【通勤手当の想定について】会社の支払い責任やトラブルを避ける方法

通勤手当とは、どのようなものなのでしょうか。

また、通勤手当に関して起こりやすい問題点としては、どのようなものがあるのでしょうか。
 

そもそも通勤手当とは？

通勤手当とは、労働者が出勤に必要な費用を、企業が支給するもののことをいいます。

交通費というと、例えば営業担当者が勤務中に移動をする際に交通費などが含まれますが、通勤手当は、単純に通勤にかかった費用のみを指します。
 

実は通勤手当を支給する義務はない

多くの企業が通勤手当を支給しています。そのため、通勤手当は「支払われて当然のもの」という認識をもっている人が多いかと思いますが、実は通勤手当を支給する義務はないのです。

通勤手当の支給に関しては、労働基準法などで義務付けられているわけでもありませんし、原則としては、従業員が自己負担すべきと考えられています。

企業が給与規定や就業規則などで「通勤手当を支給します」といったようなことを規定し、そこではじめて通勤手当の支給義務は生じますが、いくら支給するのかは、会社が任意で決めることが可能です。

実際、通勤にかかる交通費を全額通勤手当として支給する企業もあれば、「1日につき1,000円まで」「「月に5,000円まで」といったように上限を設けているところもあります。
 

通勤手当の支払い基準がはっきりしていないと、さまざまなトラブルが起きてしまいます。

ここでいくつかのトラブルの例をご紹介しましょう。
 

想定外の通勤手当を支払うことになった

採用時には職場の近くに住んでいた従業員が、遠方に引っ越すことになりました。

そのため、通勤手当が高額になり、毎月その高額な通勤手当を支給することになってしまっているというケースです。

虚偽の申告による不正な受給があった

職場には公共交通機関での通勤ルートを申請しているにもかかわらず、実際には自転車やマイカーなどの別の手段を使って通勤をし、その差額を自分のプライベートマネーとして使うというケースです。

また、遠方から職場に近い場所に引っ越したにもかかわらず、通勤経路の変更をせず、遠方の時のままの通勤手当の支給を受けているというケースです。

故意なのか過失なのか判断がつきにくいものではありますが、よく起こるトラブルのひとつといえます。
 

社有車やマイカーでの事故が起きた

リスクとして最も大きなものがこのトラブルです。都心部での職場ではあまり車での移動を勧めているところはないかと思いますが、地方に行くと車でないと移動手段がないとう状況も起こりえます。

車の使用を認める場合は、保険の加入状況もしっかりと確認しておきましょう。
 

通勤手当の規則を作る際に気をつけておきたいことをまとめました。

漠然と通勤手当の規則を作ろうと考えるよりも、注意点が分かった方が規則は作りやすいものです。
 

典型的な見落としポイントとは

通勤手当に関する規則を作る際の典型的な見落としポイントを挙げてみましょう。

1. そもそも通勤手当の支給の有無を定めていない
2. マイカー出勤を許可するのかどうかを決めていない
3. 最も合理的で経済的な経路を使って出勤しているかどうかを確認できていない
4. 自己申告制のため、不正受給が可能な状態を作ってしまう
5. 引っ越しをした従業員の通勤手当の変更がなされていないことに気づいていない

これらのことに注意をしつつ、規則を作成、または改定する必要があるのです。
 

社内の規則を細かく定めておく

まずは、通勤手当に関する規則をひとつずつ決めていきましょう。

主に以下の6点が定めるべきルールとなります。

1. 通勤手当を支給するかどうか
2. マイカー使用の制限をするかどうか
3. マイカー使用を認める場合は、どのように許可をするのか
4. 通勤手当はいくらまで支給するか
5. 通勤手当は一律の支給にするのか
6. 最短距離で高い経路と、迂回経路で安い経路の場合、従業員にはどちらを選択させるか
    

通勤手当の支給に関して、注意をしておくべきことを2点、挙げておきます。

通勤手当の規定を作る際の参考にしてください。
 

従業員からの申請は確認をする

通勤手当を支給しない、または一律に支給するという場合を除き、従業員が申請している通勤経路が本当に妥当なものであるのか、無駄な部分はないか、また、実際の経路とは違った経路を申告していないかなどをチェックする必要があります。

悪質な申請の場合は、詐欺罪が適用になることもあります。

このチェック体制が甘いと、通勤手当の不正受給や予算圧迫の原因につながるため、厳しく管理していかなくてはいけません。
 

アルバイトやパートの交通費の支払い基準を明確にしておく

アルバイトやパートの交通費の支払い基準についてもはっきりとしておく必要があることは、すでにお伝えした通りです。企業独自の支給基準を設定しておく必要があります。

ガイドラインによれば「パートタイム労働者にも、有期雇用労働者にも、フルタイム労働者と同じように通勤手当を支給しなければならない」といったようなことが書かれていますが、ガイドラインはあくまでもひとつの考え方にすぎません。したがって、ガイドラインを守っていないからといって、行政指導などの対象になることはないのです。

とはいえ、ガイドラインの例は参考になります。ガイドラインが挙げている例を2つご紹介します。

1. 正社員については通勤手当は実費を全額支給しており、採用エリアを近隣として限定しているパートタイムである従業員が、本人の都合によってエリア外へ転居した場合は、もとの契約のエリア内での限度額に基づいた通勤手当の支給を行います。
    
2. 所定労働日数が多い正社員に対しては定期代を支給します。
   
   そして所定労働日数が少ないアルバイトやパートタイマーには、日額の交通費を支給します。

通勤手当だけでこんなにも決めることがあり、トラブルが起きるのかと驚かれているかもしれません。しかし細かく規定をしっかりと決めていけば、それだけトラブルにも対処しやすくなります。

会社独自の規定を決め、それを従業員に共有する事が大切です。