テンプレート有｜退職証明書とは？記載事項や書き方をわかりやすく解説

退職証明書とは、勤めていた社員の退職を証明する書類のことです。

退職証明書は、退職後の社会保険の手続きや失業保険の申請などに使われます。

原則として、退職証明書の発行は企業が行います。

そのため、書類の扱いは私的文書です。

退職証明書は、社員の退職時に必ず発行する書類ではありませんが、発行を希望する退職者から依頼があれば、速やかに退職証明書作成が必要です。

退職証明書と混合されやすい書類に、「離職票」や「在籍証明書」があります。

以下では、それぞれの書類の特徴と退職証明書の違いを解説します。

 離職票との違い

離職票とは、企業が管轄のハローワークに社員の「離職証明書」を提出することで発行される書類のことです。

正式名称は、「雇用保険被保険者離職票」です。

離職票は主に、退職した社員がハローワークに失業保険の給付申請を行う際に使われます。

離職票はハローワークが発行するため、退職証明書とは異なり、公的文書として扱われます。

また、退職者の希望に関わらず、退職時に必ず発行されることが退職証明書との違いです。

企業は、退職者が早めに離職票を受け取れるように、離職証明書を速やかにハローワークに提出するようにしましょう。

在籍証明書との違い

在職証明書とは、社員が企業に「在籍している」または「在籍していた」ことを証明する書類のことです。

在籍証明書の呼び方は企業によって異なり、「在職証明書」「雇用証明書」「勤務証明書」などと呼ばれる場合もあります。

在職証明書は、社員が住宅ローンを契約する際や、社員の子供の保育園入園手続きをする際など、さまざまなシーンで使われています。

証明書の発行は、基本的に、社員から依頼があった場合に企業が発行するものです。

退職証明書との違いは、「証明する内容」と「発行タイミング」です。

在職証明書とは、企業に在籍している（していた）事実を証明する一方で、退職証明書は退職した事実を証明する書類です。

また、在職証明書は在籍中にも発行可能ですが、退職証明書は退職後にのみ発行する書類となります。

企業には退職証明書を発行する義務があり、それは法律でも定められています。

以下が、法律の原文です。

【労働基準法第22条1項】

労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）ついて証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

