【会社を休む時のメール】正しい伝え方を例文付きでご紹介の画像

【会社を休む時のメール】正しい伝え方を例文付きでご紹介

皆さん、どんな理由で会社を休むことがありますか。また、会社を休むときには、どんな方法で会社に連絡をしていますか。昔は、会社を休むときには、電話で連絡するのが、主流でした。しかし、近年は、インターネットなどのネット技術の進歩により、メールが普及し、会社を休むときには、メールで連絡する人が、増えてきている現状があります。

会社を休むときの理由について

体調不良で会社を休むときは

もし、体調不良で会社を休むときは、電話なり、メールなりで、どんな連絡の仕方をしていますか。

電話の場合は、体調不良で会社を休むと、連絡すると、どこが悪いのかと、身体のどこが不良なのか、必ず聞かれます。

体調不良で、会社を休むとメールで連絡した場合は、電話のように、詳しく聞くことができないので、あまり詳しく聞かれたくない人は、会社を休むときには、メールで連絡をする人が多くいます。


頭痛や腹痛でも会社を休めるか

では、会社を休む理由では、どんな症状が多いと思いますか。

また、どんな理由が、会社を休むことが、許されないと思いますか。

会社を休むことが、許されない理由には、下記のようなものがあります。

  • 頭痛
  • 腹痛
  • 二日酔い

まず、頭痛に関しては、ほとんどの人が、経験しているもので、特に、特別な病気として認められにくいためです。

しかし、頭痛にもさまざまな種類があるので、いくら許されない理由だと、考えても、無理はしないことが大事です。

次に腹痛ですが、これも一般的によく起こる症状のため、理解されにくくなります。

しかし、この腹痛も頭痛の症状と同じようにさまざま種類があり、緊急を要すものも、ありますので見極めることが重要になります。

最後の二日酔いは、これは、許されない理由というよりは、会社を休む理由として言うべき症状ではないまた、理解されにくい症状です。


他に会社を休んだ方がいい理由はあるか

では、自分はこのくらいの症状では、会社に行けると思っても、会社を休んだ方がいい理由とはどんなものでしょうか。

会社を休んだ方がいい理由には下記のようなものがあります。

  • 自分が無理して会社に行くことで、他の人に迷惑がかかる
  • 肉体的にも、精神的にも疲れて会社に行く気がでない

1項に関しては、吐き気などの症状があって、朝食を食べることが、できなく、39度近い発熱がある、いわゆる風邪の症状と思われる時には会社を休むべきです。

そのような状態で会社に行くと、仕事が手につかないばかりか、他の人に風邪を移すことになり、迷惑になるため会社を休むようにしましょう。

2項に関しては、家族や身内などが病気や怪我をしている現状や親戚に不幸があっと時などの心配事がある場合は、会社に行っても、仕事に集中することができません。

また、集中力が欠けて足りないため、怪我や問題を起こすことにもなりかねないため、会社を休むと判断するべきです。

関連相談

会社を休むときの連絡手段


他項でもお話しましたが、会社を休むときの連絡手段には電話・メールがあります。

また、携帯電話・スマートフォンなどでのメール以外に、「メール」「スケジュール」などの機能が使える社内のネットワークを利用したグループウェアなどでも連絡することが可能です。

それでは、会社を休むと、連絡するときに注意する点についてお話します。

会社を休むときに限らず、上司などに連絡や報告する際には、5W1Hが大事です。

会社を休むときには、誰に連絡するのか、いつ連絡するのか、どんな方法で連絡するのか、どんな理由で連絡するかといったことを確認することが大事。

また、2日以上会社を休むときには、自分の経過を報告することも必要になります。

例えば、風邪などで会社を休むときには、熱は下がったのですが、まだ、食欲が戻らずなど自分の現状を伝えましょう。


会社を休むときは電話連絡すべきか

会社を休むときは基本は電話で連絡しましょう。

自分が電話で連絡できる状態なら、電話で連絡するのがベスト。では、なぜ、メールなどより電話がよいのでしょうか。

それは、電話の方が、自分の意思が伝えやすくなるからです。

特にどうしても会社を休むときは、メールでの連絡では緊急性が伝わりにくいので電話で連絡するようにしましょう。

 

また、電話で連絡することで、対話になり、自分が抱えている仕事などの引き継ぎもできるなどのメリットがあります。


会社を休むときの連絡はメールでも許されるか

会社にもよりますが、基本的な会社を休むときの連絡は、メールでも許されます。

会社を休むときのメールでの連絡が、許されるケースは下記のようなものがあります。

  • 会社を休むとき電話で連絡しようとしても、体調が悪くて、電話で連絡できないとき
  • 自分の子供などの家族への病院への送り迎えや親戚などの不幸や法要など以前から、会社を休むことがわかっているとき
  • 会社を休むといった連絡が遅れ、連絡したい上司が会議や打ち合わせなどで不在が予想されるとき

