退職届に記載する退職理由の例文や記載項目を解説！

退職届の退職理由は、基本的に一身上の都合で問題ありません。

「自己都合」や「私事」などもありますが、ビジネスでは「一身上の都合」が一般的です。

一身上の都合とは企業と関係のない個人的な事情を意味する言葉であり、退職時によく使用されます。

個人的な事情で退職を希望する場合は、退職理由について特に詳細な理由を書かなくて良いとされています。

一方で、早期希望退職制度や倒産の場合はきちんとその旨を記載すれば適切な保障を受けられますが、退職理由が「一身上の都合」の場合だと、失業保険についての手続きが複雑になる可能性があるため注意が必要です。

退職届に記載すべき項目は以下の通りです。

• 書き出し
• 退職理由
• 退職日
• 文末
• 届出年月日
• 所属部署・氏名
• 宛名

ただし、会社によって記載すべき項目が異なるため、すべてを記載する必要のないケースもあります。

また、会社によってパソコンでの作成を頼まれる場合やフォーマットが定められている場合もあります。

本人確認や少しでも誠意を示すためであれば、手書きでの作成を望む会社もあるため、状況に合わせて退職届を書くと良いです。
 

書き出し

書き出しには「わたくしごとではありますが」という意味があります。

「退職願」と書いた題から1行あけ、一番下に「私事」もしくは「私儀」と記載し、改行をして続きを書きます。
 

退職理由

退職届に記載する退職理由は細かく記載する必要がありません。

そのため、退職理由に関係なく「一身上の都合により」と書くのがおすすめです。

一方で、会社都合の場合は「一身上の都合」ではなく、具体的な退職理由を記載する必要があります。

会社都合での退職であるのに「一身上の都合」と記載してしまうと、自己都合による退職とされるため、退職後に失業保険の金額や期間などにも影響がでてしまうため注意しましょう。

具体的には、「早期退職のため」「事務所の経費削減のため」などのように会社と合意した退職理由を記載することが大切です。
 

退職日

退職願の場合は退職希望日を記載する一方で、退職届の場合は上司との話し合いで決めた日付を記入します。

退職日は、できるだけ早く報告することが大切です。14日前、または余裕を持って1ヶ月前には直属の上司に報告することで、手続きが進みやすくなります。

また、会社の公式書類に使用している元号または西暦に合わせて記載が必要です。

退職届はいつまでに提出と決められている場合があるため、就業規則を無視して退職届を提出してしまうと、受理されない可能性があるため要注意です。
 

文末

退職願の場合は「お願い申し上げます」など願い出る旨を記載するのが最適です。

一方で、退職届の場合は退職が確定した後に提出するため、「退職いたします」と事実を報告する旨を記載します。
 

届出年月日

文中に退職届を提出する日付を記載します。退職願の場合も同様です。
 

所属部署・氏名

退職日時点での所属部署や所属課を記載します。

なお、社長の氏名より自分の名前を下に書くようにしてください。書き出しを少し下げるのがおすすめです。
 

宛名

最高執行責任者の役職と名前を記載します。

代表取締役社長と記載するのが一般的であり、敬称は殿で自分の名前よりも上にくるように書くことがポイントです。
 

退職届に記載する退職理由の例文

退職届に記載するべき項目を含めた退職理由の例文は以下の通りです。

また、項目は以下のようにそれぞれ該当します。

• 書き出し：私儀
• 退職理由：一身上の都合により
• 退職日：20○○年●月●日
• 文末：お願い申し上げます。
• 退職年月日：令和〇〇年〇月〇日
• 所属部署・氏名：所属 〇〇部〇〇課　氏名 〇〇〇〇
• 宛名：代表取締役社長　〇〇 〇〇殿

自己都合や私事などで辞める場合は、退職届のビジネスシーンにどんな理由があったとしても「一身上の都合」と記載することが一般的です。

具体的な退職理由は書かず、「一身上の都合」で個人的な事情があるために辞めるということを伝えるのが基本です。

しかし、会社によっては詳細を説明しなければならないことがあるため、「新たな環境で自分の力を試したい」「昔からの夢だったことを実現させるために、勉強の時間を作りたい」などのポジティブな内容に変更が必要なケースもあります。
 

