入社承諾書は封筒選びが重要！選び方から送り方まで詳しく解説！

内定を会社からいただくと、内定通知書と同時に入社承諾書が送られてきます。

入社承諾書を提出するときに、返送する封筒の種類などビジネスマナーに違反しないように気を付ける必要があります。

しかし、入社承諾書を知らないとどのように気を付けるべきか分からない人が多いと思います。

まずは、入社承諾書について紹介します。
 

「入社承諾書」とは何か

「入社承諾書」とは、その会社に入社することについて同意したことを示す書類のことです。

入社承諾書を提出する理由は内定者に入社する意思を固めてもらいたいからです。

入社承諾書に同意することは、その会社に入社するというそれなりの意思が必要です。

内定者に入社承諾書に同意してもらうことで、その気持ちを高めてもらう効果があります。

また、会社側としては内定を出した後、内定辞退されると欠員が出てしまい、採用計画通りになりません。

入社承諾書に同意することで内定辞退者を減らす狙いもあります。
 

「内定承諾書」との違い

「内定承諾書」と「入社承諾書」は意味は同じです。

会社や内定が出された時期によって呼び方が変わるため、同じ意味でも違う言葉が使われています。

なお、「入社誓約書」も同じ意味で使われています。

この記事では、「入社承諾書」について記述しているが、内定承諾書・入社誓約書についても同じ対応をしていただきたいと思います。

では、入社承諾書を提出するときにはどのようなことに注意するべきでしょうか？

注意するべきポイントを５つ挙げたので詳しく紹介します。
 

入社承諾書を出す時期はなるべく迅速に

入社承諾書は届いたらすぐに必要事項を書いて返送するようにします。

採用担当者は、入社承諾書の返送と仕事をリンクさせてとらえる場合が多いです。

返送が遅いと、仕事も遅い人と悪いイメージでとらえます。

しかし、諸事情により入社承諾書をすぐに返送できない場合は、遅くとも1週間以内に返送するようにします。

なお、期限までに入社承諾書が提出できない場合は採用担当者に必ず連絡をします。
 

封筒の色は白？それとも他の色？

入社承諾書を返送するのに使う封筒の色は、ビジネスマナーとして白色の封筒を使います。

また、重要書類を送るので中身が透けていない封筒を使います。

中身が透けない白色の封筒は文房具専門店だけでなく、コンビニでも販売しています。

茶封筒を使うことはマナー違反にあたるので、手元になければ、身近にあるコンビニで白色の封筒を購入します。
 

封筒への内定承諾書の入れ方

入社承諾書がA4でかつ折られていない状態で送られてきた場合は角形2号の封筒を使います。

入社承諾書を封筒に入れるときは、そのまま折らずに入れ口の方が入社承諾書の上側になるように入れます。

また、入社承諾書が三つ折り、四つ折りで届いた場合はその折り方で返送するようにします。

この場合は、長型3号の封筒を使います。
 

封筒への宛名などの書き方

縦書き・横書きどちらでも良いので、封筒の表面に会社の住所を書きます。

会社名にアルファベットが入っているときは横書きの方がより良いです。

封筒の裏面には表面よりも小さい字で自身の住所と名前を記載します。

誰に返送するかがわかっている場合は、採用担当者あてになるように名前を書きます。

しかし、返送先の相手がわからない場合は、採用担当者様と記載して返送します。
 

封筒の送り方はどうすべき？

封筒の送り方として、書留郵便と普通郵便があります。

入社承諾書を返信する場合は普通郵便で送ります。

書留郵便とは、送り先の相手にきちんと届けるための郵送方法です。

そのため、相手がその封筒を受け取る時に身分証明の提示が必要です。

また、相手が不在の時はその封筒を受け取れません。このように書留郵便だと受け取るまでに手間と時間がかかります。

そのため、入社承諾書は普通郵便で送るようにします。

入社承諾書を提出した後に、本命の会社から内定が届き、その会社の内定辞退したいというケースが考えられます。

そのような場合、相手に失礼のないように内定辞退をしたいと誰もが考えます。

入社承諾書の提出後に内定辞退するときの対応方法について紹介します。
 

提出後の辞退は可能？

入社承諾書提出後、内定辞退することは法的に問題はありません。

しかし、入社承諾書は入社することに同意する書類です。

入社承諾書を提出した後に内定辞退を申し出ることはその会社に大変な迷惑をかけることになります。

そのため、内定辞退の可能性がある場合は、入社承諾書を提出する前に会社の採用担当者に相談をしておく必要があります。
 

辞退は電話が望ましい

内定辞退を決めたら電話で連絡する必要があります。

内定を辞退する旨の連絡をすぐにすると、会社は今後の採用活動をすぐにすることができます。

電話で内定辞退の連絡をする場合は、必ず謝罪の言葉を伝え、誠意ある態度で連絡をするようにします。

入社承諾書提出後の内定辞退の申し出は、その会社に対して失礼な行為です。

そのため、場合によっては相手が感情的になって対応することもあります。

それに負けてしまって不本意な気持ちで入社するということになってはいけません。

きちんと自分の気持ちを伝えるようにします。

入社承諾書と提出するときの方法について紹介してきました。

紹介した内容をまとめると以下の3点になります。

• 入社承諾書について
• 入社承諾書の良い送り方について
• 入社承諾書提出後に辞退するときの対応の仕方について

内定をもらったからといって、最後まで気を抜いてはいけません。

次期社会人として採用担当者に対して失礼のないように、入社承諾書が遅れることがないように気を付けましょう。

最後までこの記事を読んでいただきありがとうございました。