きをメールで進める場合、直接会話して退職を進めるのとは違い、多少時間がかかり面倒です。

しかし、やむを得ずメールで退職手続きを行う場合は、会社に退職の意思を伝えた、会社の所有物（社員証や保険証、名刺など）を郵送する必要があります。

他にも資料などがある場合は、郵送しないといけません。

後日退職後の手続きなどに必要な離職票などを送られてくるので、手続きに必要な書類を持って年金事務所やハローワークで手続きを行う必要があります。

しかし、メールのみの場合、上手くコミュニケーションがとれず余計な労力と時間を使うので、特別な理由がない限りは、直接会社に訪ねて退職の意思を伝えるようにしましょう。

社員から退職すると言われたら会社側は様々な手続きを行わないといけません。

新しい人材の確保などもありますが、まずは退職する社員に対する手続きが第一です。

この章では、会社側が行うべき手続きについて紹介します。

退職手続きマニュアルの準備について

基本的な退職の流れは同じですが、会社によって若干異なることもあります。

ですので、退職の手続きに入る前に、就業規則などのマニュアルを読み、規則に定められた事を守り、退職の手続きを行いましょう。

退職する社員が熟読することは当然ですが、会社側も退職手続きの手続きを就業規則に則って行わないといけません。

退職手続きに必要な期間について

退職手続きは、法律上では「退職します」という意志を伝えて、2週間後には退職が可能です。

ですが、2週間では引継ぎが間に合わないなど、問題が発生することが多くなります。

ですので、ほとんどの企業は、1ヶ月～2ヶ月前に退職の意思を伝えるように就業規則で定まっています。

退職に関しては、通常の退職期間は1～2ヶ月ほどとなっております。

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退職手続き後のハローワークへ連絡について

会社を退職した後、必ず忘れてはいけない1つが、ハローワークへの連絡です。

失業保険は、ハローワークで退職者本人が手続きを行わないと貰う事はできません。

ですので、ハローワークでは以下のような手続きをするようにしましょう。

• 離職票の提出と求職の申し込み
• 雇用保険説明会などに出席

以上の手続きと出席すべき説明会に参加しないといけません。

また、ハローワーク以外にも、国民健康保険の加入など退職者自身が行わないといけない手続きがあります。

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退職には、社員から退職を行う自主退職と会社規定に定められた年齢で退職をする定年退職があります。

