インターンシップ先からのメールに返信するべき？返し方や例文を紹介

インターンシップ先である企業からのメールを確認したあと放置せず、企業からメールが送られてきたら、速やかに返信するのが基本的なマナーです。

速やかに返信しなければならない理由は以下の2点です。

• メールが届いたかの確認を企業側がするため
• 企業側が返信を欲しい場合、良くない印象を与えるから

メールを送った企業側は、あなたがメールを読んでいるか分かりません。また、企業側にとっては返信がほしかったのにメールが返ってこない場合、失礼だと思われる可能性があります。

そのため、インターンシップ先の企業へは基本的にメールの返信をしたほうが無難です。

インターンシップ先の企業に対して返信するとき、基本マナーは以下の3つです。

• 返信はなるべく早めに返す
• 件名は変えない
• メールの書き方を意識する

上記マナーは、ビジネスシーンにおいても活かせるため、学生のうちに覚えておくのがおすすめです。

返信はなるべく早めに返す

メールの返信は当日中、もしくは遅くなったとしても翌日の午前中に返信しましょう。メールの返信が早い人のほうが、企業からの信頼度と好感度は高まります。

返信のタイミングとしては、朝起きてから出勤するまでの時間や昼休憩など、少しの空き時間を活用するのがおすすめです。

また、自分のメールフォルダを工夫し「企業とのやり取り専用のファイル」を作成し、メールが自動で振り分けられるように設定しておくと見逃し防止となります。

他にも、JobQより質問の投稿があったので、見ていきましょう。

ビジネスメールの返信に時間がかかってしまうときどうするのがいいですか？

メールの返信に時間がかかってしまうとき、どういった文面で送るのがいいのでしょうか？

また、理由に関しては添えて送るべきなのでしょうか。

実は人事から頂いたメールに対する返信が遅くすぎることが原因で、不採用通知を頂いたことがありました。

また、実際に即レスで時間帯を気にせずに送った際、文章が長すぎたためなのか、返信が帰ってこなかったことが10回もありました。

そのため、以後同じミスをしないためにどうすればいいのか考えたものの、答えが出てきませんでした。

まずもって、「メール返信に時間がかかりすぎてしまい...続きを見る

件名は変えないでOK

採用担当者は1日に何十～何百通のメールを受け取ります。

自分からメールを送る場合は、採用担当者が何のメールなのかすぐに把握できるよう、分かりやすい件名を記載したほうがいいです。ただし、企業からのメールへの返信であれば、件名を変える必要はありません。

企業からのメールは、件名を見るだけで「どのような主旨のメール」か把握できるようになっています。件名を変えてしまうと、メールのツリー構造が崩れてしまったり、逆に何のやり取りなのかわかりにくくなってしまったりするためです。

返信の場合は、採用担当者が管理しやすいよう「Re.」をつけてそのまま返せばOKです。

メールの書き方を意識する

この章では、件名や宛名、そして本文の作成方法について掘り下げて解説します。

件名

企業担当者の負担を減らすために、メールを開封しなくても件名だけで用件が伝わるようにする必要があります。インターンシップ先の担当者は毎日たくさんのメールを受け取っているため、開封せずとも内容が分かるようにすることが重要です。

件名の例としては以下の通りです。返信の場合は、件名は変えずに返信ボタンを押して「Re.」を付ければ問題ありません。

Re.インターンシップ面接日のご案内（ ＿＿大学 ＿＿＿＿様 ）

担当者が分かりやすいように、名前と学校名が入っている場合はそのままにしておきましょう。

宛名

宛名を書くときは送り先の名前が合っているか、しっかりと確認しましょう。また、宛名は以下の順番で記載します。

1. 会社名
2. 部署名
3. 相手の名前

宛名の例としては以下の通りです。

＿＿＿＿＿株式会社

人事部　人事課課長　＿＿＿様

もし担当者の名前を把握していないときは「ご担当者様」にします。

本文

はじめに「挨拶」と「あなたの自己紹介」をします。

自己紹介のとき、名前は正式名称で書いてください。例えば「太郎と申します。」ではなく「山田 太郎と申します。」と記載します。

そして、1回目のメールだと「はじめまして。」の挨拶が必要になり、2回目以降になると「お世話になります。」から始まって次の文章に続くことを覚えておきましょう。

署名

メールの最後には署名の記載をします。署名の内容や順番は以下の通りです。

1. 名前
2. 学校名
3. 学部、学科、学年
4. 電話番号
5. メールアドレス

インターンシップでは企業との連絡が多くなるため、署名をすぐ記載できるようにスマホのどこかへ書き記しておくと便利です。

この章では、インターンシップ先の企業から送られてきたメールへの返信例文を解説します。さまざまな場面での例文をご紹介するので、参考にしながらメールを作成してみてください。

例文①企業からはじめて来たメール

はじめて企業からメールが送られてきたときの返信例文が以下になります。

はじめまして。お世話になります。
＿＿大学　＿＿学部　＿＿学科の田中 太郎と申します。

ご連絡いただきました件について、24日にインターンシップに参加可能です。
何卒よろしくお願いいたします。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

