これだけ読めば安心！インターンに参加する時のメール返信方法をご紹介

インターン生との連絡手段はメールを使用する事がほとんどです。

採用連絡などもメールで来ることが多く、失礼のないメール対応は社会人のビジネスマナーの基本とも言えます。

しっかりとしたメールを送れるとインターンでのアピールポイントにもなります。インターンに参加して欲しいと思ってもらえるようなメールを送る事が大切です。

そこで、この記事ではインターンのメールの正しい返信方法を解説致します。

電話よりメールの方が印象が良い

問い合わせをする際は電話ではなくメールの方がとても印象が良いです。

ビジネスの基本は相手を気遣う所にあります。

インターンの時にメールではなく電話をすれば、すぐ解決すると思われるかもしれませんが、電話はあまりオススメできません。

なぜなら、採用担当者はとても忙しく、出来れば作業の手を止めることなく効率よく行いたいと思っています。そんな時に電話がくると作業を止めて電話対応をしないといけなくなります。集中力も途切れ、印象もよくありません。

メールだと担当者の方が自分のタイミングで確認が出来るのでストレスを与える事が少ないです。

また、メールも送れば良いというわけではなく、採用担当者は1日に応募者のメールを何通も目を通さなければなりませんので、文章を簡潔にまとめて書くのが大切です。

ですので、問い合わせをする際は電話ではなくメールを送りましょう。

メールでやり取りをするメリットは時間帯を気にせず送れること

また、メールでやり取りする一番のメリットは時間帯をあまり気にせず、送れることです。

LINEでやり取りしている場合は、営業時間内に送るほうが良いですが、オフィスに送る場合はそこまで気にする必要はありません。

繰り返しになりますが、電話では相手の手を止めて貰い、対応してもらいますがメールの場合は人事の方が落ち着いた時に開封してもらう事が出来ます。相手のことを考えた場合はメールの方がストレスを与える事が少ないです。

緊急の場合を除いてはメールでのやり取りを心掛けましょう

インターンのときのメールは日程などの確認に活用しよう

インターン時、メールを送る時はどのような時でしょうか。

ほとんどの場合は

• 日程の確認
• 当日の持ち物
• 当日の服装

などではないでしょうか。

しかし、日程の確認や他の問い合わせをする場合でも注意があります。

メールを作成する前に1度、企業のホームページや案内メールの確認をしましょう。

案内メールやホームページを見れば解決する内容を問い合わせるのは、「ちゃんと資料を読んでいない」という印象がついてしまう可能性があります。

自分が送ったメールで終わらせるのが基本

インターン先にお礼メールを送る学生の方は多いと考えられます。企業にもよりますが、「メールを確認しました」という意味で返信がくる場合があります。

ですが、ビジネスのマナーとして、出来るだけ自分が送ったメールで終わらせるようにするのが基本です。

自分からお礼メールを送ることで発生したメールのやりとりなので、なおさら自分の送ったメールで終わらせるようにするのが基本です。

件名は本文同様とても大事な部分です。件名を何も書いていない場合は最悪、開封されないで削除される可能性もあります。また、企業によっては安全のため件名なしメールは開封してはいけない決まりもあるでしょう。