2つの退職は基本的な流れや必要手続きに大きな違いはありません。

会社側が行う手続きは、以下の通りになります。

• 健康保険・厚生年金の資格喪失手続き
• 住民税の手続き
• 離職票や源泉徴収など必要な物書類を退職者に渡す

定年退職の失業保険について

失業保険は下記の条件を満たしていればもらうことができます。

• 退職以前に1年以上雇用保険に加入している人
• 再就職する能力がある人（仕事ができる程度、健康であれば問題ない）
• 積極的に仕事を探している人

もちろん定年退職でも上記の条件に該当すれば失業保険は受給可能です。

定年退職から再雇用する場合について

定年退職後に再雇用をする場合、まず再雇用前提での退職であっても退職日から5日以内に健康保険証の資格喪失手続きを行う必要があります。

資格喪失の手続きと同時に再雇用届出の申請も行います。

必要な手続きを終えた後に、これまでの雇用契約書と違う新たな契約書の作成が必要です。

手続きの流れは以下の通りになります。

1. 定年退職者の健康保険等の資格喪失手続きを行う
2. 資格喪失手続きと同時に再雇用の届出を申請
3. 新しい雇用契約書を作成し渡す

定年退職後の年金について

定年退職後に年金を貰う為には、退職して後に定年退職者自身が年金事務所へ申請を行う必要があります。

年金の受給資格が65歳となっていますが、60歳で定年退職した場合でも前倒しに出来る「繰り上げ受給」などの手続きができます。

年金事務所で相談をして自分に合った手続きを行って下さい。

ほとんどの退職理由は、「一身上の都合」という自己都合の場合が多く一般的です。

ですが、稀に倒産や解雇などの会社側都合で、やむを得ず退職することもあります。

また、会社側は退職者に離職票を提出するはずですが、離職理由は必ず「会社側都合」と記載しないといけません。

会社側都合で予期せぬ退職をする事になった社員は、失業保険をすぐ受け取る事が可能になり、受給金額も多くなるので、最低限の保証をする必要があります。

退職勧奨を会社都合で行うには

退職勧奨とは、会社側から「会社を辞めてくれないか」と退職をお願いするものですが、退職勧奨は場合によって、会社都合にならない場合もあるので注意が必要です。

退職勧奨を受けた場合、会社都合で退職するには、退職勧奨を承諾した後に自分から退職を切り出してはいけません。

退職勧奨を受けた場合でも自分から退職届を提出すると自己都合扱いになります。

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▶︎会社都合の場合退職届は必要？パワハラなど理由別の書き方もご紹介

会社都合退職の場合の助成金の支給について

助成金には、従業員のスキルアップ助成金や従業員を雇用する場合の助成金があります。

ですが、助成金によっては「解雇」などの会社都合での退職は、支給された助成金の返還を求められる事もあるので、注意が必要です。

また、助成金には「新しい従業員を雇用する6ヶ月前の日から1年以上会社都合での解雇をしていない」という支給条件があります。

会社都合で退職した場合の会社側のデメリットとは

会社側都合で退職した場合、「失業保険をすぐ貰える」「受給期間が増える」などメリットばかりに見えますが、実は大きなデメリットがあります。それは転職の際に不利になることです。

転職の際は、履歴書などに職歴を記入したり、面接で退職理由を聞かれたりします。

会社都合での退職はやむを得ない理由として、不利にならないと思われますが、「解雇」なども含まれるため不利になる可能性があります。

面接官は会社都合の詳しい事情は知らないので、「能力に問題があるのでは」や「問題を起こして解雇になったのでは」など変に警戒される事が多く、面接に大きく不利になる可能性が高いです。

退職手続きは速やかに行う必要があります。退職側としては、保険の事や年金の事など、様々な不安を抱えて退職を行います。

従業員が安心して新しいスタートを切れるように会社側は、最低限のサポートをする必要があります。

この章では、会社側が退職手続きに必要な書類を対応をチェックリストとして紹介します。

退職手続きに必要な書類一覧

会社側が退職者に渡すものは、以下のものとなります。

• 「離職票」または「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収
• 年金手帳

転職先で必要になる「雇用保険被保険者証・年金手帳」や失業保険を受給する為に必要な「離職票」、確定申告に必要な「源泉徴収」などどれも必要になるので、退職者に必ず渡す必要があります。

健康保険被保険者資格喪失確認通知書について

「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」とは、退職時に貰う雇用保険の資格が喪失した事を証明する書類です。

退職者全員が対象になるわけではなく、失業保険を受給する場合に発行してもらう「離職票」を貰う方は発行されません。

「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」か「離職票」かどちらが必要なのか退職前に会社に伝えておく必要があります。

退職チェックリストとして総務がやるべき業務

退職届は総務部に提出した後、正式に受理される事が多いです。

また、総務部に退職届が提出された場合「退職説明」「離職票」など、必要事項の確認を行う必要があります。

可能であれば退職者に業務内容を記載した、引継ぎ書の作成をお願いした方が、今後の引継ぎをスムーズに行う事が可能です。

退職手続きには会社側にも退職者側にも色々な手続きを行う必要があります。

お互いスムーズに退職の手続きができるように、しっかりと話し合い、行う事が大切です。

会社側は、退職者の今後を応援するという意味でも最低限のサポートを行わなければなりません。

また、退職者側は、お世話になった会社がスムーズに作業を行えるように、引継ぎなどをしっかりとフォローして去れなければいけません。

最後だからこそ、お互いを思いやる必要があります。

最後まで読んでいただきありがとうございます。