転職面接における返信メールのマナー7選をパターン別例文と共に紹介

書類選考やWEB選考をクリアして面接が近づくと、企業と面接日時の連絡などをする機会がでてくるでしょう。

その際メールを使用することが多いはずです。

このメールというものは便利なものなのですが、一方で会っていない人とのやりとりのため、メールの内容で相手の印象を左右してしまうところがあります。

 例えば、返信が早く、文章も丁寧であれば「社会人スキルが備わっている人だな」と判断します。

しかし、返信が遅く、改行が少ない読みづらいメールを送ってくる相手に対しては「マナーがなっていない」や「雑に仕事をする人だ」とう印象を持つ可能性があります。

転職における返信メールのマナーを以下の7つご紹介します。

1. 確認次第24時間以内に即返信する
2. 相手の本文を残し「Re:」で返信する
3. 転職用のアドレスを使う
4. メールはパソコンから送る
5. 宛名は正しいものを記載する
6. 間違った敬語は使わない
7. 署名欄は忘れずに記載する

メール1通であなたの印象が採用担当者には伝わるため、何度も見返してよく確認して送りましょう。
 

1.確認次第24時間以内に即返信する

メールの受信を確認したらすぐに返信を返すことを意識しましょう。

また、この返信も原則２４時間以内にすべきであり、半日以上は「遅い」と判断される場合もあります。

また、返信を送る時間帯も重要で、できれば相手企業の就業時間内に送信をすることが望ましいです。

夜遅い時間のメールは迷惑ですし「生活リズムが不規則で怠惰な人」と思われてしまう可能性もあります。

もし就業時間内に返信することが難しい場合は時間指定で予約する機能を使い、翌日の午前中などに送信できるように設定しておくといいでしょう。
 

2.相手の本文を残し「Re:」をつけて返信する

メールを受信した際に、最初に目が止まるのがメールの件名です。

件名に簡潔な用件や名前が記載されていると「誰から何に対する返信か」がひと目でわかるため、採用担当者としては好印象を抱くでしょう。

なお、相手への気遣いで件名を「ご連絡ありがとうございます」とお礼や挨拶文を記入する人もいますが、これは用件が分かりにくいため避けましょう。

また、件名には「Re:」を残すことがマナーです。

もし、やりとりが何度も続き、件名が見えなくなるほど「Re:」が続いて表示されている場合は１つから2つだけ「Re:」を残し、件名は変更せずにやりとりを続けましょう。
 

3.転職用のアドレスを使う

応募企業とメールのやりとりをする際のメールアドレスですが、在職中の方で勤務先から与えられているメールアドレスを使用することは業務目的以外での使用となり一般的にマナー違反であるため、避けましょう。

フリーメールでも構いませんので、転職用に新しくアドレスを作成するか、日頃使用していないアドレスを使うことをおすすめします。
 

4.メールはパソコンから送る

採用担当者は会社のパソコンからあなたのメールを確認しています。

その際、あなたがスマートフォンでメールを送信していると以下のような不具合が起こる可能性があります。

• スマートフォンでは表示されない改行がパソコンで見ると変なところに入っていて見にくい
• スマホの自動機能で署名が入ってしまって自身で書いた署名と重なってしまう

