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社会人8年目、私も未だにこの領域には苦手意識がありますw "朝起きた時に"ということでは無いのですがこれについて思ったことを返答させていただきます。 ご言及されている通り「何かを変えることですぐに効率化すること」と「時間をかけて効率化すること」の2つに分けて考えるのは正しい気がします。その上でまずは前者からご研究されるということで良いのではないでしょうか? 「何かを変えることですぐに効率化すること」で私がやってるの中で一般的なものとしては: --------------- - タスク管理ツールを使うようにする (Todoist、Trelloなど)、且つタスク管理ツールは常に開いている状態にする - ブラウザのブックマークバーを必要なものだけに整理する、良く使うページをタブ固定機能などで常時表示する - メール文面などで頻繁に使う文章をショートカットに登録する - 集中するときはイアフォンで音楽を聴く - などなど --------------- 例えば上記のようなのものです。 (ちなみに私は毎朝、上記したタスク管理ツールでやることとやらないことを整理しています) 業務効率改善は1日にして成らずで、色々なトライアルアンドエラーを積み重ねてやっていくもののはずなので、日々焦らず改善することだと思います。 "業務効率改善"または"タスク管理"などの本を購入して読んでみるのもおすすめです。まさに業務の整理の仕方のテクニックなどが紹介されているものが多いのでぜひ!
①やることリストを洗い出す。 ②どのくらいの時間で終わるか見積もる。 ③実際に仕事する。タイマーで測る。 ④計画との差分を確認して、改善策を考える。 計測できないものは管理できません。業務効率化の第一歩は、現在の生産性を把握することだと思います。
「業務効率」・・ですか。なんだか微妙な気分になります。 当然の原則みたいなものがあります。 原則1: 売上や利益、経費削減に貢献していないものは、いくら効率良くやっても、会社には全然関係ありません。 原則2: 作業を早くすることで得られる効率は最大でも10%とか20%です。作業をやらないで得られる効率は100%です。 さて、会社が従業員に指示している作業を全部積み重ねてみると、きちんと作業をすると家に帰れるはずがない、ということが多く、つまりみなさんどこか何かやってないです。その抜けてるとこがバラバラです。抜き具合に応じて残業時間が違いますけど、100%でないのですから、五十歩百歩です。 事業としての本質的な業務より、報告や安全面などの補助的な業務のほうが優先度が高いです。工事が遅れるのは理由をつければいくらでも遅れることができますけど、報告を怠ることは許されないからです。そして迫真の理由をつけることに関しては、みなさん天才です。 更に、多くの人が一生懸命やってる作業の最終的な目標が「部長の納得」とかだったりします。納得はお金には関係ありません。罫線や余白を直し、論理的・・と言えば聞こえがいいですけど、事実と事実をつなぐつじつま合わせに努力するのは、まったく利益に貢献しません。 就職して2ヶ月の質問者様が何か業務効率に関してできること、というのはそれほど多くはないのですけど、周囲の作業をよく見て頂いて、それから「これをやらなかったら何が起こるんだろう?」と考えた時に「何も起らない」という結論のものは、いつかやめなさいと指示できる立場になったら、バッサリ切って頂けると、会社の利益に貢献し、またみんな面倒な作業から解放されて、家族と幸せに過ごせる時間が増えて、人類の幸福にも貢献できます。
やらなくて良いもの、人にお願いした方が良いものは自分でやらないようにする、というのは前提で、その上でいかに自分の処理速度を上げるか、という部分についてですが、 私は、メリハリをつけるようにしています。 疲れたらすぐ休む、5分でも良いから休憩する。 集中できている時には休憩時間になっても休憩しない。 休憩時間を自分で自由に決められる環境なのでこのような形で、やってます。 一番もったいないな〜と思うのが、集中出来てない、と分かりながらもその状態で仕事を続けることです。 それなら、10分だけでも休憩して心のリフレッシュをしてから取り組んだ方が効率的です。 休憩には散歩がオススメです。 私の経験上、散歩して帰ってきたら何故か心機一転頑張ろうという気持ちになっていることが多いです。 理由は分かりませんが。 散歩の最中に、戻ったら一気にやるぞ!みたいに自分に意識付けしているのがいいのかもしれません。