インターンシップに関する参加通知メールの返信の書き方を例文つきで解説

インターンシップの参加通知メールが届いた場合は、辞退する場合であっても必ず返信しましょう。

参加する予定であるにもかかわらず返信しないことは社会人としてのマナー違反になり、人事の方からの印象が悪くなります。

また、参加を辞退する場合に返信しなければ、人事の方の準備が無駄になってしまい、参加できたはずの学生が参加できない恐れもあります。

そのため、辞退する場合でも放置せずに返信することが重要です。

インターンシップの参加通知メールの返信で押さえるべき基本的なマナーは以上の4つです。

これから、それぞれのマナーをなぜ守る必要があるのか詳しく説明します。
 

企業への返信は遅くともインターンの前日

インターンシップの参加通知メールが届いた際は、遅くともインターンシップの前日に返信しましょう。

もし、インターンシップの前日までに返信をしないと、企業の人事の方が不安になります。

また、インターンシップの当日に返信すると、レスポンスが遅い人材という悪い印象につながりかねません。

そのため、返信は遅くともインターンシップの前日が良いです。
 

件名を変えない

インターンシップ参加通知の返信では件名を変えないように注意する必要があります。

具体的には、企業から送られたメールに件名を変えず「Re:」をつけて返信しましょう。

採用担当者は多くの就活生とやりとりを行なっているため、もし件名を変えてしまうと採用担当者は何に返信したのかわかりにくくなります。

そのため、採用担当者が混乱しないよう件名を変えずに返信しましょう。
 

署名を忘れずに記載する

ビジネスでメールを送る際は送り主の氏名や所属を文末に載せる必要があります。

文末に署名がないと、送り主の素性がわからないメール文になってしまいマナー違反です。

そのため、返信メールを送る前に署名を忘れていないか最終確認を重ねてから送信しましょう。
 

誤字脱字をしない

インターンシップ参加通知の返信メールは一度送ってしまうと取り消しや書き直しができないため、誤字脱字は絶対にNGです。

そのため、返信メールの文章ができあがった後は最低でも2回は誤字脱字がないか確認するようにしましょう。
 

改行は適度にする

メールは文字を羅列してしまうと見えにくい文章になってしまうため、適宜改行をいれるのが一般的です。

読点ごと、意味の分かれ目ごとに改行すると全体を通して読みやすくなります。

ただし、改行しすぎると文章が間延びしてしまい体裁が悪くなるので適度におこないましょう。

続いて、インターンシップ参加通知メールの返信について、以上の5つの項目についてそれぞれ説明します。
 

宛先（メールアドレス）

返信メールの宛先に関して、送り先を間違えないようにメールアドレスを正しく入力しましょう。

メールアドレスのスペルミスを防ぐ方法としては、宛先のアドレスをコピーアンドペーストすることが挙げられます。

ただし、コピーアンドペーストをした後も間違いがないかの確認は必要です。
 

件名

返信メールの件名は基本的に変えず、インターンシップ参加通知メールの件名に「Re:」をつけて返信します。

また、件名を変更する場合はひと目見てどのようなメールかわかることが重要です。

件名が分かりにくいと、数多くのメールが届く採用担当者はこのメールをすぐに確認すべきかすべきでないかを判断しにくくなります。

そのため、件名はメールを開封せずとも本文の内容が一目でわかる文章にしましょう。
 

宛名

返信メールの宛名に関して、宛名を間違えることはビジネスの場のみならず、目上の人に対して失礼なことなので必ず確認しましょう。

具体的には、以下のように採用担当者の名前が分かっている場合と分かっていない場合で書き方が異なります。

＜採用担当者の名前が分かっている場合の宛名＞
〜株式会社
人事部 〇〇様

＜採用担当者の名前が分かっていない場合の宛名＞
〜株式会社
人事部 ご担当者様

また、複数の担当者に送る場合やそれぞれ部署が異なる場合の記載例は以下です。

＜複数の担当者に返信する場合＞
〜株式会社 人事部
〇〇様
△△様
□□様

＜返信する複数の担当者の部署が異なる場合＞
〜株式会社 事務局
〇〇様
〜株式会社 人事部
△△様
□□様

以上のように、担当者が複数いる場合は書き方が異なるため注意しましょう。
 

本文

メールの本文を書く際は書き出しを挨拶と自己紹介から始めるようにしましょう。

また、自己紹介の部分では氏名や大学名を省略せず、正式名称で記載し、簡潔な内容にすることが重要です。

なお、本文は１行30文字以内を目安に書くと読みやすくなります。
 

署名

本文を書き終えた後は、メールの最後に署名を入れましょう。

署名で書くべき項目は以下の通りです。

-------------------------------------------------------
氏名
大学名 学部名 学科名
携帯電話：000-000-000
メールアドレス：ooooo＠xxx.jp
