電話の時のビジネスマナー｜知らないと怒られるビジネスマナーについて
皆さんはきちんと電話で失礼の無いように受け応えできていますでしょうか。意外と電話でのビジネスマナーは学んだことがないという方は多くいらっしゃると思います。そういうときこそ一歩上をいくチャンスです。本記事は状況別での電話についての注意点についてまとめました。
電話でのビジネスマナーとは
仕事の電話対応をどのように行うかによって自社のイメージが変わります。
そのため、電話対応がうまくできないでいると、社外の人から見て印象が悪くなってしまいしまいます。
電話対応にはルールやマナーがありますので、知らないうちにマナー違反をし内容にする必要があります。
電話対応のコツとは
電話対応を上手にこなすコツは、電話機の近くにメモ用紙とボールペンを用意しておくことです。
相手の話で覚えておかないといけないことがあればすぐにメモができますし、こちらから伝えないといけないこともでも、メモを見ながら伝えると落ち着いて話すことができます。
手を伸ばせばすぐにメモ用事があるようにしておけば緊張しなくなります。
電話対応でよく使う敬語一覧
電話対応では毎回のように使う決り文句がいくつもあります。
電話対応でよく使う敬語一覧をチェックして自然に使えるようになりましょう。
たとえば、相手が電話に出たら「いつもお世話になっております。」
相手の名前や連絡先を復唱するときは「●●様でよろしいでしょうか。」「お電話番号は●●でよろしいでしょうか。」
電話を切るときは「それでは失礼いたします。」と受け応えしましょう。
考えなくても自然に出てくるまで練習する必要はありませんが、ポストイットなどでデスク周りに貼っておくと早く身に着けられます。
電話対応でのクレーム対処について
ビジネスの電話対応ではサービスに満足いただけなかったり商品に欠陥があるなどでクレーム対処をする機会もあります。
クレーム対処をするときは謝罪の言葉をたくさん使いますし、「申し訳ございませんが」「あいにくでございますが」などのクッション言葉も多用します。
クレーム対処中に言葉遣いの乱れや間違いがあるとクレームがなかなかおさまらなくなることもあります。
電話対応のマナー違反をしないようにすることが大切です。
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ビジネスマナーとしての電話の時間について
ビジネスで電話をかけるときに適した時間とマナー違反になる時間について解説します。
ビジネスマナーで電話の時間帯は朝ならいつかける？
ビジネスの電話を朝にかけるとすれば9時30分から12時までの間が望ましいです。
多くの会社で始業時間は9時になっていますが、9時から10分くらい朝礼をする会社が多いです。
その間に電話が鳴ると朝礼を抜け出して取らなくてはなりませんので相手にとっては不便です。
また多くの会社では12時〜13時が昼休憩になりますのでその時間も避けた方が無難です。
ビジネスマナーで電話の時間帯は夜ならいつかける？
多くの会社は17時または18時が終業時間になっていることが多いです。
そのため、すぐに伝えないといけない緊急の用事がある場合を除いて17時までに電話をかけた方が無難です。
いつでもよい用件なら17時以降の電話は避けて翌営業日にかけるのが理想てす。
目上の人へ電話をかける時間帯はいつがいいのか？
目上の人には特にマナーに気をつけて失礼のないように徹底すべきです。
朝9時丁度や昼食時、17時以降は避けるようにしましょう。
午前中の10時ごろや、昼食後の13〜15時ごろがおすすめとなります。
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Q.給料を聞くのが失礼に当たるのはなぜ？理由は？
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そもそも年収に関して相手に対して聞くと失礼に当たるのは、なぜなのでしょうか。 というのも今回お聞きしたのは以下の意図があったからです。 自己回答:] 年収を言うこと自体に 下記懸念があるのではないのか、と私は思ったため。 ・年収を言うことによって、情報漏えいし、懲戒解雇されるのではないのか、 ・(経営者の立場であった場合） 万一年収を言ってしまうことで下記を受ける可能性があるのではないのか。 ex.) ・・国税庁にマークされ、脱税により検挙される ・・株価が下がる ・ 年収を言ってしまうことで、詐欺師や会社のカモにされ、人生を振り回される可能性が高いのかと思ったため。 理由: 1]テレビなどのインタビューで下記の姿を見かけることが多いため。 ・インタビューアーから一般の方へ”年収いくらですか？