内定辞退のメールにはどう返信すべき？例文や注意ポイントを解説

応募者から内定を辞退するメールを受け取った場合、採用担当者は返信する必要があります。返信の際に気をつけるべきポイントは以下の通りです。

• なるべく早く連絡をする
• 感情的にならず丁寧に感謝を伝える
• 可能であれば辞退理由を聞いて次に繋げる

順番に解説していきます。

なるべく早く連絡をする

応募者から辞退する旨の連絡が来たら、なるべく早く連絡を取りましょう。

応募者は他の企業への就職活動も並行して行なっている場合がほとんどです。内定辞退の連絡が正しく伝わっているか不安にさせてしまうだけではなく、就職活動のスケジュールを組む時に支障が出てしまうかもしれません。

なるべく早く連絡することで不安を取り除きましょう。

感情的にならず丁寧に感謝を伝える

せっかく内定を出したのに辞退なんて...と思う担当者もいるかもしれません。採用計画が崩れることに苛立ちを覚えてしまう人もいるでしょう。

ですが、メールを送信する際は丁寧に感謝を伝えることを心がけましょう。

内定辞退は法的にも認められている行為であり、労働契約に基づく権利です。感情的になることなく、円満に両者がやり取りできるようメールを作成する必要があります。

SNSの拡散力が年々強まっていることを考えると、無礼な対応をするのはNGです。企業の悪い情報が拡散され、評判を大きく落としてしまう危険性があるため、真摯な対応をしなくてはなりません。

リスクを避けるためにも、冷静に対応しましょう。

可能であれば辞退理由を聞いて次に繋げる

可能であれば、辞退理由を聞いてみることをおすすめします。

実際に辞退した応募者からの意見を聞くことで、今後の採用へ活かせるフィードバックをもらえるかもしれません。

ただし、唐突に辞退理由を尋ねてしまうと、応募者が萎縮してしまい、返事をもらえなかったり本心ではない理由が返ってきてしまうことがあります。

辞退を承諾したこと、応募への感謝を丁寧に伝えた上で柔らかい言葉遣いを意識しながら尋ねてみましょう。

採用しようと思っていた有望な応募者から辞退の連絡が来てしまうというのは、どのような企業でも起こりうることです。

採用計画を変更が必要になり、困ってしまうことも多いでしょう。しかし、採用担当者としては適切な対処をすることが求められます。

内定辞退メールへの返信例を紹介しましょう。

内定辞退メールの返信文例1

内定を出した応募者から内定辞退の連絡が来たときにメールで返信する文例を紹介します。

株式会社○○、人事部の○○と申します。

この度は、弊社の社員募集にご応募頂き誠にありがとうございました。

ご辞退のご連絡をいただき、弊社といたしましてもは大変残念ではございますが、貴殿のご事情を推察しお申し出を承りました。

なお、これまでお預かりしています履歴書等の応募書類は、弊社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈り申し上げます。

応募者から辞退の連絡がきた場合でも、仕方のないこととして辞退を受け入れるならシンプルに上記のような返信をすれば問題ありません。

ただ、内定を辞退されたことで採用計画が狂ってしまう可能性もあるでしょう。迷惑をこうむったという苛立ちが文面に出てしまわないように気をつけましょう。

引き留めたい場合の返信文例2

応募者に再度検討してもらいたいときの返信は以下のような文面にするとよいでしょう。

株式会社○○、人事部の○○でございます。
この度は、弊社の内定通知にご返信頂き、ありがとうございました。

ご辞退を決められた背景や理由についてもう少し詳しくお話をお伺いさせて頂きたいのですが、ご検討の余地はございますか？

もしご検討をいただく余地がございましたら、選考面接日時の調整や待遇についてもご希望を再度お伺いしたいと考えています。

もし日程の調整が難しい場合は、Web面談も可能でございます。

弊社として可能な限りご希望にそえられるような対応を検討させて頂きたく思っています。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

再度検討してもらうにあたって待遇面などでこの段階で伝えておきたい内容がある場合は、本文に簡潔に入れることでアピールができます。

面接時に気になったポイントがあれば記載することで、応募者に再検討してもらえるかもしれません。

また応募者は他者とのスケジュールで再面接が難しい場合もあります。Web面談も可能である、と伝えるのも良いでしょう。

内定辞退メールを企業側に送ると、人事担当者から返信が来ます。この返信メールに対してどう返信すればよいのか迷ってしまう人もいるかもしれません。

採用活動をしている企業の側からすると、内定辞退の連絡に返信した時点で対応は終了しています。そのため、通常は特に返信はせずにそのままにしておいて問題はありません。

もし届いたメールをそのままにしておくと気になって仕方がないなら、できるだけ簡潔な文面で一言返信してもよいでしょう。

ただし、人事担当者の時間をとらないように、返信したメールにさらに返信する必要がないような文面を心がけてください。

メール返信文例

株式会社○○　人事部　採用担当　○○様

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。

この度はご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした。

貴社の選考を通じ、自分自身を見つめ直す良い時間となりました。

本当に感謝しています。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

感謝の気持ちを伝えたい場合は、短めの文章で伝えるようにしましょう。

引き留めメールに対する返信文例

内定辞退について、引き止めるようなメールが来た場合の例文を紹介します。

株式会社○○　人事部　採用担当　○○様

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。

この度はご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした。

また、再検討のご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。

ですが私としては、自身のキャリアや人生を熟考した上での考えであるため、やはり辞退させていただきます。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

どっちつかずのわかりにくい文面では、企業側へ再検討の期待を抱かせてしまいます。

提案してもらったことへの感謝を述べつつ、改めて断る意志を明確に伝えましょう。

内定辞退の返信が来ないと、きちんと伝わっているのか不安な人もいるでしょう。

企業によっては内定辞退の連絡に対して返信をしていないこともあるため、基本的に確認は不要です。メールが送信できているかチェックし、正しく送信できていれば問題ありません。

どうしても確認したいという人は、人事担当に電話をして確認するのが早く確実な方法です。

内定辞退後に電話をするのは心理的な負担が大きい場合は、メールで連絡してみるというのもひとつの方法です。

文面は内定辞退のメールに対する返信を確認するような内容でも、内定辞退を伝えるメールを再送するのでもよいでしょう。

なんらかの不具合があってメールが届いていない可能性もあるので、同内容のメールを再送するのも手です。

JobQにも、内定辞退に対する連絡が来ないことで悩んでいるというQAが寄せられていました。参考になる回答が集まっていますので、ぜひご覧ください。

気になる電話するなりすればいいですが、基本的に放置で良いです。

気づいていないのなら...続きを見る

今回は内定辞退のメールについて知っておきたいことをいくつか紹介しました。

内定辞退のメールを受け取った採用担当者は、できるだけ早く返信しましょう。

就職活動をしている側としては、内定辞退の連絡をするのは心理的な負担もありますが、誠意を持って落ちついて対処することが大切です。

最後に、内定承諾後の内定辞退について、JobQに質問回答があるので併せて見てみましょう。 

内定承諾後に内定辞退をすることは出来ますか？
 

内定承諾後に内定辞退をすることは出来ますか？

内定承諾した後に、内定辞退をすることはできるのでしょうか。

教えてください。

内定を辞退するのはいつでもできますよ。会社を辞めるのだっていつでもできるのに、内定が断れないわけないですよ。

連絡すれば非常識とかそういうことは言われますけど、…続きを見る