この章では、件名の書き方や例文を紹介します。

インターンの参加メールの件名はつけよう

メールの件名は用件がわかる件名をつけましょう。また、件名にも「学校名」「氏名」を忘れず記載するようにします。

件名を見ただけで「誰から来たメールなのか」「どんな用件なのか」などが、わかるように書きます。

件名だけで誰からのメールでどんな用件なのかわかると、後日メールを探す場合でも非常に探しやすく、担当者の負担を減らす事ができます。

文だけでは伝わりにくいため例文を用意しました。是非、メールを送る際の参考にして下さい。

インターンの参加メールの件名の例文2選

例文1

件名：【○○大学 ○○部 サンプル太郎】インターシップ当日の服装について

例文２

件名：インターシップ当日の持ち物に関して【○○大学 ○○部 サンプル太郎】

「誰からのメールなのか」「どんな用件なのか」を件名で伝える事が大切です。例文だと、○○大学のサンプル太郎さんから当日の持ち物に関する質問だと分かります。

例文が正解というわけではありませんが、参考にしてみて下さい。

こちらから送信する場合も、返信する場合も基本的な事は変わりません。

注意するポイントは、

• 件名は「誰からのメールか」「どんな用件かわかるようにする」
• 誤字脱字には気をつける
• 大学名など略さずに学校名、氏名を名乗る
• 本文は簡潔にまとめて長すぎないように

上記の基本的な事を意識して書くようにすると問題はありません。

特に、誤字脱字は確認したつもりでも見落としが多いです。可能なら友人や先輩などに読んでもらうといいかもしれません。

インターンの返信メールの書き方と例文

インターンの返信メールの書き方ですが、前述した通り基本的な事は変わりません。ですが、ちょっとしたおすすめのコツがあります。

それは件名の書き方です。一番最初に送るメールの件名を、

「【○○大学　サンプル太郎】　インターンシップについて」ではなく

「【○○大学　サンプル太郎】　インターンシップの受入のお礼」など

インターンシップの何についてのメールか具体的に書くと印象も良くなります。頭では分かっていても、メールを送信するときには、うっかり忘れてしまうことが多いのでしっかりと書けるようになりましょう。

また、本文の最初に会社と担当者の名前を入れ、最後に署名を入れるのを忘れずにしましょう。

参考用としてインターンの返信メールの例文を紹介します。インターンについて問い合わせをして、企業から返信が来たので返事を返す場合の例文です。

例文

件名：Re:Re:【○○大学 サンプル太郎】インターンの当日の服装について
‌サンプル株式会社
‌人事部
‌○○様

‌お世話になっております。
‌来週のインターンに参加させていただきます。
‌○○大学経○○部3年のサンプル太郎と申します。

質問にご回答‌頂きまして誠にありがとうございます。
‌仰っていただきましたように、当日はスーツで参加致します。

当日は何卒よろしくお願い致します。
‌‌------------------------------------
‌○○大学 ○○学部
‌サンプル太郎
‌Mail: ○○@g-mail.com
‌TEL: 080-1234-5678
‌‌------------------------------------

インターン先に問い合わせメールの書き方と例

企業に問い合わせをする際も基本的には変わりません。

• 件名は「誰からのメールか」「どんな用件かわかるようにする」
• 誤字脱字には気をつける
• 大学名など略さずに学校名、氏名を名乗る
• 本文は簡潔にまとめて長すぎないように

「メールの基本的な返信メールの書き方」でお伝えした内容と一緒です。基本的な事は変わらないですが、参考までに例文を用意しました。

件名:【○○大学 サンプル太郎】インターンの当日の服装について
‌サンプル株式会社
‌人事部
‌○○様

‌お世話になっております。
‌来週のインターンに参加させていただきます
‌○○大学経○○部3年のサンプル太郎と申します。
インターン当日の服装について特に指定などありませんでしたが
‌当日は、スーツでお伺いしても問題ないでしょうか。

‌お手数をおかけいたしますが
ご回答のほう何卒よろしくお願い致します。
‌‌------------------------------------
‌○○大学 ○○学部
‌サンプル太郎
‌Mail: ○○@g-mail.com
‌TEL: 080-1234-5678
‌‌------------------------------------

インターン終了後にお礼メールを書いた方がいいのか悩む方もいると思います。また、書いた方が選考に有利と聞いた事がある方もいるかもしれません。

実際は選考にはそこまで影響はありません。ですが、お礼メールで印象が良いメールを送っておくと選考の際に「感じがいい子」という記憶が残っているので記憶には残りやすくなります。

