電話の時のビジネスマナー｜知らないと怒られるビジネスマナーについて

皆さんはきちんと電話で失礼の無いように受け応えできていますでしょうか。意外と電話でのビジネスマナーは学んだことがないという方は多くいらっしゃると思います。そういうときこそ一歩上をいくチャンスです。本記事は状況別での電話についての注意点についてまとめました。

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2023年06月07日更新

電話でのビジネスマナーとは

仕事の電話対応をどのように行うかによって自社のイメージが変わります。

そのため、電話対応がうまくできないでいると、社外の人から見て印象が悪くなってしまいしまいます。

電話対応にはルールやマナーがありますので、知らないうちにマナー違反をし内容にする必要があります。

電話対応を上手にこなすコツは、電話機の近くにメモ用紙とボールペンを用意しておくことです。

相手の話で覚えておかないといけないことがあればすぐにメモができますし、こちらから伝えないといけないこともでも、メモを見ながら伝えると落ち着いて話すことができます。

手を伸ばせばすぐにメモ用事があるようにしておけば緊張しなくなります。

電話対応では毎回のように使う決り文句がいくつもあります。

電話対応でよく使う敬語一覧をチェックして自然に使えるようになりましょう。

たとえば、相手が電話に出たら「いつもお世話になっております。」
相手の名前や連絡先を復唱するときは「●●様でよろしいでしょうか。」「お電話番号は●●でよろしいでしょうか。」
電話を切るときは「それでは失礼いたします。」と受け応えしましょう。

考えなくても自然に出てくるまで練習する必要はありませんが、ポストイットなどでデスク周りに貼っておくと早く身に着けられます。

ビジネスの電話対応ではサービスに満足いただけなかったり商品に欠陥があるなどでクレーム対処をする機会もあります。

クレーム対処をするときは謝罪の言葉をたくさん使いますし、「申し訳ございませんが」「あいにくでございますが」などのクッション言葉も多用します。

クレーム対処中に言葉遣いの乱れや間違いがあるとクレームがなかなかおさまらなくなることもあります。

電話対応のマナー違反をしないようにすることが大切です。