“と質問した際に、一般人がインタビューアーの質問に対して ”こいつ、社会常識ないんかね,嫌だな”とおもわせる仕草を一般の方がしてるとき ・↑の仕草を見て、↓を思ったため。 「バカ正直に思考停止してそういう仕草をしてるのか、それとも意図があってそういうふうな仕草をしてるのか、まじでわからん」 2]グーグルで5時間も調べようとしても、答えがでてこなかったため。 3]直接身近な方へ質問して聞くとより一層、人間関係が悪化してしまう可能性があるためです。 追記] 回答で出た内容に関して補足いたします。 そもそも私がユーザー非公開で質問したのは以下の理由からです。 ・万一ユーザー名を公開して投稿した場合、下記のリスクがあると考えたため。 1）質問者が低学歴出身の方で、回答者が高学歴出身の方であった場合、回答者に質問者の印象として次のように思われてる可能性が高いため。 ［思われてそうだと思うこと］ 『この回答者、思考能力が浅く、努力ができないんだろうな。いくら回答したところで無駄なんだから、適当に回答しておけばいいや”』 2)1）と似てますが、ユーザー名を公開することで、回答者がバイアスをかけて適当な回答をしてくるやつが出てくルノではないのか、と個人的に考えたため。Q.質問の意図を聞くのは失礼？転職の面接中だとどうですか？
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面接中に相手に質問の意図を聞くのは失礼でしょうか。 20代転職活動中女です。 聞かれた事に答えているつもりですが、企業から質問の中でいくつか回答がズレていると言われ、 社内リレーションを回すのが難しいと判断されてしまいました。 質問の意図が分からない場合は的外れな回答をするくらいでしたらどのような意図で聞いているのか質問しても良いでしょうか。Q.男性はデートでおごるべきでしょうか？
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ビジネスマナーとしての電話の切り方とは
ビジネスでの電話の切り方はどうやればよいのでしょうか？
最後まで好印象で電話を終える方法を解説します。
電話を切るときはどっちから？
電話を切るときは、基本的に相手が切るのを待つようにすればよいです。
会話が終わったら「それでは失礼いたします。」などと伝えて相手が電話を切るのを待つと良いでしょう。
電話の切り方で好印象の言葉について
電話を切るときには「失礼いたします。」という言い方が基本となります。
次に会う予定が決まっている場合は、「それではまた明日●時にお待ちしております。」などと添えると印象が良くなります。
予約電話の切り方について
もし予約が成立したらお互いに約束していることになりますので、「それではよろしくお願いします。」と伝えると印象が良くなります。
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電話とメールにおけるビジネスマナーについて
ビジネスでの連絡方法は電話の他にメールもあります。
電話をかけるべきかメールにするべきか迷ったときはどう判断すればよいのでしょうか。
メールで済むのに電話を使う理由とは
急いで伝えないといけないないようは電話で伝えるのがよいでしょう。
メールは送った相手がすぐ気づかないことも多く、たくさんのメールの中に埋もれることもありますので、緊急の連絡のためには使いにくいツールです。
電話ならすぐに繋がりますし、不在でも折り返しを依頼できますのでメールより早く用件を伝えることができます。
電話じゃなくてメールしろと言われた時の対処法
いつでもよい用件はメールで送ったほうが無難です。
電話で連絡したのにメールにしろと言われたときは、「申し訳ございません、それではメールでお伝えします」と伝えていったん電話を切りましょう。
メールで用件を伝えるときに、忙しいところに突然電話してしまい申し訳ありませんという謝罪の文章を入れておくとよいでしょう。
催促には電話とメールのどちらを使うべきか
何らかの仕事や支払いなどを催促をするときは、メールより電話の方が効果的です。
今すぐ実行してほしいことがあるなら電話で催促すべきです。
特に急ぎでないならまずはメールで催促するのもよいでしょう。
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なるほど、という返事は何も考えていないような人が言うものでしょうか？ 職場の人が、上司や同僚からの意見に対して、いつも「なるほど」と言っていて気になります。 気になっていて私自身使うことが出来ません。 「なるほど」という返事は、何も考えていないような人が言うものだと考えているのですが、みなさんどう思いますか？Q.根拠なく自信があるふりをしたり、発言をしたりするのはリスクが高いでしょうか？
