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事務職の志望動機|履歴書・転職面接で使える例文・サンプル

事務職の志望動機|履歴書・転職面接で使える例文・サンプル

事務職は、比較的多くの求人が出ている職種です。そのため、「事務職に転職することは簡単だ」というイメージを抱いている方もいるのではないでしょうか?結論から言うと、「事務職」と一言で言っても専門性の度合いに幅があり、採用試験の難易度は様々です。希望する事務職の採用情報を見つけたら、入念に準備するに越したことはありません。今回は、経験者と未経験者に分けておすすめの志望動機をご紹介します。NG例も載せてありますので、志望動機を書く際の注意点も押さえておきましょう。

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事務経験者の志望動機の例文(サンプル)・書き方とNG例


他企業での事務職経験は、大きなアピールポイントになります。

どの程度の期間、どのような内容の仕事に携わっていたのか、具体的に書きましょう。

そうすることで、即戦力になることを印象づけられます。


志望動機の例文

【例文】
「これまでは、事務職としての経験と即戦力を活かして働きたいと考え、派遣社員として○年間働いて参りました。

しかし、より幅広い業務に携わりたいと思うようになり、一般事務職への転職を決意しました。

中途採用者に対しても充実した研修制度が設けられている点に魅力を感じたとともに、貴社の○○な社風に共感したため、貴社を強く志望しております。

パソコンスキルとしては○○と○○の資格を取得しており、Excelを使ったグラフ作成などにも自信があります。


書き方のポイント

持っている事務職スキルを明確に伝えましょう。

特に、取得している資格があれば、客観的な指標として大きなアピールポイントになるので、必ず記載しましょう。

経験者は、単に勤務していた年数だけを述べるのではなく、どんな事務処理ができるのかといったところまで伝えてアピールしましょう。


面接での伝え方

面接では、事務職の仕事を通じて周りに貢献できたエピソードや、タイピングのスキル、素早く資料作成が出来る点などをアピールするといいでしょう。

資料作成スキルについて話す場合は、過去に作った資料を持ち込み、見せながら説明をすると、理解してもらいやすいです。

「この会社でこの事務がしたい」という熱意をしっかり伝えましょう。


NG例

【NG例】
「事務職として5年ほど勤務してきましたが、事務処理はいつも決まったことをしておりました。貴社に入社した暁には、幅広い業務内容を教えて頂きたいと考えております。」


これでは、事務処理能力の低さをアピールする形になってしまいます。

また、事務処理能力を高めようと思えば、自ら資格取得をしたり、スクールに通うといった手段もある中で、「入社してから教えてもらう」という受け身な姿勢をとっている点も、印象が悪いです。

事務未経験者の志望動機の例文(サンプル)・書き方とNG例


事務未経験であっても、「事務能力が全くない」ということはないはずです。

パソコンを使ったことがあるならば、誰でも、何かしらアピールできる事務能力があるはずです。

事務職に活かせる能力を提示し、「それを転職後に活かしていきたい」と伝えましょう。


志望動機の例文

【NG例】
「これまでは営業職として勤務して参りました。ただ、営業職と言いましても、お客さまにお渡しする資料や報告書の作成などの事務作業も行なっておりましたので、パソコンの作業に支障はございません。
事務職は未経験ですが、営業により培った根気強さを活かし、貴社の戦力となれる事務職員を目指していきたいです。」


書き方のポイント

営業職であっても、事務業務をしていた経験があれば、このように積極的にアピールすべきです。

また、この志望動機のように、他業種で培った能力を伝えることで、採用担当者に即戦力として判断してもらえる可能性も高まります。

他業種からの転職を決意したきっかけとして、「事務職の魅力に気づいた」という点を積極的に伝えていきましょう。


面接での伝え方

事務業務ではどのようなことができるのか、資料などがあれば、持参しましょう。

また、「他業種として勤務する中でどのような点に事務職の魅力を感じたのか」を聞かれる可能性がありますので、事務職の魅力として挙げられる点をいくつか用意しておきましょう。

面接では「積極的に事務職について学び続けていきたい」という前向きな姿勢を見せましょう。


NG例

【NG例】
「事務職はパソコン操作がある程度できればこなせると思い、応募しました。ミスなく正確に処理できるよう心がけて業務に向かいたいと思います。」


 事務職を志望しながら、事務職の仕事に誇りをもっているわけではないことが伝わってきます。

これはスキルがあるかどうか以前の問題です。「事務職をしたい」という熱意の伝わる志望動機にしましょう。

新卒で事務職に応募する場合の志望動機の例文(サンプル)・書き方とNG例


新卒で応募する場合には、志望動機を裏付ける「前職での経験」がありません。

それでは、新卒で応募する場合は、どのような志望動機を書けば良いのでしょうか。

新卒就活向きの例文をご紹介しましょう。


志望動機の例文

【例文】
私は大学で○○サークルに所属し、3年次には副新歓代表を務めました。

私は、新歓活動を円滑に進めるために、自ら『エクセルで新入生の情報をまとめて共有する』ことを始めました。

その結果、新歓代表や他のサークルメンバーに『地道な作業をやってくれてありがとう。役に立った。』と感謝され、大きなやりがいを感じました。以来、事務処理を通じて他部署を支えることのできる事務職の仕事に関心を抱くようになりました。

