【社長交代】変更手続きはややこしい？こなすべきことを徹底解説

取締役会設置会社の場合

会社に取締役会が設置されている場合は取締役会を開催して、代表取締役選出の議案を提出し決議する手続きになります。

代表取締役とは会社の顔となるもので、通常、社長が代表取締役になりますが、中には会長が代表取締役で、社長は取締役や取締役執行役員ということもあります。

代表取締役が複数指名される場合もあります。

特に大企業の場合は、各事業によって業務の性格も異なることから、それぞれ代表取締役を置いて、責任の所在を明確にすることがあります。

取締役会非設置会社の場合

会社に取締役会が設置されていない場合は、取締役イコール代表取締役ということになります。

中小企業やオーナー企業には、取締役会が設置されていない場合もあります。

この場合は、取締役が1人だと自動的に社長になることが多いです。

もし、2人以上取締役がいる場合は、お互いに話し合って決める、互選という方法で社長を選出する手段になります。

このあたりは会社の決まりである「定款」という規定に記載しておくと、後々揉めないので、定款に定めるようにしましょう。

定款や就業規則の変更が必要なケースも

社長が交代することで、定款や就業規則の変更が必要なケースが出てくることもあります。

例えば、定款に「代表取締役もしくは社長を新たに選出する場合は、定款を更新する」などの記載がある場合は、変更しなければなりません。

また、会社の就業規則に、労使交渉の関連で、労働組合代表者と社長名の個人名が記載されている場合があります。

それぞれの代表が変更になる時は名前を更新する作業が生じてきます。

法務局に持っていく必要な書類は6つ

会社の代表者の変更手続きをするために法務局に必要書類を持っていく必要があります。

社外向けの手続きとしては、法務局への書類提出を行わないと会社の登記が変わらないので優先して行う必要があります。

登記を変更するための書類はたくさんあります。

必要な書類について簡単に以下のとおりご紹介します。

• 変更登記申請書
• 退任届
• 就任承諾届
• 社印届出書
• 印鑑証明書
• 取締役会、株主総会の議事録

上記の書類を詳しく説明していきます。
 

変更登記申請書とは

法務局には、どういう事業をおこなっている会社で役員の人数や名前を登記しています。

よって会社の代表である社長が交代する際には、登記の変更を報告する「変更登記申請書」を関連書類とともに提出する必要があります。

当申請書には実印にて押印します。
 

退任届とは

元社長が退任することを証明する書類です。

この書類にて元社長の退任意思を確認します。

元社長と連絡が取れなくなることはないと思いますが、退任すると会う機会が少なくなるので、早めに退任届けに押印をもらうように心がけましょう。

就任承諾届とは

新社長になる人が社長就任に承諾することを証明する書類です。

新社長も社外へ社長交代挨拶などで、なかなか事務手続きをする時間がないので、早めに押印をしてもらっておきましょう。

社員届出書とは

社長が変わり社員が変わる場合には、社員が変わった届出書を提出します。

印鑑証明書とは

旧社長、新社長、事務手続きを踏む取締役の3名の印鑑証明書が必要になります。新社長の印鑑証明書は、変更登記申請書と同様のものである必要があります。

取締役会、株主総会議事録とは

取締役会あるいは株主総会で議案として提出され、議決されたという証明の議事録を一緒に提出します。
 

必要に応じて印鑑の変更も必要

社長印には「代表取締役の印」の刻印されている場合もあれば、名前の「代表取締役〇〇〇〇の印」と個人名を刻印されている場合もあります。

個人名を刻印されている場合は、使い回しができないので、印鑑変更の手続きをわすれないようにしましょう。

変更登記を証明した書類の交付も必要

法務局からは、変更登記を証明した書類を交付するように求められる場合があります。

この場合は登記事項証明書を提出しましょう。

登記事項証明書は登記所（法務局や支局、出張所）にて窓口で申請することもできますが、現在はオンライン請求も可能で、その方が費用も安く抑えられます。

発行に時間がかかることも考えられるので、出来るだけ早く申請するようにしましょう。

税務署などに変更届を提出

国税を申告する際に、社長は会社の代表者として、署名と社印を押印することが一般的です。

よって会社代表者が変更する場合は、会社が登記される所轄の税務署に申告する必要があります。

この手続きが遅くなると、税金申告の際に、代表者の相違があるということで納税の手続きが遅れ、遅延延滞金を請求される可能性も出てくるので、気をつけるようにしましょう。

年金事務所に変更届を提出

従業員の年金を取り扱っている年金事務所への書類も、通常社長名が代表者として提出されています。

こちらも代表者変更届をスムーズに提出するようにしましょう。

万が一手続きが忘れられて、従業員の年金支給に影響が出た場合は大きな問題になるので注意が必要です。

銀行で口座の名義を変更

銀行を口座開設する際も、社長名で開設していることが通常です。

ある程度の規模の企業になると、複数の金融機関にて数多くの口座を開設しているので、社長が変わる時は計画的に名義変更を進めていくように心がけましょう。

社長(代表者)の交代手続きはやることが多い

社長(代表者)交代による事務手続きをご紹介しましたが、かなりのボリュームがあることがわかってもらえたかと思います。

通常は社内で手続きを済ませるので、会社の総務部や秘書室が中心になり、手続きを踏むのが一般的であります。

しかし、数年に一回の社長交代なので、担当者も細かい部分を忘れてしまったり、提出漏れが起こることが考えられます。

また、担当者が変更になることもあり、うまく引き継ぎが出来ていないと、トラブルが起こってしまうことが頻繁にあります。

ここで、JobQに寄せられた社長交代についての質問を紹介いたします。

トーマツイノベーションが社長交代したそうですが、、

去年末に代表が交代して、雰囲気が変わったという話を耳にしたのですが、実際どのような雰囲気なのでしょうか？

現在転職先として、トーマツイノベーションを検討しています。
裁量をもって、ばりばりと働いて出世したいと思っています。そのような風土はありますか？

社長が交代したことによって雰囲気はがらりと変わったようです。

以前はアットホームよりの社風でしたが良くも悪くも…

とのことでした。

社長が変わるとやはり、社内の雰囲気に変化がみられるようです。

司法書士に任せた方が良い

司法書士は、法務局や税務署など行政に提出する書類の種類や書き方、時期などをよく知るプロの集団です。

会社の社長交代で、事務手続きに不安があったり、わからないことがあれば、司法書士にまずは相談をしてみましょう。

また、会社の従業員が少なく社長変更の手続きに不安がある場合は、司法書士に全てを任すことも選択肢の一つです。

簡単に社長手続きが進みますし、確実に手続きが完了できます。

社長が変わると手続きが多く、煩雑であることがわかっていただけたと思います。

提出書類などに不備があると、役所手続きなので改めて手続きが必要となり、時間もかかってしまう恐れがあります。

なんとか社内にて手続き準備を進めたいですが、人手不足の時代なので人材確保も難しい状況です。

一度で手続きを完了させるためにもプロの司法書士に相談することが、一番効率的な選択肢だと言えるでしょう。