履歴書をメールで送るなら何日以内？やり方やパスワードについても解説

就職・転職活動を行っている際、履歴書の提出が求められるケースはよくあります。

履歴書の提出方法は、郵送であったり、直接持参したりと、会社や企業によってさまざまです。

履歴書をメールで送る場合、何日以内に送るべきかを解説していきます。

日数関係なくなるべく早く送る

企業によっては「△月△日までに履歴書をメールで提出してください」と指定してくる場合もあります。

基本的に就職・転職活動での提出物は、指定された日付関係なしになるべく早く送るのがおすすめです。

もちろん締め切りまでにメールを送れば問題はありませんが、もしすでに履歴書の準備ができているならすぐに送るのがよいでしょう。

2〜3日以内に送るのがベスト

すぐに送れない場合も、もし提出日の指定がないなら、2〜3日以内にメールで履歴書を送るのがベストと言えます。

あくまで目安ですが、連絡から3日以内に対応するよう心がけてください。

2〜3日を超えてしまうときは一度連絡をする

履歴書の提出が2〜3日を超えてしまうときは、一度企業に連絡を入れるのがベターです。

履歴書の提出が遅れていること、具体的にいつまでにメールを送るのかを記載して、一度連絡をとりましょう。

なお連絡をする際は、応募先企業の営業時間内に送るようにしてください。

ここでは、メールで履歴書を送る方法について解説します。

実際どのように進めていくのか確認していきましょう。

1.履歴書を作成する

まずは、履歴書を作成します。メールで履歴書を送る場合は、WordやExcelで作成するのが一般的です。

履歴書のテンプレートは、インターネットで検索するとさまざまな種類が出てくるため、自分が使いやすいもの作成しましょう。

厚生労働省のからも履歴書のフォーマットが出ています。

もし迷った際は、ぜひ利用してみてください。厚生労働省のフォーマットは下記です。

厚生労働省履歴書フォーマット（excelA4版）
厚生労働省履歴書フォーマット（excelA3版）
厚生労働省履歴書フォーマット（PDFA4版）
厚生労働省履歴書フォーマット（PDFA3版）

履歴書のファイル名は、「履歴書+氏名+メール送信日」にするのがおすすめです。

2.PDFに変換する

履歴書が完成したら、PDFに変換しましょう。

PDFは受け取った人が開きやすいファイル形式です。文字化けが起こる心配もいりません。

さらにPDFは、第三者の編集ができないため書き換えられない点もメリットです。

作成した履歴書をPDFに変換する方法は簡単で、「名前をつけて保存」→「形式」をPDFに設定で変換できます。
 

3.履歴書にパスワードをかける

セキュリティの面も含めて、作成した履歴書にはパスワードをかけるとよいでしょう。

パスワードは強制的なルールではありませんが、万が一のためにパスワードをかけておくと安心です。

履歴書には自分の名前を始め、住所や電話番号が記載されています。個人情報が詰まっている書類にはパスワードをかけるのがおすすめです。

なおパスワードはアルファベットと数字のシンプルなものがよいでしょう。

また、パスワードをかけておくことで、セキュリティ対策がしっかりしているという面もアピールできます。
 

4.履歴書を添付するメールとパスワードを知らせるメールを作成

履歴書をメールで送る場合、2通のメールを作成する必要があります。

1つ目は「履歴書を添付するメール」、2つ目は「パスワードを知らせるメール」です。

2通に分けてメールを送る理由として、もし「履歴書を添付するメール」にパスワードがそのまま記載されていた場合、そのメールが流失した際にパスワードも同時に公開されます。

パスワードが書いてあるなら、履歴書を保護した意味がなくなるでしょう。

そのため「履歴書を添付するメール」と「パスワードを知らせるメール」に分けて送信するのが基本です。

5.履歴書を添付したメールを送信後、すぐにパスワード知らせるメールを送信

メールを作成後、最後にもう一度文章に誤りなどがないかをチェックしましょう。

送信して問題なければ、まずは履歴書を添付したメールを送信してください。

そしてその後すぐに、パスワードを知らせるメールを送信したら終了です。時間を空けてしまうと、企業担当者が「パスワードメールの送信を忘れているのでは？」と不安になってしまいます。

