インターンシップ面接の日程調整メールの書き方は？例文や注意点も紹介

インターンシップの面接の日程調整を依頼するメールは、やりとりによっては評価につながる可能性があります。

正しいビジネスマナーや丁寧な言葉遣いで対応できれば、好印象を与えられる一方で、誤字脱字や基本マナーが押さえられていない文章は、面接前にマイナスな印象を与えかねません。

日程調整の簡単なやりとりとはいえ、要領を得ない内容だったり、間違いだらけのメールを送ったりしてしまうと、採用担当者から「社会人としての素質に欠ける」「注意力がない」などと思われるおそれがあるからです。

面接の日程調整依頼メールを送信する際は、これから説明する書き方のポイントをしっかり押さえましょう。そして、メールを書き終えた後は、再度読み返すことが大切です。

心配な方は、家族や友人に読んでもらうとよいでしょう。自分では気づけなかった部分に誤りに気づけるかもしれません。

インターンシップの日程調整メールは、以下の流れで書くのが基本です。

• 件名
• 宛名
• 本文
• 署名

日程調整メールは、今後社会人として働く上でも重要です。下記では、それぞれの書き方を詳しく解説します。

件名

件名は「誰から何の連絡であるか」が分かる内容にすることが大切です。企業には毎日数多くのメールが届くため、読み手に配慮して、件名を分かりやすく設定するようにしましょう。

具体的には、「大学名・学部学科名・氏名・日程調整について」の4つが入っていれば問題ありません。

また、送られてきたメールに対して返信する場合は、件名の変更は必要ないです。ただし、返信ということが分かるように「Re:」は消さないようにしましょう。

宛名

件名を入力したら、宛名を記入します。宛名には、「企業名・部署・担当者氏名」を書きます。正確に書くことが基本マナーなので、誤りがないように記入しましょう。

「株式会社/有限会社」を「（株）/（有）」と書いたり、個人名に御中をつけたりするのはマナー違反です。株式会社なども正式な企業名に含まれるため、省略せずに書きます。

送り先が個人の場合は「様」、部署の場合は「＿＿部＿＿課御中」です。個人でも氏名が分からない場合は、「採用担当者様」と記入すれば問題ありません。

本文

本文は挨拶から始め、自分が誰なのかを名乗ります。

具体的には、「お世話になっております。＿＿大学＿＿学部　氏名と申します。」という文章であれば大丈夫です。

こちらから希望日程を伝える際は、候補日を3つ以上伝えるようにしましょう。

希望日程と文章の場所は分け、時間帯まで記載します。希望日が少なすぎると、日程が合わずメールのやり取りが増えてしまうため注意が必要です。なお、指定された日の中から選ぶ場合は、日時を再度書くことで認識違いを防げます。

最後は、「上記の日程にてご検討頂ければと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。」などの文章で締めれば問題ありません。

署名

締めの文章の後は、署名を忘れずにつけましょう。署名とは、送った人の氏名や連絡先などの個人情報を記載したもので、署名を最後に付けるのがビジネスマナーです。

記入忘れを防止するために、自動入力を設定しておくことをおすすめします。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

下記では、インターンシップの日程調整メールの例文をご紹介します。状況に応じていくつかのパターンに分けてポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

学生から日程を提示する場合

件名：＿＿大学＿＿学部　氏名＿＿＿＿インターンシップ面接の日程調整について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の＿＿＿＿です。

この度は、インターン面接のご案内をして頂き、ありがとうございます。

私の都合の良い日時は以下となります。

＿月＿日（＿）＿：＿＿〜＿：＿＿
＿月＿日（＿）＿：＿＿〜＿：＿＿
＿月＿日（＿）＿：＿＿〜＿：＿＿

上記の日程にてご検討頂ければと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

インターンシップの採用担当者は、面接以外にもさまざまな業務を行っているため、何時から何時までの間というように、できるだけ時間帯に余裕を持たせることが大切です。

また、基本的に企業の営業時間内に時間を指定するのが基本マナーです。

企業から日程を提示された場合

＿＿大学＿＿学部　氏名＿＿＿＿　インターンシップ面接の日程調整について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の＿＿＿＿です。

面接日程のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
ご連絡いただきました日程の中から、下記日程で面接を受けさせていただきたく存じます。

＿月＿日（＿）＿：＿〜

お時間を作っていただき、ありがとうございます。
当日は何卒、宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

企業から日程を提示された場合は、「ご連絡いただきました日程の中から、下記日程で面接を受けさせていただきたく存じます。＿月＿日（＿）＿：＿＿〜」と前置きした上で、提示された中の1つを明記するのがマナーです。

再調整を依頼するメールを送る場合

＿＿大学＿＿学部　氏名＿＿＿＿インターンシップ面接の日程調整について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の氏名です。

大変申し訳ございませんが、ご連絡いただきました日程の都合が合わず、お伺いすることができません。
恐縮ではございますが、下記日程の中から調整していただくことは可能でしょうか。

＿月＿日（火）＿：＿＿〜＿：＿＿
＿月＿日（水）＿：＿＿〜＿：＿＿
＿月＿日（木）＿：＿＿〜＿：＿＿

こちらの都合で大変申し訳ございません。ご検討くださいますよう、何卒宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

提示された日程が合わない場合は、自ら可能な日程を提示することが大切です。「いずれの日程も合いません。」だけでは、面接を受けられなくなります。

再度、先方の都合が合う日程を提示してもらうこともできますが、その予定も合わない可能性もあるため、やり取りの手間を省くためにも、自ら3つ以上候補日を提示しましょう。

