【OB訪問のメール返信】日程調整やお礼の書き方・時間帯のマナーは？

OB訪問はほとんどの場合がOBとメールでやりとりすることになります。

ビジネスマナーに沿ったものにすべきなのは分かっていても、就活を始めたばかりの学生にとってはなかなか難しく悩むところだと思います。

ポイントをおさえて確認していきましょう。

メール返信にNGな時間帯はいつ？

夜遅くにメールの返信をするのはマナー違反です。

遅くても22時までと考えてください。

OBからのメールにはなるべく早く返信するのが基本ですが、深夜の返信にはあまり良い印象を持たれません。

メールの返信が夜遅くなってしまいそうだという場合には、朝送信することがおすすめです。

理由としては、朝受信したメールはフォルダの上部にあるため確認されやすいからです。

OBからの早い返信も期待できますし、結果自分の返信もその日中に送ることができるようになり、スムーズに話が進むのでお互いの負担を減らすことができます。

相手が知り合いの時のメールは？

OB訪問の相手が大学のゼミやサークルの先輩、その他繋がりのある人という場合もあるでしょう。

ここで注意したいのは、先輩や知り合いであっても相手は社会人であり自分のために時間を作ってくれるというところです。

OB訪問においては面識のあるなしは関係ありません。

自分のために時間を作っていただくことに対する感謝を忘れずに、ビジネスマナーを守ったメールを送りましょう。

OB訪問の日程調整をスムーズに進めるために、日程調整メールの基本を確認していきましょう。

件名で内容が分かるように

これは日程調整メールに関わらず大切なポイントですが、件名はそれを見ただけでメールの内容が分かるように書くことがポイントです。

仕事の忙しいOBの場合特に、メールをゆっくり確認できないという人もいます。

件名だけで「OB訪問の日程調整がしたい」ということが伝わるように意識して決めましょう。

• 件名の例
  • 【OB訪問のお願い】○○大学○○（氏名）
  • 【OB訪問の日程調整の件】○○大学○○（氏名）

上記のように、件名に大学名と氏名を記載します。

幅広い日時の候補を提案しよう

【日程調整メール例文】

下記いずれかの日程でご都合よろしい日はございますでしょうか。

○月○日（○）12:00〜20:00
○月○日（○）10:00〜18:00
○月○日（○）13:00〜20:00

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 社会人は学生とは比べ物にならないくらい忙しいことが多いです。

自分勝手な提案にならないように気をつけて、こちらから日時の候補を提案します。

具体的には、2週間後くらいまでの中で3、4日程度の候補をあげてOBに選んでもらうのがベストです。

1ヶ月以上先の日程の提案は、OBのスケジュールが分からない可能性が高いため避けてください。

また、自分が確実に都合のつく日を確認した上で提案してください。

日程が決定してからの変更はOBに迷惑をかけることになってしまいます。

場所の指定はOBに任せよう

OB訪問の場所は、OBの都合に合わせて決めるのが一般的です。

理由はOBのスケジュールに負担をかけないためです。

相手にとって都合のいい場所、来やすい場所を選んでもらいましょう。

OB訪問は下記のような場所で行われることが多いです。
 

• カフェ
• ファミリーレストラン
• 会社

OB訪問において当日の質問の質はそのままOB訪問の質になります。

限られた時間でより企業への理解を深めるために質問はしっかり用意してください。

お互い事前準備が必要不可欠

OB訪問は学生はもちろん、OBも緊張するものです。

質問内容を事前に知らせることでOBは準備をして学生の相談に乗ることができます。

結果学生にとって本当に知りたい情報を得ることにも繋がります。

質問を考える上で注意したいのは、調べて分かることは質問しないことです。

会社の事業内容や募集要項については、必ずよく目を通してからOB訪問に臨み、失礼のないようにしましょう。

本当に聞くべき質問とは

OB訪問での質問にはコツがあります。

自分がその会社の何を知りたいのかによって質問を決めてみてください。
 

1.会社の雰囲気が知りたいとき

• 仕事は楽しいですか?
• 会社特有の文化を教えてください
• どんな理由で退社する人が多いですか？

2.仕事内容が知りたいとき

• 1日の仕事の流れを教えてください
• 仕事のやりがいは何ですか？
• 残業はどれくらいありますか？
• 仕事が辛いと感じるのはどんな時ですか？

3.女性が聞いておきたい質問

• 産休・育休をとる女性の割合はどれくらいですか？
• 女性の管理職の割合を教えてください
• 女性が不自由なく働ける環境だと感じますか？

OB訪問メール返信はどこまですればいいのか？

OB訪問の際にどこまで返信すればいいのかご存知でしょうか。

OB訪問の際の返信は原則4回までは行い、理想は5回まで送るようにすると他の応募者に差を付けることができるかもしれません。

実際の流れは以下の通りです。

1. OB訪問の日程調整を行う(応募者)
    
2. 具体的な日程をすり合わせる(OB)
    
3. 折り返しのメールを送る(応募者)
    
4. 承知のメール(OB)

OB訪問に応募する方も、OB訪問で登壇するかもマナーを守ってOB訪問ができると良いでしょう。

お礼メール例文

以下、OB訪問のお礼メールの例文です。

ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

件名：【OB訪問のお礼】○○大学○○（氏名）

株式会社△△△
◇◇部 　○○ ○○様

お世話になっております。

○○大学の○○です。

本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

○○様とお話することで貴社の魅力を一層理解することができ、さらに貴社で働きたいという思いが強まりました。

仕事のやりがいや難しさ、社内の雰囲気など、資料だけでは得がたい情報を頂くことができました。

本日○○様にいただいいたアドバイスを踏まえ、さらに業界研究を進めて参りたいと考えております。

重ねてになりますが、本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

お礼メールの注意点

• 件名には大学名と氏名を記入
• 相手の会社名と氏名の書き誤りに注意
• 最後に署名を記入

知っておきたいお礼メールの基本

OB訪問のお礼メールは原則その日中に送りましょう。

感想や伝えたいことを忘れてしまう前に送るようにします。

また、基本的なところですが、誤字脱字や署名も忘れないように気をつけてください。

本文の最初にお礼を書くのがビジネスマナーです。

よく確認してからお礼メールを送信しましょう。

いかがでしたでしょうか。

今回はOB訪問のメールの書き方についてご紹介しました。

これからOB訪問の予定があるという方はぜひこの記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。