ここでは、履歴書にパスワードをかける方法を紹介します。

実際にパスワードをかけようとして、つまづいてしまった方や、事前にチェックしておきたい方はぜひ参考にしてみてください。

zipファイルにしてパスワードをかける方法

PDFへのパスワード設定は、有料版のみ可能です。

そのためPDFを格納したフォルダの圧縮ファイル（zip）に、パスワードをかけましょう。

1. 新規フォルダを作成し、履歴書のPDFファイルをそのフォルダへ格納
2. フォルダを右クリックし、「圧縮」→「.zip(pass)」をクリック
3. パスワード入力ダイアログが表示されるため、任意のパスワードを入力
4. 「OK」をクリックすると、圧縮ファイルが作成される
    

wordでパスワードをかける方法

Wordファイルであれば、PDFへ変換する際にパスワードをかけられます。

パスワードの設定方法は、以下です。

1. wordの「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
2. ファイルの保存場所を指定後、「ファイルの種類」を「PDF(*.pdf)」に設定
3. 「ファイルの種類」の下部にある「オプション」をクリック
4. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」のチェックボックスをクリックし、「OK」ボタンをクリック
5. パスワード入力ダイアログが表示されますので、任意のパスワードを入力
6. 「OK」をクリック
7. 「保存」をクリックすると、指定した保存場所にPDFファイルが作成される

次に、履歴書をメールで送るときの例文を紹介します。

例文を元に自分なりの文章を作成してみてください。

履歴書を添付したメールを送るときの例文

1通目に送る、履歴書を添付したメールの例文は以下です。

【件名】
応募書類提出の件/履歴書の送付/氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当　◯◯◯◯様

お世話になっております。
△△△△です。

ご指示いただきました応募書類の履歴書を送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、添付しました履歴書にはパスワードを設定しておりますので、後程パスワードをお送りいたします。
お手数ですが、ご確認いただけますようお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

パスワード知らせるメールの例文

履歴書を添付したメールを送ったあとに、送信するパスワード知らせるメールの例文は以下です。

【件名】
応募書類提出の件/パスワードの連絡/氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当　◯◯◯◯様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付いたしました△△△△です。
履歴書に設定したパスワードは以下の通りです。

パスワード：＊＊＊＊＊＊＊＊

お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
 

履歴書をすぐに送れないときのメール例文

【件名】
応募書類提出の件/氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当　◯◯◯◯様

お世話になっております。

△△△△です。

○月○日締め切りの履歴書の提出に関して、現在作業に遅れが生じており、
締め切り期限までの提出が難しい状況です。

大変勝手ではございますが、△月△日までに送付いたしますので、今しばらくお時間をいただけますでしょうか。

ご迷惑をお掛けしてしまい大変恐縮ですが、何卒、宜しくお願い申し上げます。

最後に、履歴書をメールで何日以内に送るべきかでよくある質問をみていきましょう。

今回は、以下3つの質問に回答していきます。

• メールを送るときのアドレスはどうする？
• 履歴書をメールで送るとき、スマホで送ってもいい？
• 手書きの履歴書をメールで送るのはNG？

それぞれ確認していきましょう。
 

メールを送るときのアドレスはどうする？

履歴書を送る際のメールアドレスは、個人のものを利用してください。

具体的には、gmailなどで問題ありません。

なお転職活動中に、現職の会社のアドレスを使って履歴書のメールを送るのは避けましょう。

履歴書をメールで送るとき、スマホで送ってもいい？

履歴書をメールで送るとき、スマートフォンで送付してもルール違反ではありません。

しかしなるべくスマートフォンより、パソコンの利用がおすすめです。

スマートフォンの場合、形式が崩れたり、思わぬミスが起こったりするリスクがあります。

手書きの履歴書をメールで送るのはNG？

基本的に履歴書は、PCで作るのがおすすめです。

手書きをスキャンしても良いですが、文字が潰れやすいなどのデメリットがあります。

スムーズに人事担当に読んでもらうためにも、指示がない限りはパソコンで履歴書を作成してください。

履歴書のメールは、なるべく早く2〜3日以内に送付しましょう。

履歴書にはパスワードをかけて送信したほうが、セキュリティ的にも安心です。

もし履歴書のメールで困っている方は、この記事を参考に進めてみてください。