これではせっかく丁寧な言葉を使い、マナー通りのメール本文を作っていても台無しです。

相手に合わせてパソコンでメールを送信しましょう。
 

5.宛名は正しいものを記載する

メールの１行目にあたる宛名は正式なものを記載するようにしてください。

会社名は「会社名」を（株）を用いて略さずに記載し「部署名」や「役職」「担当者氏名」もきちんと書きましょう。

もし担当者氏名が分からない場合は、担当者氏名のところを「採用ご担当者様」に変えておけば問題ありません。
 

6.間違った敬語は使わない

敬語は難しいものと考える人もいるかもしれませんが、慣れればそれほど難しいものでは有りません。

ただ、間違った敬語を「正しい敬語と誤解をして使っている」敬語間違いをする人は多いです。

例）
×「御社に○月○日○時に行きます」→　◎「御社に○月○日○時に伺います」
×「メールを見ました」　　　　　　→　◎「メールを拝見しました」

特にメールは見える形で残るので、注意してください。
 

7.署名欄は忘れずに記載する

メールの文末には署名欄を記載することを忘れないようにしましょう。

署名欄には「名前」に加えて、書類のやり取りの際必要になる可能性のある「住所」「電話番号」「メールアドレス」を必ず記載してください。

なお、現職の社名や連絡先は不要です。

返信メールは以下の6つから構成されています。

1. 件名
2. 宛先
3. 挨拶
4. 本文
5. 締めの言葉
6. 署名

メールはこの順序で文章を作っていくことがビジネスマナーとなっています。

ひとつずつ解説しますので、どのようにメールを書けば良いのか、整理していきましょう。

メールの構成は6つから成り立っています。
 

<返信メールの構成①>件名

採用担当者とって分かりやすいメールを送るために採用担当者からのメールに返信する際、件名は書き換えずにそのまま送りましょう。

但し、あまりにも「Re:」が多くなってしまった場合は、1つか2つと数を絞りましょう。
 

＜返信メールの構成②>

宛先メールの宛先は省略をせず、正しい宛先を記載しましょう。

特に多いのが、株式会社を略してしまうケースです。（株）等で省略しないようにしましょう。

「社名」「部署名」「役職」「担当者名」も抜けないように注意してください。
 

<返信メールの構成③>挨拶

メールにはまず、挨拶を冒頭に記載します。

「お世話になっております」という挨拶が一般的であり、「おはようございます」や「こんにちは」などの一般的な挨拶は使用しませんので、気をつけましょう。

また、挨拶とともに自分の氏名を書きますが、この際現職の社名は記載不要であり、名前のみで問題ありません。
 

<返信メールの構成④>本文

メールの本文は、連絡をいただいたお礼を述べ、必要なことを簡潔にまとめるようにしましょう。

また、送信前に返信元の相手のメールの本文が残っているかを確認することも忘れずに行いましょう。

相手のメールの本文を残しておくことで、メールの内容を思い出しやすくなりスムーズなやりとりが可能になります。
 

<返信メールの構成⑤>締めの言葉

本文を簡潔に書いた後、締めの言葉として、お礼の気持ちを添えましょう。

忙しい中、メールを読んで返信をくれたことに対するお礼です。

心を込めて書けば、採用担当者にも伝わるでしょう。
 

<返信メールの構成⑥>署名

メールの署名は「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の順で記載します。

読みづらい漢字が使われた名前の場合は、括弧でふりがなを書いておくといいでしょう。

また、書類などが郵送される場合もあるかもしれませんので、「住所」は郵便番号もあると親切です。

転職に関して起こりやすい事例と、その状況に合わせたメールの例文をご紹介します。
どのようにメールを書いたら良いのか分からないという人は、ぜひ参考にしてください。

1. 書類を送付する場合
2. 面接日程調整に対する返信を行う場合
   -1.面接日程調整のメールの2つのポイント
   -2.面接日程調整のメールの例文2パターン
3. 面接日程を変更してもらう場合
   -1.面接日程変更のメールの3つのポイント
   -2.面接日程確認・変更のメールの例文2パターン

1.書類を送付する場合

履歴書などの書類を添付してメールを送る場合、本文にもその旨を書いておきましょう。

たとえば

履歴書と職務経歴書をこちらのメールに添付し、お送り致します。

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

といった文面がいいでしょう。

また、書類は個人情報も関わってくるため、添付ファイルにはパスワードをかけて保存をしましょう。

そして、そのパスワードを書類を送信したメールとは別に送ってあげると親切です。
 

2.面接日程調整に対する返信を行う場合

2-1.面接日程調整のメールの2つのポイント

面接日程調整のメールにおける２つのポイントは以下の通りです。

• 複数候補を選定する
• 御礼の言葉を添える
   

＜複数候補を選定する＞

面接の候補日はなるべく多く記載しておきましょう。

多く記載した方が親切ですし、予定も調整しやすくスムーズに面接日程を決めることが可能になります。

最低でも３つほど選定したものを送ると良いでしょう。
 

＜御礼の言葉を添える＞

メール本文には、面接の機会を設けてもらえたことに対する感謝の気持ちを添えておきましょう。

採用担当者もお礼を言われて悪い気はしませんし、好印象を与える可能性があります。

また、ビジネスマナーがある人だというアピールができるでしょう。 
 

2-2.面接日程調整のメールの例文2パターン

例①：企業側が面接日程を提示してきた場合

お世話になっております。

○○（フルネーム）と申します。

この度は面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

いただきました候補日の中から、下記の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。

日時：○月○日（○曜日）○時～

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願い致します。

例②：こちら側が先に面接候補日を提示する場合

こちらの方から面接候補日を提示する場合は、候補日を複数用意しておくことが重要です。
同じ日でも構いませんので、異なる時間が空いているようであれば、全て伝えましょう。

