【社会人の言葉遣い】正しい敬語やメールのやり取りについてご紹介

言葉遣いは心遣いです。相手先様への接遇は敬意を表現した心遣いが必要です。心遣いは円滑な人間関係を保つために重要で、社会人としてのレベルを図る物差しになります。

新社会人になった当初は、先輩･上役･お取引先様への接遇は緊張するものです。その緊張した場面は正しい言葉遣いができることで解消します。これから正しい言葉遣いについて説明していきます。
 

言葉遣いからくる人柄について

社会人は言葉遣いで人柄が分かります。初めて接遇するためには好印象のフレーズが必要です。

丁寧な言葉を遣うことで好印象になります。分からないこと･困ったこと･迷うことがあっても丁寧に接すると相手先様も穏やかになるとともに、好感が持てる人柄と受け入れてくれます。
 

言葉遣いで気を付けるべきことについて

言葉遣いで気を付けることは尊敬語と謙譲語を混同してしまうことです。

へりくだる言葉である謙譲語を相手先様に使用すると失礼にあたりますので、注意して遣いましょう。

｢ご意見を言って下さい｣を例にします。「言う」の尊敬語は「おっしゃる」です。謙譲語が「申し上げる」です。相手先様に「ご意見を申し上げてください」ではなく「ご意見をおっしゃってください」になります。

社会人の会話はビジネス敬語が飛び交います。ビジネス敬語は相手先様への「敬意を込めた心遣い」です。

円滑な人間関係を保つために重要で、社会人にとって切り離すことができない表現方法･会話方法です。
 

正しい敬語について

敬語には｢謙譲語｣｢丁寧語｣｢尊敬語｣があります。第1に｢謙譲語｣は自分自身がへりくだるときに使います。相手先様を立てるために自分自身の動作をへりくだり謙虚さを表す言葉です。

第2に｢丁寧語｣はまごころを伝えるときに遣います。物事を丁寧な言葉で表現することで、相手先様に柔らかい感じと思いを伝える言葉です。

第3に｢尊敬語｣は相手を高めるときに遣います。相手先様の動作や相手先様の関係する物事に、直接敬意を示して相手先様を持ち上げる言葉です。
 

メールの際のビジネス敬語について

ビジネスメールは「簡潔」な文章が基本です。｢簡潔｣とは敬語を遣いながら、丁寧な表記をすることです。「簡潔」は「乱雑」「ぶっきらぼう」とは異なります。

「簡潔」は、話の内容がスムーズに相手に伝わることが重要です。ビジネスメールは気心知れている同僚に出すメールではないので、より一層の配慮が必要になります。

通常は前回使用した文面を修飾利用しますので、基本文がしっかりしていれば問題ありません。
 

電話の際のビジネス敬語について

電話が掛かってきたときのビジネス敬語を説明します。電話機の呼び鈴が3回以上鳴らせてしまったら「お待たせいたしました。東京物産本店でございます。」等と言います。

新社会人が早く電話に出る手段は、呼び鈴音量をMAXにしておくことです。大音量が響き渡れば、反射的に受話器を早く取る習慣が身に付きます。電話の応対はその会社への来訪者であることを思い浮かべて接遇しましょう。

社会人はビジネス敬語が標準語になっています。言葉遣いは丁寧な敬語を遣います。

相手先様への思いやりと気遣いがあれば自然と「ありがとうございます。」｢申し訳ありませんでした。｣「失礼いたしました。」の言葉を発するようになります。
 

目上の人への言葉遣いについて

目上の方への言葉遣いは全て敬語を遣います。

敬語の中でも｢尊敬語｣を遣いましょう。目上の方は職場での先輩･上役やお取引先様になりますので｢尊敬語｣を遣います。

簡単に説明します。①｢言う･話す｣は｢おっしゃる｣、②｢見る｣は｢ご覧になる｣、③｢聞く｣は｢お聞きになる｣、④｢行く･来る｣は｢いらっしゃる･お見えになる｣、⑤｢する｣は｢なさる･される｣、⑥｢読む｣は「お読みになる」のように遣います。
 