-------------------------------------------------------

この章では、インターンシップ参加通知メールの例文を以上の3種類紹介します。
 

お礼メール例文

【件名】〇〇月△△日開催のインターンシップのお礼（○○大学 ジョブキュー太郎）

〜株式会社
人事部 ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科のジョブキュー太郎と申します。

この度は、〇〇月△△日開催のインターンシップの選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

貴社のインターンシップを通じて、貴社の業務を体験させて頂けること、ありがたく存じます。

インターンシップのご案内の通り、〇〇月△△日の〇〇：△△に□□□へお伺いさせて頂きます。

当日はどうぞよろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ジョブキュー 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：000-000-000
メールアドレス：ooooo＠xxx.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

インターンシップへ参加する場合は以上のように内容を要約した件名で始め、インターンシップに参加させて頂くお礼を述べましょう。
 

日程調整メールの例文

【件名】〇〇月△△日開催のインターンシップに関するご相談（○○大学 ジョブキュー太郎）

〜株式会社
人事部 ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科のジョブキュー太郎と申します。

この度は、〇〇月△△日開催のインターンシップの選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

是非とも参加させて頂きたいのですが、ご案内頂いた日程が他の予定と重複しており、インターンシップへの参加が難しいです。

つきましては、下記の日程でご調整いただけないでしょうか。

〇〇月△△日（□曜日）10:00 〜
〇〇月△△日（□曜日）13:00 〜
〇〇月△△日（□曜日）16:00 〜

お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ジョブキュー 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：000-000-000
メールアドレス：ooooo＠xxx.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

インターンシップの日程調整メールに関しても、件名で本文の内容がわかるよう工夫し、具体的にどの日程へ変更したいかを複数提示することが重要です。
 

辞退メールの例文

【件名】〇〇月△△日開催のインターンシップの参加辞退のお願い（○○大学 ジョブキュー太郎）
〜株式会社
人事部 ご担当者様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科のジョブキュー太郎と申します。

この度は、〇〇月△△日開催のインターンシップの選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

是非とも参加したかったのですが、他の予定と重なってしまい、参加することが難しいです。

つきましては、インターンシップの参加を辞退させて頂きたいです。

貴重な機会を設けていただいたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ありません。

誠に身勝手な申し出となりましたが、認識いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ジョブキュー 太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯電話：000-000-000
メールアドレス：ooooo＠xxx.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

インターンシップを辞退したい場合も、件名で辞退したい旨を伝え、自分の都合で辞退することを謝罪しましょう。

本記事ではインターンシップ参加通知への返信メールを書く際に、以下のような気を付けておくべきことを紹介しました。

• 企業への返信は遅くともインターンの前日
• 件名を変えない
• 署名を忘れずに記載する
• 誤字脱字をしない
• 改行は適度にする

また、「宛先（メールアドレス）」「件名」「宛名」「本文」「署名」など項目ごとの書き方やお礼・日程調整・辞退などパターン別の例文も紹介しました。

インターンシップ参加通知メールが届いている就活生はぜひ、返信する際に本記事を見返しましょう。