仕事を効率的に進めるコツは何がありますか?

新卒2年目です。
先日、上司から残業時間が長いから短くするように忠告を受けました。

自分としては手一杯で、仕事を自分なりにこなしていたつもりなのですが、
他のメンバーよりも残業時間が長いです。

そこで、仕事を効率的に進める方法は無いのか、模索しています。
現在は、時間をきっかり図りながらずるずる仕事を引き伸ばしたりしないようにする。
優先度をつける等の工夫をしているのですが、皆さんはどのような工夫をして仕事をされていますか?

業務効率化仕事のコツ

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3つのアドバイスをさせてください。

1
「巧遅拙速」という言葉をご存知でしょうか。時間をかけて完成度を高めるより、多少粗いところがあってもサッと仕上げてしまう方が、仕事をうまく回せるという考え方です。言い方は悪いですが、どうでもいいような仕事に時間をかけすぎてしまっていませんか?仕事の中でどんなことに最も時間がかかっているかをまずは把握しましょう。それがネック業務です。最も改善すべきポイントであり、最も改善しやすいポイントでもあります。是非やってみてください。

2
以後3ヶ月分くらいの長期的な計画を立てましょう。それに沿って行動していき、現状が目標に対し進んでいるのか遅れているのかを理解するようにします。残業ってある意味中毒のようなものですから、習慣化してしまうと残業を含めた業務時間を定時時間と誤認識してしまうことがあります(これは危険なことです)。現状が目標より進んでいるなら、もうサッサと帰るようにしましょう。

3
自分の本来のミッションが何なのかを理解しておりますか?業務に一生懸命な若い人ほど、ムダに仕事を引き受けすぎちゃうことが多いようです。自分が仕事を引き受ける前に、担当者どうしで「いま自分負荷がキツイんで、その仕事お任せできませんか?」というような伝え方で同僚に言える勇気を身に付けるのが良いでしょう。

上記3点、私もこれらを実行するようにしたことで、残業45時間/月だったのが、30時間/月以内になりました。きっとこれらが出来ることで、よりデキるビジネスパーソンにグッと近づくのではないでしょうか!?

小さな会社を経営しております。プログラマーです。

依頼してる仕事の量は減らさないのに、残業するなとだけ注意を受ける・・ということは大きな会社ではけっこう多くなってるようですね。メチャクチャですね。

お答えですけど、タスク管理の仕方なのですけど、個々の作業時間の全部をきっちり予測時間内に入れると、だいたい全体が納期に間に合わなくなります。細かく時間をはかる人は間に合わないのです。

何が間違ってるかというと、不確定な作業のばらつきに対して9割なり全部が予測時間に収まるなら、予測時間をかなり多めに見積もってることになります。予測時間より速く終わる場合に予測時間まで引き伸ばしてしまうのに、遅れる場合は大幅に遅れるので、終わらないのです。

どうするかというと、予定の段階で残業しないラインより手前1時間なり2時間なりの何もしないを予定して、予測時間に対して個々の作業の半分は時間より早くは終わらない状態になるように予定します。終わらない分は「何もしない時間」が削られてゆきます。その残りの預金残高を見ながら、着地するようにコントロールし、終わらない見込みを早めに周囲に伝えます。

慣れてくれば、最初から終わらない作業は無理です、と言えるようにはなるのですけど、言えないのであれば残業は減らないです。あたりまえです。

それから「いくら速くしても、やらないよりは速くはならない」というのを覚えておいたほうがいいです。
個々の作業の効率化はたかだか10%しか速くならないので、全体の作業量の10%を10%効率化しても1%で、そんなの誤差の範囲です。作業そのものをやらないことを検討して、その時起こる影響のケアを考えつつ、ばっさり切らないと生産性だの効率化だのいうことにはならない、ということです。

ユーザー名非公開(質問者)

回答ありがとうございます。いつも回答を参考にしております。

仕事の効率化をする上で、「いくら速くしても、やらないよりは速くはならない」
という概念は今までなかったので、勉強になりました。

自分のキャパシティを考えて、どのように仕事に取り組んで行くのか。
見定めて活きたいと思います。

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