インターンシップ参加後のお礼メールに返信がきた場合の対応や注意点を解説

インターン参加後にお礼のメールを送ると企業から返信がある場合があります。お礼メールに対してさらに返信するのはマナー違反ではありませんので、簡潔に感謝の気持ちを伝えましょう。

ビジネスメールの基本は「1往復半」と言われ、自分で終わることが望ましいと考えられる場合もあります。そのため、新規メールを作成するのではなく、届いたメールの返信だということがわかるように「Re：」を追加した件名にするといいでしょう。

ただし、企業からのメールに「返信不要」と書いてある場合は、企業の指示に従って返信は控えることが正しい判断です。

企業からメールの返信があった場合、担当者は忙しい合間を縫って返信をくれています。そのため、インターン後のお礼メールに返信がきた場合は以下のことに気をつけながら返信しましょう。

• 早い段階で返信する
• 本文や件名は変更せずに返信する
• 簡潔な内容で返信する

上記のポイントは、ビジネスの場においても活かせるマナーであるため、この機会に覚えておくことをおすすめします。

24時間以内を目安に返信する

就活中は大切なメールを遅れて開くことがないよう、こまめにメールをチェックするのが基本です。企業からのメールはできるだけ早く、遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。

とくに、説明会やインターンシップ、面接の申し込みや日程調整は、早く返信が来た学生から対応するという採用担当者も多いものです。ゆっくり返信をしていると出遅れてしまいかねません。

しかし、できるだけ早く返信するといっても、営業時間外にメールを送るのはなるべく避けましょう。業務外の時間に返信作業をさせてしまうなど、採用担当者の手を煩わせてしまう可能性があるためです。

相手の就業時間を意識して送ったほうが、お互いスムーズにやり取りできます。

企業から送られるインターンシップに関するメールについて、JobQより質問の投稿があったので、そちらも見ていきましょう。

インターンシップの後に企業へお礼のメールは送るべきでしょうか？

インターン参加後にはマナーとして企業にメールを送るべきでしょうか？

社会人として働いている身からすると、送る・送らないは個人の自由。

人と…続きを見る

本文や件名は変更せずに返信する

送ったメールが、何の件に関してのメールなのかをすぐにわかってもらえるようにする工夫も大切です。企業側は、毎日数多くのメールを受信しているため、どのようなメールがわかる状態にすることで、企業担当者の負担を抑えられます。

そのため、企業が何のメールかすぐに判断できるように、件名には「Re:」を残したまま、本文の引用も消さないようにしましょう。見た目が複雑だったりあまりにも長文でわかりにくかったりする場合は、引用文の署名のみ削除するなど工夫するのがおすすめです。

簡潔な内容で返信する

インターン参加についてのお礼はすでに伝えてあるため、返信メールの本文は簡潔な内容で問題ありません。ビジネスメールは、どのような場面でも簡潔でわかりやすいものにするのが基本です。

長々と丁寧に文章を書いても、伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。お礼メールに返信がきた場合、何を書いたらよいかわからないという人は、次で例文をご紹介するので参考にしてください。

お礼メールへの返信の例文は以下のとおりです。実際に、宛名や署名部分を変えてテンプレートとして活用ください。

件名 : Re : 【インターンシップ参加のお礼】(＿＿大学 氏名＿＿＿)

＿＿株式会社＿＿部

＿＿＿＿様

お世話になっております。＿＿大学の＿＿です。

お忙しい中ご返信ありがとうございます。

今後もご相談させていただく機会があるかと存じますが、

その際はご指導のほどよろしくお願いいたします。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

—————————–

・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス

—————————-

前述したポイントを押さえて、簡潔に文章を書くことが大切です。短い文章でも、感謝の気持ちと今後にも繋がる文章が書ければ好印象になります。

インターン後のお礼メールに返信する際、マナー違反や印象を悪くすることがないようポイントを抑えて返信しましょう。その際の注意点は以下のとおりです。

• 必ずメールに返信がくる訳ではない
• 返信するタイミングを意識する
• 誤字脱字に気を付ける

注意点について、以下でそれぞれ詳しくご説明します。

必ずメールに返信がくる訳ではない

企業からの必ずお礼メールに対する返信がくる訳ではありません。ただし基本的に、返信があった場合は必ず返事をしましょう。

もし、企業からの返信に「返信不要」と書いてあった場合は、返信しなくても問題ありません。

返信するタイミングを意識する

返信するタイミングを意識することが大切です。企業からのメールに気付いたからといって、早朝や深夜に返信するのは好ましくありません。

企業からのメールが夜遅くに来た場合は、翌日にするほうが無難です。社会人として常識が身についていないと思われる可能性もあるため、注意しましょう。

誤字脱字に気を付ける

お礼メールを返信する際に、誤字脱字があるとマイナスの印象を与えてしまいます。それだけでなく、相手に対しても失礼です。

Wordの校閲機能などを使って何度も見返してから送信するのがおすすめです。間違っても、急いで適当に書いたと受け取られるようなメールにはしないよう気をつけましょう。

ンターン後のお礼メールの返信に関してのよくある質問をご紹介します。

• 返信が遅れてしまった場合の対処法は？
• メールの返信が不要なケースもある？

事前に知っておくことで、対処法がわかるので参考にしてみてください。

返信が遅れてしまった場合の対処法は？

返信が遅れてしまった場合は、しっかりと謝罪することが大切です。遅れてしまったとしても、返信を送らないよりは送るほうが印象は良くなります。

送る際は、遅れてしまったことに対する謝罪をし、礼儀正しさをアピールすれば、マナーがあることが伝わります。

メールの返信が不要なケースもある？

企業からのメールには誠意を持って返信するのが一番ですが、中には返信が不要なケースもあります。メールの返信が不要なケースは以下のとおりです。

• 自動送信メールの場合
• 返信不要と記載がある場合
• やり取りが完了している場合

企業によってはメールの設定で、一定の条件を満たしたメールに自動で送信するシステムを導入している場合があります。自動送信メールは基本的にリマインドのためで、このメールからやり取りに発展することはほとんどありません。

また、返信不要と記載されているメールや明らかにやり取りが完了しているメールにも返信は不要です。ビジネスメールはだらだらと続けるものではありませんので、不要なメールは避けたほうがいいでしょう。

インターン後のお礼メールに返信があった場合は、できるだけ早めに返信することが大切です。その際、印象が悪くならないようにポイントを抑えて返信しましょう。

また、場合によっては返信不要なこともあるのでしっかり見極めることも大切です。今回ご紹介した例文を参考に、感謝の気持ちをアピールしてください。