など。


連絡をメールでするときのメリット・デメリット

会社を休むときメールで連絡するときのメリット・デメリットについて触れます。

会社を休むときメールで連絡するときのメリット

  • いつでも、どんな場所でも連絡することができる
  • 自分の症状を上司などに詳しく連絡することができる

など。

会社を休むときメールで連絡するときのデメリット

  • 文章で連絡するため、自分の意思が伝わりにくい
  • 電話連絡よりも緊急性を感じてもらいにくい

などがあり、特に、緊急に休む場合で、電話をすることができる状態であればメールではなく、電話で連絡するようにしましょう。

関連相談

会社を休むときに送るメールの例文など


ここでは、会社を休むときに送るメールの文章で必要ポイントについて説明します。

会社を休むときに送るメールの文章で必要なポイント3つ。

  • どんな理由で会社を休むのかといった件名

    例えば、風邪による体調不良での欠勤のご連絡
     
  • 上司の名前・挨拶・会社を休む理由・お詫びなどのメールの本文

    例えば、□□課長 おはようございます。大変申し訳ありませんが、体調が悪く本日、会社を休ませていただきたくご連絡します。
     
  • 会社に迷惑を掛けることになるためのお詫びや今後の話などの結び

    例えば、私の仕事の件でご迷惑を掛けるかもしれませんが、よろしくお願いいたします。


となり、メールの構成としては、件名・本文・結びになります。


会社を休むときに送るメールの例文

メールの例文については、前項で少し触れました。ここでは、具体的に会社を休むときに送るメールの例文を紹介します。

 

メール件名の例文は、「大変申し訳ありませんが、本日は会社を休ませていただきます」「大変申し訳ありませんが、欠勤します」「申し訳ありませんが、本日は欠勤させていただきます」など。

会社を休む理由の例文には「体調が悪くて」「家族の病気で病院に連れていくため」「親戚の不幸」「高齢の両親の病院への送り迎えのため」など。

メール結びの例文には「ご迷惑をお掛けしますが、何卒よろしくお願い致します」「ご迷惑をお掛けしますことをご承認していただきたくよろしくお願いいたします」など。


メールに書く内容で気を付けたいこと

会社を休むときに、メールで連絡する際に気を付けたい内容について説明します。

メールに書く内容で気を付けたいことは、言葉の表現です。

どの言葉かと言いますと、「休む」という言葉です。一般的にお休みしますと、いった表現をする人が多いのではないでしょうか。

自分のメールの文章で、この「休む」に“お”をつけたい表現は不自然ではありませんか。

自分に敬語を使っていることになります。

ですので、メールの文章の言葉としては、「お休ませていただきます」ではなく「休ませていただきます」が正しい日本語の使い方になります。

また、自分が会社を休むことで、上司をはじめ、先輩・同僚などに迷惑を掛けることになるので、そのお詫びの気持ちをメールの文章で伝えることも忘れないように注意しましょう。


会社を休むときに電話連絡をする場合の例文

会社を休むときに電話連絡でのポイントは「会社を休む理由として上司などに納得してもらえること」です。

例えば、おはようございます。大変申し訳ありませんが、昨日から体調が悪く、今朝体温を測ったら39度近い熱があることがわかり、本日会社を休ませていただきます。

といったような連絡をすれば、よほど酷い上司でない限り、会社に出でこいとは、言われない納得される内容になっています。

関連相談

会社を休むときの連絡方法などの疑問点を解決


ここでは、会社を休むときの連絡方法の疑問点について触れてみます。

ラインで会社を休むと伝えるのは問題ないか・会社を休むメールに対して返信するときはなどがあり、次項からそれらの疑問点について説明します。


ラインで会社を休むと伝えるのは問題ないか

ラインで会社を休むと伝えるのは問題ないか。

基本的には問題はありません。

また、ラインでの連絡だと、会話方式のように、上司などとやり取りできるメリットがあります。自分が病気などで身体がきつくない状態であれば、むしろラインでの連絡はベスト。

しかし、ラインの場合は、言葉が短くなったり、素っ気ない言葉を使ったりしやすくなるので、そのことをよく理解した上で使用するように心がけましょう。


会社を休むメールに対して返信するときは

会社を休むと、メール連絡をしたあとに、そのメールに返信が届いたときには、メールに書かれている内容にしっかり回答するようにしましょう。

返信メールには、「了解しました」といった単なる短い返信や症状の詳しい内容を知りたかったり、あなたの仕事内容を知りたかったりといったメールも届くことがあります。

そんなときは、面倒くさがらず、しっかりと丁寧に回答することが大事です。

関連相談

まとめ

ここまで、会社を休むメールの書き方・会社を休む電話の仕方などについて説明してきましたが、いかがだったでしょうか。

会社を休むときは電話が基本ですが、無理に電話での連絡にこだわらず、自分の体調などを考えて臨機応変に対応することが大事ではないでしょうか。

この記事に関連する転職相談

休みが少ないのはIT業界だから仕方がないことなのですか?

it業界を志望しているのですが、大手it企業でも夏季休暇が3日や全くないという募集をよく見かけますが、これは業界的に仕方ないことなのでしょうか?メーカーなどは5日あって羨ましい気持ちになります

GW明けに姿を消した新入社員をどう思いますか?