退職届は「一身上の都合」と記載をして紙で提出しますが、口頭で退職を伝える際には具体的な退職理由を伝える必要があります。

一身上の都合という理由だけで退職理由を詳細に伝える義務はありませんが、上司からの質問に答えなさすぎるとトラブルになる恐れもあるため注意しなければなりません。

具体的に退職理由を伝えないことで相手が自分に対して不信感を抱く可能性があるため、建前を使って退職理由を伝え、円満退職にすることが大切です。

口頭で具体的に退職理由を伝えることで、相手に理解してもらえるようにしましょう。
 

退職しなければいけない理由を明確に

口頭で上司に退職方報告する際は、退職届に記載した内容よりも詳細に退職理由を伝える必要があります。

退職する理由を上司や会社に理解してもらうことが大切であるため、あらかじめ考えておきましょう。

退職しなければいけない理由を明確にしないと上司からの引き止めに合ってしまいます。

すべての内容を前向きな理由に変換する必要はありませんが、ポジティブな内容に置き換えた説明も大切です。

前向きな理由に変換せずに本心をそのまま伝えてしまうと、円満退職が出来なくなってしまう可能性があるため注意しましょう。
 

不満や愚痴を避けてトラブル防止

退職理由を口頭で伝える際は不満や愚痴を避け、前向きな内容に変換することで会社との円満退職につなげるのが最適です。

ネガティブな発言はポジティブに置き換えることで、相手側と良好な関係をつくることが可能となります。

「不満な点を改善するので、退職はしないでほしい」と引き止めの口実につながる恐れもあります。

会社から不満についての改善案を提案されたとしても、必ずしも実現できるとは限らないため、退職する強い意志を持つことが大切です。

また、不満や愚痴を避けるだけでなく、会社側への感謝を伝えることも大切といえます。
 

退職届に関するよくある質問は以下の通りです。

• 一度提出した退職届は取り消せない？
• 就業規則を無視しても退職できる？
• 退職届が受理されないと退職できない？

退職届を提出する前に確認しておくべき重要な項目です。

知らずになんとなく退職手続きを進めると取り返しのつかないケースに陥るため注意しましょう。
 

一度提出した退職届は取り消せない？

会社側が取り消しに応じる義務はないため、基本的に一度提出した退職届を取り消すことはできません。

しかし、会社によっては受理の考え方や判断が異なるため一度相談することをおすすめします。

撤回することができない退職届に対し、退職願と書けば撤回できるといった解釈は間違いです。

退職願は会社に退職することを願い出るための書類です。

万が一退職を取り下げたい場合、人事責任者の承諾が上司に下りる前であれば、撤回できる可能性があると解釈した方が良いです。
 

就業規則を無視しても退職できる？

就業規則通りでなくても退職は可能です。

民法では退職希望日の14日以前までに辞意を表明するように定められていますが、退職希望日を守っていれば企業は罰則や拘束はできません。

会社と相談をすることで、14日以前より後に退職できる場合もあります。

会社によっては14日以上前に報告するように記載されている場合がありますが、会社が勝手に設定した日程であるため、原則14日以前までに辞意を表明すれば良いです。

会社と円満退職するためには就業規則を守ることをおすすめします。
 

退職届が受理されないと退職できない？

民法では「退職日の2週間前に退職の意思表示をすること」とされているため、2週間以上前に退職の意思表示をしていれば、退職届の受理とは関係なく退職できます。

直属の上司が退職届を受け取らない場合は、直属の上司のさらに上にいる上司に退職届を受け取ってもらえない事態を伝えるのが最適です。

自分の都合ではなく会社都合での退職である場合は、会社から退職届の提出を必要とされたときに提出しましょう。

会社都合の場合では、一身上の都合ではなく、具体的な退職理由を記載する必要があります。

「人間関係に悩まされている」や「仕事が肌に合わない」などを理由に、会社を辞めようと考えている方は多いでしょう。

しかし、上司へ退職理由をそのままの内容で伝えてしまうと、大きなトラブルへと発展する可能性があります。

基本的に退職理由は「一身上の都合」とされています。

上司から口頭で退職理由について質問を受けた際は、引き止められないかつ前向きな内容であると、円満退社につながるでしょう。

退職理由に悩んでいる方は、本記事の例文を参考にしてみてください。