同期の人への言葉遣いについて

社会人で同期の方への言葉遣いは、仲が良い同僚であっても丁寧な敬語を遣います。

職場ではいつどこで誰かが会話を聞いているかも知れません。普段から職場ではビジネス敬語を使用しましょう。

壁に耳あり障子に目ありとの諺がありますが、職場は仲良し倶楽部ではありません。職場は収益を稼ぎ出すプラットフォームであることを認識してください。
 

後輩への言葉遣いについて

社会人で後輩の方への言葉遣いは、直属の部下･後輩でもていねいな敬語を遣いましょう。

前章で説明しましたが、職場ではいつどこで誰かが会話を聞いているかも知れません。敬語で会話をしないとパワーハラスメントやモラルハラスメントと疑われるケースがあります。

特に自分自身の呼び名、後輩･部下の呼び名には注意を払いましょう。自分自身ことは｢オレ｣｢ボク｣ではなく｢わたし｣｢わたくし｣です。後輩･部下を呼ぶときは｢○○くん｣｢○○ちゃん｣ではなく｢○○さん｣です。

言葉遣いは「心の状況」を現わします。

職場の仲間は人の態度･行動をよく見ています。特に言葉遣いは自然と耳に入って、その対象の方の感情が態度に出る･やる気が態度に出ることで｢心の状況｣を察します。

少しの気の緩みが好まれない言葉遣いになりえます。
 

言葉遣いが悪いと？

職場で従事する勤務態度が良くないと言葉遣い影響を及ぼします。良くない言葉遣いは職場の仲間に悪い印象を与えてしまいます。このような現象が繰り返し見受けられると職場環境が劣化して、生産性が低下する可能性があります。

しかし、｢いつも勤務態度が良くない｣｢いつも良くない言葉遣いをする｣という方は極めて少ないとはずです。良くない要因があるときは先輩･上役が軌道修正する支援をしましょう。

必ず解決して元の職場環境に戻るはずです。
 

言葉遣いの練習方法について

社会人になっても言葉遣いが良くない方は業務に接する姿勢･態度とつながっています。

言葉遣いが良くないと職場の仲間を不愉快にしています。業務に接する姿勢･態度を改めることで言葉遣いも連鎖的に改善します。業務方法を改新することが重要です。
 

本で勉強をする

社会人になって言葉遣いを直したい方向けの書籍を紹介します。

文芸社から出版されている｢きょうから直したい言葉遣い！この間違いに気付くと目が覚める｣です。価格は540円とリーズナブルです。Amazonで購入することができます。

社会人になりビジネス敬語で言葉遣いをしますが、気を遣いすぎて不自然な敬語になるケースがあります。第1に二重敬語･過剰敬語があります。例えば｢来客があった｣ときに｢お見えになられる｣は過剰敬語になるので｢お見えになる｣にしましょう。

第2に通常使用する敬語です。

例えば｢お客様に商品を出す｣ときに｢商品のほうを、お持ちしました｣と丁寧な言葉に聞こえますが「商品をお持ちしました」にしましょう。

第3に過去形の敬語です。例えば｢お客様に注文に対して｣の応答で｢こちらの商品でよろしかったでしょうか？｣と丁寧ですが｢こちらの商品でよろしいでしょうか｣にしましょう。
 

「了解」は？

ビジネス敬語で「了解」の言葉は使用しません。

「承知しました。」「承知いたしました。」「承りました。」などを使用します。
 

「わかりました」は？

ビジネス会話で「わかりました」の言葉は使用するケースがあります。

ビジネス敬語になると「わかりました」は「かしこまりました」になります。
 

「ごめんなさい」は？

ビジネス会話･ビジネス敬語で「ごめんなさい」の言葉は使用しません。

「失礼いたしました。」「申し訳ございませんでした。」などを使用します。

いかがでしたでしょうか？

ビジネス敬語での言葉遣いは敬語＋敬語になるケースがあります。

例えば「意見を言って下さい」を敬語にして「ご意見を申し上げてください」とは使用せずに「ご意見をおっしゃってください」を使用します。

言葉遣いはWebサイトなどで確認してから使いましょう。

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