履歴書に不備がありメールを再送する方法｜マナー・PDFの添付方法も解説

履歴書を送信した後に、「記入漏れがあった」や「写真を貼り忘れた」など不備があったことに気づくことがあります。

その場合は速やかに電話とメールの両方で連絡をし、正しい履歴書を再送しましょう。

電話やメールで伝えるのは以下3点です。

• 履歴書に不備があったこと
• お詫びの気持ち
• 再送する旨

不備があった場合のメールの例文

例）
〇〇株式会社　人事部採用担当 御中

この度貴社の求人に応募させていただきました、〇〇〇〇と申します。
この度は応募させていただき、ありがとうございます。

先ほど送信いたしました履歴書に不備がありました。
つきましては、こちらのメールにて新しく不備を訂正した履歴書を送付いたします。
私の不手際により貴社に大変ご迷惑をおかけしてしまったこと深くお詫び申し上げます。
以下が訂正された履歴書になっておりますので、ご査収ください。
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【添付内容】
・202212001_転職匠_履歴書(PDF)　
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例）
〇〇株式会社　人事部採用担当 御中

この度貴社の求人に応募させていただきました、〇〇〇〇と申します。
この度は応募させていただき、ありがとうございます。

先日ご指定いただいた書類一式を送付させていただきましたが、履歴書に不備を見つけたため、不備を訂正した履歴書を送付いたします。
また、この度は私の履歴書の書類不備により、お手数とご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありませんでした。
ご査定の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
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【添付内容】
・202212001_転職匠_履歴書(PDF)　
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企業宛に履歴書を送付したメールを送った後に、「受領しました」という旨の返信が届く場合があります。

選考中のメールのやり取りは、基本的に求職者側で終わらせるのがベストであるため、なるべく返信をしましょう。

ただし、企業側からの受領メール内で「返信はしなくて構わない」という旨が記載されている場合は、返信はしないでOKです。

もし返信をする場合は、以下の例文を参考にしましょう。

＜受領メールに対する返信の例文＞
履歴書確認のご連絡ありがとうございます。
書類選考の結果をお待ちしております。
宜しくお願い致します。

履歴書をPC（Word/Excrl）で作成する

履歴書は紙で提出する場合もありますが、データ化をしてメールに添付する形で提出するケースもあります。

今回は、履歴書をデータ化してメールに添付する場合の方法について解説します。

ぜひ、参考にしてください。

PC（Word/Excrl）で履歴書を作成する

PCで履歴書を作成する際は、WordまたはExcelで履歴書を作成しましょう。

手書きの履歴書をスキャンして添付しても問題はないのですが、文字が読みにくくなってしまうことがあります。

もちろん企業が指定したフォーマットがある場合は、そちらを使いましょう。

そしてPDF形式に変換しておくことも、忘れないようにしてください。

証明写真の合成方法

証明写真は、フォトスタジオなどで撮影したものを使用します。

画像データを読み込み、履歴書のフォーマットに貼り付けましょう。

所定の位置からずれないよう、気をつけてください。

証明写真に関する詳細は以下の記事からご覧いただけますので、併せて参考にして下さい。

関連記事
▶履歴書写真の撮り方・マナーまとめ｜男女別の注意点から撮影方法まで

ファイル名の付け方

応募者は多くいますので、採用担当者が区別しやすいようにファイル名をつけておきましょう。

たとえば、日付と名前を用いて「202212001_山田太郎_履歴書」などとしておくと、わかりやすいです。

履歴書は個人情報ですので、履歴書のファイルにはパスワードを設定しておきましょう。

また、履歴書は手書きとPCどちらが良いのか、JobQで投稿された関連質問を併せて見てみましょう。

転職活動の履歴書は手書きとパソコン作成のどちらが印象いい？

転職活動しております。

面接の持ち物で履歴書と職歴書とありました。

私的には、パソコンで入力して印刷がいいのですが、手書きの方がいいのでしょうか。

また、持っていく際は封筒にその2枚をいれて面接が始まる時に袋から出して渡すというのであっていますでしょうか。

パソコンで入力して印刷で十分です。封筒に入れる必要はありません。

提出を求められているのであれば、クリアファイルに入れて提出してください。

新卒のESはエントリー数が膨大になるので、手書きでオリジナリティを出すことが重要ですが転職においては…続きを見る

履歴書をPDFへ変換する

履歴書をPDFへ変換していないと、第三者や受け取った人が内容を改ざんすることも可能です。

そのため、履歴書をPDFへ変換する方法を解説します。

Mac・Windows別！履歴書のファイル名をPDFに変更する方法

履歴書をメールで送信する際に1番不安なのは、文字化けをして大事な情報が相手に伝わらないことです。

文字化けを解決するに1番最適なのが、履歴書のPDF化です。

Excel・Wordで作成した履歴書をPDFに変更するには

「名前をつけて保存」→「形式」をPDFに設定

という極めてシンプルな手順で可能です。

※「名前をつけて保存」のショートカットは以下の通りです。
Mac：command + ⬆︎+ S
Windows：command + shift + S

履歴書にパスワードをかける

履歴書は個人情報が記載された大切な書類です。

そのため履歴書にパスワードをかける方法を、ご紹介します。
 

履歴書にパスワードをかける方法

■Wordを使って履歴書を作る場合
1. 画面左上の「校閲」→「文書の保護」

2. セキュリティから文書を開くためのパスワードを設定

3. 確認のためパスワードを再入力
 

参照:Wordファイルをパスワードを設定する方法

履歴書のファイル名は「自分の氏名＋日付」

履歴書のファイル名を設定する際は「自分の氏名＋日付」でつけるようにしましょう。

自分の名前をつけることで、採用担当者が後から探す際にもわかりやすいので、「自分の氏名＋日付」でファイル名を設定するのが好ましいです。

本記事では、以下について紹介しました。

• 送信した履歴書に不備があった場合のメールの例文
• 企業から履歴書の受領メールが来た場合の返信方法
• 履歴書に不備があり再送する時の手順
• メールを再送する時は電話とメールの両方で連絡しよう

送信した履歴書に不備があり再送する時は、電話とメールの両方で連絡を行い、丁寧な対応を心がけましょう。