御社に入社してからも、『どうすれば会社組織に貢献できるか』を自ら考え、実行できる事務職員を目指します。


書き方のポイント

学生時代の経験をもとに志望動機を書くことで、説得力が高まります。

上記の例は「サークルの副新歓代表」という設定で書きましたが、これは一例に過ぎないので、あなたの経験に合わせて書きましょう。

つまり、「事務処理作業を通じて周りに貢献し、やりがいを感じた経験」と結びつけて志望動機を書くと良いということです。


面接での伝え方

面接では、事務処理により周りから感謝されたエピソードを、より詳しく話すと良いでしょう。

また、パソコンスキルに自信がある場合は、資格やタイピングスキルなどをアピールしましょう。

更に、事前に会社情報を調べ、「御社の○○な企業理念/ビジョンに共感した」と伝えることで、入社意欲の高さをアピールできます。


NG例

【NG例】
「転勤や残業が少なく、働きやすい点に魅力を感じ、事務職を志望します。特に御社は育休・産休制度も整っているので、長く働きやすい職場だと考えました。」


志望動機として、待遇面のことだけを書くのはNGです。

仕事内容への関心、企業ビジョンへの関心をメインに、志望動機を書きましょう。

40代以上の事務職未経験者が応募する場合の注意点


40代以上かつ未経験者となると、転職の難易度は自ずと上がってきます。

そうした中で採用確率を上げるためには、資格の取得がおすすめです。

特に専門性の高い分野の事務職に転職する場合、資格取得は効果的です。

どのタイプの事務職に転職するかによって、取るべき資格も異なるので、確認していきましょう!
 

一般事務職に転職する場合

一般事務とは、事務職の中でもっとも専門性の低い職種です。

データ入力や書類の作成・処理・整理をしたり、郵便物の仕分け・発送や電話対応・来客対応をしたりと、業務内容は広範囲に渡ります。

特別な資格やスキルは不要という場合が多いですが、小規模な会社であれば、営業、人事・労務や経理、総務など、やや専門性の高い事務作業を幅広く担当するケースもあります。

資格を持っていて損はありません。

採用に有利な資格としては、秘書検定、TOEIC、ビジネスマナー検定、Microsoft Office Specialist、日商簿記検定等が挙げられます。


営業事務職に転職する場合

営業事務職とは、主に営業部の仕事のサポートを行う事務職です。

具体的には、資料や書類の作成や、商品の在庫や納期の管理、顧客からの電話及びメール対応などを行います。

採用に有利な資格としては、秘書検定、TOEIC、ビジネスマナー検定、Microsoft Office Specialist等が挙げられます。また、営業職経験も、採用に有利に働く可能性が高いです。


経理事務職に転職する場合

経理事務職とは、帳簿の仕訳と転記、会計ソフトへの入力、現金の出納管理などを行う事務職です。
給与計算や年末調整等も行います。

採用に有利な資格としては、日商簿記検定、ファイナンシャルプランナー、会計士・税理士などが挙げられます。


貿易事務職に転職する場合

貿易事務職とは、商社やメーカーなどで、輸出・輸入に関連する「貿易書類」を作成したり、内容確認、送付をしたりする事務職です。

英文書類を読み書きできる程度の英語力が必要になります。

採用に有利な資格としては、TOEIC、貿易実務検定、通関士などが挙げられます。


医療事務職に転職する場合

医療事務とは、病院等の医療機関で患者さんの応対をする他、医療費の計算や、保険者への診療報酬の請求を行う事務職です。

医療費の計算では、正確かつスピーディな計算能力が求められます。

採用に有利な資格としては、診療報酬請求事務能力認定試験、医療事務管理士、医療事務実務能力認定試験などが挙げられます。


不動産事務職に転職する場合

不動産事務職とは、不動産賃貸/販売/仲介会社で、電話応対、チラシ作成、契約書類の作成、物件情報の整理などを行う事務職です。

賃貸業がメインの会社であれば、家賃管理や契約更新、家財保険手続き、入居申し込み受付等の仕事も担当する場合があります。

採用に有利な資格としては、宅地建物取引士が挙げられます。

まとめ

事務職の経験がある人もない人も、「事務職に対する熱意」を必ず伝えるようにしましょう。

事務職は、正確さとスピードが求められる、大変な仕事です。

「何かの仕事の補佐だ」という甘い認識でいるのであれば、その考えを改めてから転職活動に臨む必要があるでしょう。

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