私はある新入社員の指導係として4月から一緒に仕事をしていました。 しかし集合時間になってもその新入社員は現れず、人事や総務に連絡しても連絡はないとのことです。 新入社員とは何度か呑みに行ったこともあり、連絡先を知っていたので連絡しても...

率直に、週休3日制の正社員制度についてどう思われますか?

率直に、週休3日制の正社員制度についてどう思われますか? 現在数少ない企業が導入していますが、IT系と人手不足の業界にしか増えてきてはいません。 今後週休3日制が一般的になったら、あなたは転職を考えますか?

祝日に仕事があるのは普通ですか?

今日は敬老の日ですが、私の会社ではいつも通り仕事がありました。 これって普通のことですか? それから祝日に出勤したら休日出勤手当は出るのでしょうか?

休み明けの仕事を楽しくする方法を教えてください。

お盆休みに限らず、休み明けの仕事ってなぜこんなに辛いのでしょうか。 休み明けの仕事が楽しくなる方法を何か教えて欲しいです。 お願いします。

お盆に出勤したら休日出勤になりますか?

こんばんは。 新卒で入った会社なのですが、上司に「お盆は出勤して、別の日に休日を取ってもらう」と言われました。 これって休日出勤になるんですかね? ぜひ教えてください。

隅田川花火大会で上司と歩く彼女を見ました…

昨日は隅田川花火大会でしたが、彼女の仕事が忙しいということで、僕は1人で見にいきました。 しかし、会場に上司と彼女が一緒にいるところを見てしまいました。 動揺してその場から逃げてしまい、今日は会社を休みました。 私はどうすれば良いの...

火星が接近しているようなので会社を休んでも良いですよね?

火星が大接近しているようですが、明日は会社を休んでも良いでしょうか。 もし火星と地球が衝突するようであれば、人類は滅ぶと思います。 そんな時に会社に行っている場合ではないと思います。 みなさん、働いている場合ですか?

労働基準法に休憩の時間に関する決まりってありますか?

中小企業で働いています。 弊社の労働環境はかなりブラックだと思っています。というのも、労働時間が9時間以上あり、休憩時間という枠はありません。 休憩は、各自その9時間以内に取るなりなんなりして調整しないと、継続して働き続けるという事に...

何故有給休暇が消滅することは違法にならないのでしょうか?

与えられている有給を消化できなくて消滅する会社がいくつかあると思います。 消化できない場合は買取る等の対策をとることで、不平等が起きないような工夫が施されているように思いますが、自分の会社は有給は消滅されるようです。 新卒で入社した...

この記事に関連する記事

労災の休業補償とは?給付の種類や内容などを詳しく解説!

みなさんは労災の休業補償についてどのくらいご存知ですか?休業補償はずっと支給されるのではなく、怪我や病気が治ったとき...

有給休暇とは?取得の条件や取れなかった場合の対処法などをご紹介!

みなさんは有給休暇についてどのくらいご存知ですか?有給休暇とは、就業規則や労働協約によって与えられる法定外休暇に該当...

特別休暇と有給休暇の内容や違いについて詳しく解説!法定休暇・法定外休暇についてもご紹介

みなさんは特別休暇と有給休暇の違いをご存知ですか?特別休暇は、法律で決まっている休暇ではなく、勤務先の企業が福利厚生...

【パートの休憩時間】時短勤務が注目されてる理由を詳しくご紹介

皆さん、パートの休憩時間についてご存知でしょうか。この記事では、パートの休憩時間や、パートの休憩時間を考慮した効率の...

【会社の早退】どんな理由なら許されるの?

会社を早退したいけれど、いまいちいい理由が思い浮かばない…そんな時に参考にしてほしい理由と、早退してしまった後...

今後のキャリアや転職をお考えの方に対して、
職種や業界に詳しい方、キャリア相談の得意な方がアドバイスをくれます。

相談を投稿する場合は会員登録(無料)が必要となります。
会員登録する 無料
JobQ運営局
株式会社ライボJobQ運営局の公式アカウントです。

 関連キーワード

この記事が気に入ったらいいね!しよう

無料ユーザー登録
無料で相談を投稿する
カテゴリ
メニュー