上記例文のように、あなたの大学名と学部、そして学科、フルネームを記載しましょう。

例文②インターンへの申し込みメール

まず、件名に「インターンシップ応募（ ＿＿大学　田中 太郎 ）」と記載してからメールを作成してください。

はじめてメールを送らせていただきます。
＿＿大学　＿＿学部　＿＿学科の田中 太郎と申します。

貴社様のホームページにて
インターンシップ応募の詳細を拝見し、
ご応募したくご連絡させていただきました。

24日に参加させていただきたいのですが、
可能でしょうか？

＿＿業界を志望しており、御社の業務理解をしたく参加希望です。

何卒よろしくお願いいたします。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

開催日時の確認や、インターンシップに対する志望動機を書いておくと好印象でしょう。

例文③日程調整メール

インターンシップの申し込みをしたあとは日程調整の連絡をします。

大変申し訳ございません。
貴社様からご提示いただいた日程にて、ご参加が厳しい状態になりました。

もしよろしければ別の日程にてご調整いただくことは可能でしょうか。

大変恐縮ではございますが、
私の希望日時をご提示させていただくので、
日時調整の際のご参考にしてもらえたら幸いです。

・＿月＿日
・＿月＿日
・＿月＿日

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

上記文章のように、あなたの希望日時を3通りほど提示することで日程調整の手間を省けます。

例文④質問・お問い合わせメール

企業の方へ質問をするときは、どのようなことを伺いたいのか分かりやすく書きましょう。

貴社で＿月＿日（＿）に行われるインターンシップの服装について伺いたくご連絡をさせていただきました。
当日はどのような服装にて、ご参加するとよろしいでしょうか？

スーツか私服のどちらが望ましいのかだけでもご教授いただけたら幸いです。

大変お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

例文⑤インターンへの参加可否メール

参加するしないに関わらず早めに返信しましょう。遅くても24時間以内に返してください。

この度は、インターンシップ選考結果のご連絡をいただきありがとうございます。
ぜひ参加させていただきます。

そして、ご指定いただきました＿月＿日（＿）＿時に
お伺いさせていただくので何卒よろしくお願いいたします。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

例文⑥参加のお断りメール

辞退するときは、何よりも優先的に企業へ連絡しましょう。

＿月＿日（＿）に開催されるインターンシップの件ですが、
家庭の事情で参加が厳しい状態になってしまいました。

大変恐縮なのですが、今回の貴社開催インターンシップへの参加をご辞退させていただきたく存じます。

お忙しいなか日程の調整をしていただいたにも関わらず
お手数とご迷惑をかけてしまい本当に申し訳ございません。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

もし可能であれば、辞退する理由をお話した上で丁寧な謝罪をすることが大切です。

例文⑦参加後のお礼メール

この度は、インターンシップに参加させていただき本当にありがとうございました。
＿＿様や社員の方、そしてスタッフの皆様には心よりお礼を申し上げます。

今回のインターンシップに参加させていただいたことで、
貴社の業務を実際に体験することができて貴重な経験になりました。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。
末筆ながら貴社の益々のご発展を心からお祈り申し上げます。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

インターンシップで成長できた出来事や企業への想いを記載すると、あなたの気持ちが伝わりやすくなります。

インターンシップ先からのメールに返信しなくていい場面は以下の通りです。

• リマインドメールの場合
• 「返信不要」と記載してある場合
• やり取りが完了しているとき

具体的な内容と、返信がいらない理由について、以下の章で解説します・

リマインドメールの場合

インターンシップ先の企業から以下のメールが送られてきた場合、返信をしなくても問題ありません。

• 当日についての確認
• 自動送信メール

「当日についての確認」や「自動送信」はリマインドメールと呼ばれています。リマインドメールとは、大事な要件を忘れないように再通知するメールのことです。

リマインドメールは対象者全員に送っているため、一人ひとりが返信すると、企業担当者の確認工数が多くなってしまうため、返信は不要です。

返信不要と記載がある場合

「返信不要」との記載があるにも関わらず返信を送った場合、企業担当者へメール開封・チェックの手間をかけさせてしまいます。

インターンシップ先から送られてきたメールに「返信不要」との記載があれば、返信しないのがマナーです。

やり取りが完了している場合

企業からの「では、よろしくお願いいたします」などでメールが完結しているときは、返信をしなくても問題ありません。

「こちらこそ、よろしくお願いいたします」という返信をしたいと感じるかもしれませんが、メールを返すことで企業側にとっては確認するのが手間になるでしょう。

インターンシップ先へ返信をするときの注意点は以下の3点です。

• 誤字脱字がないか確認する
• メールを送る時間帯に注意する
• 署名を忘れずに記載する

メール作成時や送る前に、事前に確認しておくことをおすすめします。

誤字脱字がないか確認する

メールの文章に誤字脱字があると、信頼度が低下する恐れがあります。

また、誤字脱字のある文章を送ることで雑な印象を与えかねません。メールを作成できたら誤字脱字がないか2回以上は確認しましょう。

文章を確認するときは、実際に読んでみたり、第三者に見てもらうことをおすすめします。

また、文章のリズムや違和感にも気付き、心地よいメールを作成できるようにライティングスキルをつけておくのが望ましいです。

メールを送る時間帯に注意する

企業からメールが届いたら営業時間内に返信するのがマナーです。企業側からすると、返信が早い人と遅い人では、返事が早い人のほうが好印象となる傾向があります。

そのため、インターンシップ先の企業からメールが届いたら、可能な限り早めに返信するようにしてください。どうしても今すぐ返信できない場合でも、24時間以内にはメールを返しましょう。

署名を忘れずに記載する

メールの最後には、忘れず署名を書いておきましょう。基本的に、署名に必要な内容は以下の項目です。

• 名前
• 大学名
• 学部、学科、学年
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

インターンシップのときはメールを送る機会が多くなるため、すぐ署名を使えるようにテンプレートへ入れておいてください。あと署名は、シンプルで分かりやすいものが理想です。

今回は、インターンシップで企業の方へ送るビジネスメールについて解説しました。インターンシップ参加に際して、メールでのやり取りは多いため、マナーを覚えると企業担当者に好印象を与えられる可能性があります。

インターンシップに関わらずビジネスメールのマナーは、今後の社会人生活において必要なものです。

本記事を参考に、企業担当者とスムーズにメールやり取りを進めてください。