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面接中に電話に出るのはその場に居る相手に失礼だと思うのは自分だけでしょうか。 昨日とある企業の中途採用面接だったのですが、 面接の途中で面接官の方がイキナリ電話に出てしまい、置き去りになりました。 人手不足で忙しいのは分かるのですが、こちらも時間を割いて面接に参加している為、時間を無駄にした感じでした。(電話に出ている間もタメ口で「遅れたらぶつぞ」等言葉遣いも荒く、印象は悪かったです。) しかし、今まで自分が出会った事が無かっただけでこれが普通なら、慣れなければならないと思います。 他にも面接中に電話で中断された等の経験がある方いらっしゃいましたらご意見戴けると有難いです。よろしくお願いします。Q.職場の人のなるほどの口癖が気になります上司や同僚に使っていい？失礼？
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なるほど、という返事は何も考えていないような人が言うものでしょうか？ 職場の人が、上司や同僚からの意見に対して、いつも「なるほど」と言っていて気になり…Q.根拠なく自信があるふりをしたり、発言をしたりするのはリスクが高いでしょうか？
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電話が不在の場合のビジネスマナーについて
電話を受けたときにその人が不在だった場合はどのように対応すべきか解説します。
ビジネスマナーで電話が不在の場合のメモの仕方とは
もし取り次ぐべき人が不在の場合は、折り返し連絡することを伝えましょう。
誰にいつ折り返しすればよいのかを聞いておくことも忘れないようにすべきです。
それをメモ用紙などに残しておきましょう。
ビジネスマナーで電話先の上司が不在の時の対応とは
電話をかけた先の上司が不在だった場合は折返しの電話は受けないようにしましょう。
目上の人に折り返しの電話をさせるのは失礼になります。
電話対応で不在理由が出張の場合の対応とは
かかってきた電話で呼び出された人が不在なら折り返しを取りますが、出張で不在の場合はしばらく戻らないこともあります。
その場合は、出張で何日まで不在なのかを伝えて、どうすればよいかを相手に判断してもらいましょう。
相手がこうしてほしいという希望を伝えてきたら、可能な限り要望に応えるようにしましょう。
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まとめ
今回は電話のビジネスマナーについて紹介しました。
電話対応はどんな会社でも毎日のように行います。
最低限のマナーができていないと会社の印象も悪くしてしまうこともあります。
ぜひこの機会に電話のビジネスマナーについて理解を深めていただければと思います。
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すべて見るQ.職場の人のなるほどの口癖が気になります上司や同僚に使っていい？失礼？
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なるほど、という返事は何も考えていないような人が言うものでしょうか？ 職場の人が、上司や同僚からの意見に対して、いつも「なるほど」と言っていて気になります。 気になっていて私自身使うことが出来ません。 「なるほど」という返事は、何も考えていないような人が言うものだと考えているのですが、みなさんどう思いますか？Q.根拠なく自信があるふりをしたり、発言をしたりするのはリスクが高いでしょうか？
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高校卒業後はツイストドレッドをかけたいと思うんですけど、進路は就職です。 研修や入社式の時にツイストドレッドにしたまま行ったら、印象悪いと思いますか？Q.同業他社の書類選考に落ちたことを面接で話すのは逆効果？
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面接で話す内容についての質問です。 ある業界を第一志望業界としていて、その中で第一志望にしている企業しかESが通りませんでした。 私の中では非常に嬉しく、縁のようなものがあるのかと感じたのですが、面接の際にそれを伝えるのは逆効果でしょうか？ 第一志望群に落ちているという事実が、他の会社に行かれないとプラスに働くか、良い人材では無いとマイナスに働くか気になって質問致しました。 お答え頂ければ幸いです。Q.電車の遅延で遅刻したら理不尽に怒られるのはパワハラになりますか？
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