【エントリーシートのメール】正しい送り方や作成方法をご紹介

企業にエントリーすると提出しなければならない「エントリーシート」。

一般的には就活サイトからエントリーをしたさいにエントリーシートをWeb上やPC上で作成することが一般的です。

しかし一部の企業では、企業説明会でエントリーシート用紙を配布し、メールに添付して企業に返送するよう指示されることもあります。

手書きのエントリーシートをPDFにするメリットとは

手書きのエントリーシートをデータとして送付する際には、PDF形式で送付するのが一般的です。

PDFとは印刷様式をそのままデジタル形式で保存する方法です。

PDFを利用するメリットは3つ。

専用ソフトがなければデータを変更できないため確実であるという点と、郵送と比較してエントリーシート到着までに用紙の汚れを気にしなくてよいことと、輸送費がかからないことです。

手書きのエントリーシートをPDFで送るならスキャンして取り込む

手書きのエントリーシートをPDF形式で送る場合、スキャン機能のあるプリンターからスキャンしてデータを取り込む必要があります。

コンビニエンスストアのコピー機にもこの機能は搭載されていますから、自宅にコピー機がない人は利用してみましょう。

PDFに変換したエントリーシートをメールで送る際には、元となるメールを作成しなければなりません。

PDFをメールに添付する形で送りますから、メールの書き方やファイルの添付方法など何点か注意点があります。

エントリーシートをメールで送るときの注意点

エントリーシートをメールで送る時には、メールにエントリーシートを添付する形になります。

ですから、メールの本文も社会人として恥ずかしくないようにしっかりと作成しましょう。

会社名が間違っていないか、前株か後株か（株式会社○○なのか○○株式会社なのか）など、メール作成の基礎的なことを確認します。

また、エントリーシートを送ってくる学生はたくさんいますから、「開けてみないとわからない」では困ります。

エントリーシートのファイル名やメール件名も分かりやすいものにしましょう。

最後に、誤字脱字がないかどうかを確認して送信します。

エントリーシートをメールで送るときの件名

採用担当者のメールボックスは採用に関するメールが毎日たくさん届きます。

1日に100件以上のメールが届くなどということもざらにあるのです。

採用担当者に送るメールの件名は「エントリーシート送付（○○大学・山田○○太郎）」などのように、件名を読んだだけでどのような内容なのかが分かるようにします。

また早く読んでほしいがために【緊急】や【至急】などといれる人がいますが、エントリーシートの送付は緊急事態でも返信が必要なわけでもありません。

不要な文言は入れないようにしましょう。

エントリーシートをメールで送るときの例文

（件名）
エントリーシートの送付（○○大学・田中△太郎）

(本文）
株式会社　○○コーポレーション
人事総務部　××様

お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科の田中△太郎です。

添付ファイルにてエントリーシートをお送りします。
お忙しい中恐縮ですが、お手すきの時間にご確認いただけますよう、よろしくお願い申しあげます。

—————————————————
田中△太郎
○○大学・□□学部・○○学科　△年
携帯番号：080-××××-××××
メール：mailadress@××××.ne.jp
—————————————————

紙体エントリーシートのPDF化はプリンターのスキャン機能で簡単に行うことができます。

エントリーシートの記入をした後写真を貼り付け、そのままスキャンするだけです。では、エントリーシートをパソコンで作成した場合にはどのようにPDFファイルに変換したらよいのでしょうか。

エントリーシートをPDFで作成手順

エクセルやワードの文書をPDFファイルにするには、使っているパソコンにPDF印刷用ソフトのダウンロードをする必要があります。

有料のものもありますが、「Cube PDF」のような無料のものがありますので、探してみてください。

このPDF印刷用ソフトをインストールしてから、エントリーシートをエクセルやワードで作成し、「印刷」ボタンからPDF印刷にします。

PDFのエントリーシートをメールで送る方法

このようにPDF印刷したエントリーシートは、メールに「添付」することができます。

ファイル名を「エントリーシート＋氏名＋日付」に変更し、メールの送信画面から「ファイルの添付」を行います。

パソコンで作成し、PDF化したエントリーシートには、写真が貼り付けできません。

写真なしの場合は良いのですが、写真の添付欄がある場合はどのようにするのが良いのでしょうか。

エントリーシートに写真を添付する方法

スキャン機能のあるプリンターを使用し、証明写真をパソコンに取り込みます。

もしくは証明写真を写真館でとったという人はすでに証明写真のデータが手元にあることでしょう。

その写真データを横354ピクセル×縦472ピクセルの大きさにサイズ加工します。

そのデータをPDF印刷を行う前に、エクセルやワードファイルのエントリーシートに貼り付けることになります。

エクセルあるいはワードのエントリーシートを開き、メニューから『挿入→図』を選択、サイズ加工した証明写真のデータを選択することで貼り付けを行うことができます。

もし「どうしてもできない」という場合には、一度データを印刷し、写真を張り付けてからスキャン機能のあるコピー機でPDF化します。

エントリーシート送信時の注意点

近年個人情報の漏洩問題などが大きく取り上げられるようになったため、ITリテラシーの問題からPDFを開封する際にパスワードを要求するよう設定することもできます。

パスワードを設定したら、別のメールでパスワードを送付しましょう。

しかしながらパスワード設定をすることにも問題があります。

IT企業などパソコンやメールの扱いに詳しい企業にメールをする場合にはパスワード設定をしても良いでしょう。

しかしながら企業によってはメールの扱いになれていない人事担当者もいます。

そのため、パスワード設定をすると「開かなかった」と受け取られる可能性もありますから、エントリーシートを送付する企業によって対応を変えるのが良いでしょう。

気になるエントリー数はどうする？

エントリーシートに記入した後は、応募しましょう。

どれほど応募するかはあなた次第ですが、他の人はどれくらい応募しているか気になりますよね。

こちらの記事を参考にしてみるとおすすめです！就ぷらが運営しているエントリーシートのノウハウが載っています！

近年パソコンやメールでのやり取りが増えたため、エントリーシートをメールで送付してほしいという企業も増えてきました。

企業に入社した後も必ずパソコンを扱うことになります。

「パソコンは苦手」「メールの扱いに不慣れ」という人は、エントリーシート作成を機に勉強してみてはいかがでしょうか。