すでに確定した日程を変更してもらう場合

＿＿大学＿＿学部　氏名　インターンシップ面接の日程調整について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の氏名です。

先日は、面接日程のご連絡ありがとうございました。

大変恐縮ですが、お伺いする予定だった＿月＿日（＿）に大学テストが実施されることになりました。必ず受けなければならないテストであるため、お約束した面接にお伺いすることができません。

大変恐れ入りますが、別日に面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか？

お手数おかけし、申し訳ございません。
何卒宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

既に決まっている日程を変更してもらう場合は、理由と別の日程に変えて欲しい旨を記載します。いきなり希望日を伝えるのではなく、そもそも日程変更は可能であるか聞くことが大切です。

企業に日程を合わせてもらった場合

＿＿大学＿＿学部　氏名　インターンシップ面接の日程調整について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の氏名です。

日程を調整いただきまして、誠にありがとうございます。
下記の日程にてお伺いさせていただきます。

＿月＿日（＿）＿：＿＿〜

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

企業に日程を合わせてもらった場合は、感謝の気持ちを伝えることが大切です。また、認識のズレを防ぐためにも、再度確定した日程を記入しましょう。

面接をキャンセルする場合

＿＿大学＿＿学部　氏名　インターンシップ面接の日程について

＿＿株式会社
＿＿部＿＿課　＿＿様

お世話になっております。
＿＿大学＿＿学部の氏名です。

先日は面接の日時を調整していただきまして、誠にありがとうございます。

この度、大変申し訳ございませんが＿月＿日＿：＿＿より予定しておりました面接に、家庭の事情によりお伺いすることが難しくなりました。
大変お手数をおかけしますが、面接をキャンセルさせて頂けますでしょうか。

せっかくの機会にも関わらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となったこと心よりお詫び申し上げます。

何卒、ご理解頂けますと幸いです。
宜しくお願い致します。

—————————–
・氏名
・住所
・自宅番号
・携帯電話
・メールアドレス
—————————-

面接をキャンセルする場合は、面接に伺えない旨とその理由を明記します。申し訳ないという気持ちを伝えるために、謝罪することも忘れないようにしましょう。

インターンシップの日程調整メールを送る際のコツとして、以下の3つが挙げられます。

• 件名は変更しない
• 宛名は正式名称にする
• 希望日程は複数送る

コツを押さえることで、マイナスな印象を与えずに日程調整ができます。

件名は変更しない

1つ目のコツは、件名を変更しないことです。件名を変えてしまうと企業側は、管理が難しくなります。

そのため、企業から「面接日程のご案内」という件名でメールがきた場合は、「Re:面接日程のご案内」で返信すれば問題ありません。

宛名は正式名称にする

2つ目のコツは、宛名を正式名称で記入することです。メールで記載する場合は、宛名を正式名称で書く必要があります。

宛名のよくある間違いとして、以下のような例が挙げられます。

よくあるNG例

・（株）＿＿ / ＿＿（株）
・山田太郎御中

前述した通り、個人名には「御中」ではなく、「様」をつけます。

また、株式会社は省略せず記入しましょう。＿＿株式会社と株式会社＿＿の場合があるので、位置にも注意が必要です。

希望日程は複数送る

3つ目のコツは、希望日程を複数送ることです。

企業から提示された日程では都合が合わない場合、自ら都合のつく日程を再度送る必要があります。

このとき、候補日が1日だけだと合わない可能性があるため、最低でも3つ以上は送ることが大切です。

他にも、JobQより質問の投稿があったので、見ていきましょう。

面接の日程調整が合わないため企業から返信がない場合はどうすべき？

一昨日web面接予定だった会社からPC故障で面接できない状況だから日程をあらかじめ調整したい、明日までメールしますと急に連絡が来ました。

返信してから二日もたっていますけど、何の連絡もない場合はどうすればいいでしょう？

こちらから連絡してみてはいかがでしょうか...続きを見る

小さな会社を経営しております。プログラマーです。 それは...続きを見る

インターンシップの日程調整メールにおける注意点として、以下の3つが挙げられます。

• 誤字脱字がないか確認する
• メールを送るタイミングに気を付ける
• 返信が届いたら早めにメールを返す

日程調整メールでマナーを守れていないと、第一印象が悪くなってしまいます。選考に影響する場合もあるため、しっかり注意点を押さえた上でメールを書くことが大切です。

誤字脱字がないか確認する

1つ目の注意点は、誤字脱字がないか確認することです。

誤字脱字は、相手に雑な印象を与えてしまいます。メールを送る際は、誤字脱字がないことが基本マナーです。

メールを書き終えたら、誤字脱字がないか複数回確認するようにしましょう。

メールを送るタイミングに気を付ける

2つ目の注意点は、メールを送るタイミングに気を付けることです。

営業時間内にメールを送ることは常識であり、早朝や深夜の時間帯に送るのは非常識です。

メールを送るタイミングによってはマイナスの評価につながってしまうため、注意しましょう。

返信が届いたら早めにメールを返す

3つ目の注意点は、返信が届いたら早めにメールを返すことです。

やり取りがスムーズに進んだ方が、人事担当者に良い印象を与えられます。24時間以内に返信することを心掛けましょう。

今回は、インターンシップの日程調整メールの書き方について詳しく解説しました。

日程調整メールは、基本マナーを押さえた上で送ることが大切です。内容によっては、人事担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

ぜひ本記事を参考にして、インターンシップの日程調整メールを送ってみましょう。