お世話になっております。

○○（フルネーム）と申します。

書類選考通過のご連絡を、誠にありがとうございました。

ご連絡いただいておりました面接の希望日時をお送りします。

○月○日（○曜日）○時～○時
○月○日（○曜日）○時～○時
○月○日（○曜日）○時～○時

お忙しい中、大変恐縮ですが、ご調整いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い致します。

3.面接日程を変更してもらう場合

3-1.面接日程変更のメールの4つのポイント

＜お詫びの気持ちを伝える＞

せっかく調整をしてもらったのにもかかわらず、決定した日時に伺えないことに対して、また、急な変更で予定を狂わせてしまったことに対してお詫びの気持ちを伝えましょう。
 

＜やむを得ない理由を述べる＞

単に「お伺いできなくなりました」ではなく、どういう理由で伺えなくなったのかを述べ、曖昧な理由は避けるようにしましょう。

また、理由は、簡潔に述べるようにしてください。
 

＜代わりの候補日を述べる＞

採用担当者からの返信率を高めるべく、代わりの候補日も伝えましょう。

この際、採用担当者に面接をしたいという面接の意欲を伝えることができるためできるだけ最短の候補日を伝えると更に良いでしょう。
 

＜急な変更は電話も合わせて入れる＞

急な予定の変更や体調不良などにより、当日になって面接の日程を変更してもらいたい場合はできれば電話にて直接その旨を伝えるようにしましょう。

採用担当者が「仕方がない」と判断してくれるかどうか分かりませんし、メールでの連絡では行き違いが生じ、辞退したのだと判断されかねません。

もし、メールにより連絡するとしたとしても、メールの後に電話を入れて置くようにした方がいいでしょう。
 

3-2.面接日程確認・変更のメールの例文2パターン

例①：指定された面接日程で都合が悪い場合

お世話になっております。

○○（フルネーム）と申します。

書類選考通過のご連絡、ありがとうございました。

ぜひ、面接にお伺いさせていただければと思います。

ただ、ご指定いただきました日時なのですが、○○の都合上、お伺いすることが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、可能でしたら以下の日程の中で再設定していただけないでしょうか。

○月○日（○曜日）○時～○時
○月○日（○曜日）○時～○時
○月○日（○曜日）○時～○時

こちらの都合で誠に申し訳ございません。

ご検討くださいます様、何卒よろしくお願いいたします。

候補日はできるだけ多く挙げておくと、それだけ面接を再設定してもらえる確率も高まります。

本気で入社を検討している会社であれば、この時期の日程をどうにか調整し多くの候補日を提示できるようにしましょう。
 

例②：決定済みの面接日程を変更してもらう場合

お世話になっております。

○○（フルネーム）と申します。

○月○日（○曜日）○時よりお約束いただいておりました面接の件でご連絡を差し上げております。

◯時からの面接ですが、○○の理由により、貴社にお伺いすることが難しい状況となってしまいました。

大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮ではありますが、可能でしたら以下の日程の中で面接を再設定していただけないでしょうか。

・○月○日（○曜日）○時～○時
・○月○日（○曜日）○時～○時
・○月○日（○曜日）○時～○時

こちらの都合でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、ご検討くださいます様何卒よろしくお願い申し上げます。

1度決定していたはずの面接の日程を変更してほしいとお願いするのですから、採用担当者がどのように判断するかは分かりません。

ただ、できる限り多くの候補日を挙げておいた方が、都合があえば日程変更をしてもらえるかもしれません。

転職活動に関するさまざまなメールのマナーや文例をご紹介しました。

面接前の時点でメールにより、すでにあなたの印象はある程度面接担当者は感じていると思ってください。

また、メールは文字として残るものですから、印象の良い文章で送信したいものですね。
 

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