企業が、退職証明書の発行を理由もなく拒否したり、発行が大幅に遅れた際は、労働基準法違反となります。

違反してしまった場合は、罰則として30万円以下の罰金の支払いを命じられる可能性もあります。

企業は、退職者からの発行依頼が合った場合は、速やかに発行することを心がけましょう。

引用元：e-Gov法令検索（労働基準法第22条1項）

実際に、退職証明書にどのような内容が記載されているかを理解できるように、実際の退職証明書の見本を確認してみましょう。

退職証明書のフォーマットは企業によって異なるため、項目内容を満たした上で、使いやすいフォーマットを作成することをおすすめします。

退職証明書の見本は以下の通りです。

あくまでも一例のため、作成の参考にしてください。

参考：ビズ研究｜すぐに使える退職証明書テンプレート集｜解説・書き方・見本付き

退職証明書への記載が必要な項目には、以下の5つが挙げられます。

1. 使用期間

使用期間とは、退職者が在籍していた期間のことです。

使用期間を入社日〜退社日とするか、入社直後の研修期間や試用期間を使用期間のなかに入れる・入れないなどは、会社によって異なります。

【使用期間の記載例】

• 2018年4月1日〜2022年9月30日
• 4年6ヶ月

使用期間の記載方法に決まりはありません。

そのため、上記のように入社日から退職日まで細かく書くか、大まかに期間のみを書くかは企業内で決めましょう。

 2. 業務の種類

業務の種類には、退職者が従事していた業務内容を記載します。

業務の種類の記載例は以下の通りです。

【業務の種類の記載例】

• 営業職
• 事務職
• 技術職

上記のように、職種を記載するのが一般的です。

また、複数の業務に従事している退職者の場合は、職種を複数記載するとよいでしょう。

3. その事業における地位

その事業における地位とは、退職者の直近の役職を記載します。

直近の役職に就いた期間などは記載せずに、部署と役職名のみを記載しましょう。

【その事業における地位の記載例】

• 営業部 部長
• カスタマーサポートセンター リーダー
• 技術部 主任

4. 離職以前の賃金

離職以前の賃金は、退職者が退職する前の直近の賃金を記載します。

企業によって記載方法はことなりますが、一般的な記載方法は以下の通りです。

 【離職以前の賃金の記載例】

• 総額 3,000,000円
• 基本給 200,000円
• 手当 50,000円
• 年収 5,300,000円

上記のように、年収総額を書くケースや基本給＋手当を記載するケースもあります。

退職者が失業保険の申請をする場合に、退職証明書を使った場合、退職証明書の賃金を元に支給額が算出されることになります。

賃金を記載する場合は、金額が間違っていないか慎重に確認しましょう。

5. 退職事由

退職事由には、退職者がどのような理由で退職したのかを記載します。

一般的な退職事由の記載方法は、下記の通りです。

【退職事由の記載例】

• 自己都合による退職
• 当社推奨による退職
• 契約期間満了による退職
• 定年による退職　

退職事由の記載方法は決まっていないため、大まかに記載する企業もあれば、細かい詳細などを記載する場合もあります。

退職証明書を発行するにあたって、事前に知っておきたい注意点が3つあります。

• 発行期限がある
• 社員が希望しない項目は記載しない
• 退職事由には配慮する必要がある

退職証明書の発行に際して重要なポイントであるため、事前に理解しておきましょう。

発行期限がある

退職証明書の発行期限は、「退職者の退職から2年以内」と定められています。

退職から2年以内で希望があった場合、退職証明書の発行をしなければ法律違反になる可能性がありますが、退職から2年を過ぎれば発行の拒否が可能です。

ただし、退職から2年以上経った社員から発行依頼があった場合でも、発行対応を行っている企業もあるため、発行するかしないかは企業の判断に委ねられます。

社員が希望しない項目は記載しない

 退職証明書にどの項目を記載するのかは、退職者自身が指定できます。

例えば、使用期間を記載しないでほしいという要望があれば、使用期間の項目を省いた退職証明書を作成する必要があります。

退職者から退職証明書発行の依頼があった場合には、作り直しなどの手間を防ぐために、記載項目の指定があるか確認するようにしましょう。

退職事由には配慮する必要がある

退職証明書は、退職者の転職先の企業に提出する場合があるため、退職事由の記載には配慮が必要です。

退職した理由が、自己都合である場合は詳細は記載せずに、「自己都合による退職」とだけ記載するのが望ましいです。

例えば「転職による退職」「結婚による退職」など、詳細な退職事由を記載してしまうと、退職者のプライベートな内容が第三者に伝わったり、転職活動で不利になったりする可能性があります。

一方、退職した理由が会社都合の場合は、場合によっては詳細を記載することが望ましいです。

会社都合といっても、倒産や事業縮小、人員整理などさまざまな理由が考えられます。

会社都合の場合は「仕方がない退職」と認識される傾向にあり、退職証明書で詳細が記載されていると、転職先の企業も「退職事由が事実である」ことを認識できます。

退職事由は、理由によって使い分けを行い、退職者の不利にならないようにしましょう。

もし、退職事由の記載の方法に迷う場合は、依頼元である退職者に確認を取ることもおすすめします。

退職証明書は、テンプレートを使用することで簡単に作ることが可能です。

テンプレートは厚生労働省のサイト内で公開されています。

【テンプレート】
厚生労働省 東京労働局「様式集」

企業で独自のテンプレートを作成し、社内フォーマットとして活用することもおすすめです。

一度作成しておけば、今後使い続けることができるため、作成を検討してみてください。

退職証明書とは、以前勤めていた社員が退職したことを証明する書類であり、企業には退職者からの依頼があった場合、退職証明書の速やかな発行が義務付けられています。

理由もなく退職証明書の発行を拒否したり、発行が大幅に遅くなったりしてしまうと、労働基準法違反となるため注意が必要です。

退職証明書は、退職者の希望によって記載項目が変わるため、依頼を受けた時に、あらかじめ記載項目を聞くようにしましょう。

企業で退職証明書のフォーマットを作成しておくことで、必要事項のみを記載するだけで良いため簡単に作成できます。

本記事で紹介した、厚生労働省のテンプレートの活用も検討してみてください。