ですので、少しでも覚えて貰えるようにお礼メールを送るのは有効な手段です。

インターンのお礼メールは「人事」に送る

インターンシップでは色んな方と話す機会があり、たくさんの人にお世話になることになります。

お礼メールを送る際に「お世話になった人全員に送るべきか」悩んだこともあるのではないでしょうか。ですが、基本的には代表して「人事の方」にお礼メールを送れば問題ありません。

もちろんお世話になった方全員のお礼メールを送りたい場合は送っても問題ありません。

インターンのお礼メールの書き方

「ありがとう」という思いを伝えるためのお礼メールを送るので、正しいビジネスマナーで印象よく伝えたいですよね。失礼な文章などがあるとせっかくのお礼メールも台無しになってしまいます。

お礼メールの書き方ですが基本的な事は全て同じです。

件名はお礼メールとすぐわかるように書き、誰が送ってきたのかわかるようにします。また、社名は略したりはせずに書くのも大事です。社名を「（株）サンプル工業」などにはせずに、「株式会社サンプル工業」と正式名称で書くようにしましょう。

本文ですが、すべてテンプレのコピペではなくインターンを通して学んだことや、感想を伝えて感謝の気持ちを伝えると、良いお礼メールになります。

最後に、署名を入れる事を忘れずに行いましょう。署名を入れるのはビジネスメールのマナーです。今後の連絡先を入れる事で連絡を行いたい際に、すぐ連絡ができるようになります。

インターンに参加した際のお礼メールの例文について詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

1dayインターンでもお礼メールは書いた方がいい

1dayインターンのような短期で終わる場合は、お礼メールを出さないという方も多いと思います。

ですが人事の方は1dayインターンでも皆さんの事は覚えています。1dayのような短いインターンはお礼メールを送る人が少ないからこそ、送る意味があります。

インターンの期間に関係なくお礼メールを送るようにしましょう。

前述したように、企業では基本的にメールでやり取りする事が多いです。インターン参加の可否を伝える際の注意点は以下の3つです。

1. 出来るだけ24時間以内に返信する
2. 書いた文を確認する
3. メールを送るときは相手のことを考える

ここではインターン参加の可否を伝える際の注意点をご紹介します。

1.出来るだけ24時間以内に返信する

インターンで参加可否のメールを伝える際の注意点ですが、メール書き方などの基本的な部分は一緒です。ですが、出来るだけ24時間以内に返信するように心掛けましょう。24時間以内にメールを送る事が社会人としてのマナーです。

後は件名、本文を書き、最後に忘れずに署名を入れるようにしましょう。

2.書いた文を確認する

メールを送る際は送信する前にしっかりと確認しましょう。

誤字脱字は、社会人からすると「注意が散漫」「集中力がない人」といった印象を与えてしまいます。

実際の業務でメールの誤送信や発注金額を間違ったりすることに繋がる可能性があるので、悪い印象を与えてしまいます。そのため、誤字脱字をしっかりと確認することを心がけて下さい。

3.メールを送るときは相手のことを考える

メールを送る際も、ただ送るだけではなく相手の事を考えて送るようにしましょう。

具体的には

• 本文の改行は適切にできているか
• メールの件名はわかりやすいか

本文の改行は、メールの読みやすさが全然違います。

メールの内容が丁寧でも改行が出来ていないと、読みにくく伝わりにくいメールになります。文章の句切れを意識して改行をしましょう。

いかがでしたでしょうか。

メールを送る際の基本的な部分は一緒です。

件名はわかりやすくなっているか、文頭に社名、部署、担当者名の記入、メールの最後は忘れずに署名を入れているか、などを行えば、基本的な事は大丈夫です。

後は本文の改行はちゃんと行っているかなどを確認しましょう。メールが完成したら3回ほど誤字脱字のチェックをして送信しましょう。

初めは大変ですが次第に慣れてくるはずです。インターン中にビジネスの基本を身に付けましょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました。