内定保留メールの書き方は？押さえるべきマナーや例文を解説

内定保留をお願いする場合は、電話で連絡をするのが理想です。ただし、電話連絡をすぐに行えない場合や採用担当者が電話に出なかった場合は、メールで連絡をしても問題ありません。

企業からの内定通知をメールで受け取った場合は、内定保留の旨も同じくメールで送るほうが自然です。内定保留に関する記録を文章で残しておけるメリットがあります。そのため、期日などの証拠を残しておきたい場合に適しているでしょう。

メールは相手に届かないリスクも

内定保留をメールで伝える場合は、相手に届かないリスクも念頭に置いておきましょう。メールが迷惑フォルダに振り分けられ、担当者に確認されていない可能性もあります。

送信してから1週間程度返信が来なければ、電話で確認の連絡を入れると安心です。

内定保留メールを送るときは、企業に失礼がないようマナーを守りましょう。ここからは、就活生が押さえておくべき3つのマナーをご紹介します。

• できるだけ早めに送る
• 企業の営業時間内に送る
• 具体的な期限を提示する

基本的なビジネスマナーを守ることで、企業にプラスの印象を与えられますよ。

できるだけ早めに送る

内定を保留にすると決めたら、できるだけ早めにメールを送りましょう。企業側にも採用計画があるため、辞退する可能性があると分かれば、ほかの候補者を探さなければなりません。

メールを送るのは、内定通知を受け取ってから24時間以内が理想です。遅れれば遅れるほど企業に迷惑をかけることになるため、早急に連絡するようにしてくださいね。

企業の営業時間内に送る

内定保留メールは、企業の営業時間以内に送るのがマナーです。早朝や夜中の時間帯を避けるのはもちろん、お昼休憩の時間も避けるのがベストです。

また、始業時間の直後や終業時間の直前は業務が忙しい時間でもあるため、送ったメールが見落とされてしまう可能性もあります。可能であれば、企業の繁忙時間なども考慮するようにしましょう。

具体的な期限を提示する

内定を保留するときは、自分から期限を提示しなければいけません。企業側もいつまで待てば良いかが分かると、今後の採用計画を立てやすくなります。

内定を保留にできる期間は、基本的に1週間程度です。企業によっては1ヵ月から2ヵ月まで待ってくれる場合もありますが、まずは採用担当者に相談する必要があります。

内定保留のメールを送るときは「〇月〇日まで待っていただけないでしょうか？」と記載するだけでOKです。「○日ごろ」と曖昧にするのではなく、具体的な日時を記載するようにしましょう。

ここからは、内定保留メールを書くときのポイントをご紹介します。

• 件名は分かりやすく簡潔に
• はっきり意思表示を示す
• 最後には署名を入れる

これらのポイントを押さえることで、快く内定保留を承諾してもらえる可能性が高くなります。内定保留をしても入社する可能性は十分あるため、担当者からのイメージを悪くしないためにもチェックしてみてくださいね。

件名は分かりやすく簡潔に

内定保留のメールだけに限りませんが、件名は分かりやすく簡潔に記すように心がけましょう。一目でどんなメールか分かるように書きます。

たとえば「内定保留のご連絡」「内定保留に関するご相談」のようにまとめるのがおすすめ。誰からのメールか分かるよう、大学名と氏名も併せて記載してください。

また、内定通知のメールに返信する場合は、件名を変更しないのがビジネスマナーです。件名と本文を残したまま返信するようにしましょう。

はっきり意思表示を記す

内定保留メールを書くときに最も大切なのは「はっきり意思表示を記す」ことです。曖昧に書いてしまうと、企業が「入社を決めてくれた」と勘違いする場合もあります。

また、内定保留の意思を示すときは、企業に抱いている魅力と保留理由を一緒に述べるのがおすすめです。例えば「○○の仕事に携われることは大変魅力ですが、ほかの企業の選考結果と合わせて検討したく、〇月〇日まで保留にさせていただきたいです」というように書きましょう。

最後には署名を入れる

メール本文の最後には、必ず署名を入れましょう。署名に入れるべき項目は、下記のとおりです。

• 大学名
• 学部・学科・専攻・学年
• 名前
• 電話番号
• メールアドレス

署名に自分の情報を入れておくことで、企業との連絡を取りやすくなります。

署名は、自分の身分を明らかにするためにも重要なので、誤字脱字や間違いがないよう、送信前には注意深く見返すのがおすすめです。

ここからは、内定保留メールの例文をケース別にご紹介します。メールを書くときは、件名を簡潔に記入し、宛名や挨拶は丁寧に書くようにしてくださいね。

【例文】

件名：内定保留のご相談｜〇〇大学 △△(名前)

株式会社●● XX様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。

この度は採用の通知をいただき、ありがとうございました。

内定のお返事についてですが、他社の結果が出るまでしばらくお時間をいただけないかと思い、ご連絡いたしました。

貴社の□□事業に携われることを大変光栄に思っておりますが、ほかの企業と比較検討するためにも、お時間をいただきたいです。

誠に恐縮ですが、□月□日までお返事を待っていただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

ご検討いただけますと幸いです。
———————————————-
〇〇大学〇〇学部〇〇学科○○専攻 △年
名前(NAME)
TEL：000-0000-0000
MAIL：XXXXX＠XXX.com

内定保留メールでは「他社の選考がまだ」「○○の点で悩んでいる」など、企業に納得してもらえる理由を書くことが大切です。あくまでもお願いする立場になるので、低姿勢かつ丁寧な文章を心がけるようにしましょう。

電話で連絡後にメールを送る場合は、冒頭に「〇時頃にお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」と一言添えるようにしてくださいね。

保留後に辞退する場合

内定保留後に辞退の連絡をするのは、なかなか心苦しいもの。しかし、言いづらいからと先延ばしにしてしまうと企業に迷惑をかけることになるため、辞退すると決めた場合も迅速に連絡することが大切です。

内定辞退の理由を具体的に伝える必要はありませんが「選考に対する感謝」と「辞退することへの謝罪の気持ち」を示すようにしましょう。

【例文】

件名：内定辞退のご連絡｜〇〇大学 △△(名前)
株式会社●● XX様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の△△と申します。

内定保留の時間をいただき、ありがとうございました。

自分の適性やキャリアを検討した結果、ほかの企業に入社することを決意したため、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

XX様には貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。また、本来であれば直接お詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

この度は、選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。

末筆ではございますが、貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。
———————————————-
〇〇大学〇〇学部〇〇学科○○専攻 △年
名前(NAME)
TEL：000-0000-0000
MAIL：XXXXX＠XXX.com

保留後に承諾する場合

内定保留後に承諾を決めた場合も、なるべく早めに連絡するようにしましょう。必ずしも自分で提示した返答期限まで待つ必要はありません。

また、内定承諾の連絡をするときは、下記の内容を記載するのがポイントです。

• 内定保留を承諾してくれたことへの感謝
• 内定承諾の意思
• 入社後の意欲・決意

企業から好印象を持ってもらうためにも、参考にしてみてくださいね。

【例文】

件名：内定承諾のご連絡｜〇〇大学 △△(名前)
株式会社●● XX様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の△△と申します。

この度は、内定承諾までにお時間をいただき、ありがとうございました。

ほかの企業とも慎重に検討した結果、ぜひ貴社の内定を承諾したくご連絡を差し上げました。

貴社の一員として働かせていただけるとのこと、大変光栄に感じております。入社後は、1日でも早く活躍できるよう邁進していく所存です。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
———————————————-
〇〇大学〇〇学部〇〇学科○○専攻 △年
名前(NAME)
TEL：000-0000-0000
MAIL：XXXXX＠XXX.com

内定を承諾するときのメールでは、感謝や意気込みを長々と書いてしまいがち。しかし、企業の採用担当は候補者との連絡以外にもさまざまな仕事を抱えており、忙しくしていることが予想されます。

そのため、なるべく簡潔に必要な情報を記載することが重要です。

最後に、内定保留メールにまつわる就活生からの質問にお答えします。想定外のトラブルに陥ったときは、落ち着いて冷静に対処することが大切です。

内定保留メールに返信がこない場合は？

内定保留メールを送ったら、1週間を目安に待ちましょう。「問題なくメールが届いているのか」と不安になってしまう人もいるかもしれませんが、採用担当者が忙しくて見れていない可能性もあります。

1週間待っても返信がこない場合は、電話で確認の連絡をすると安心です。メールは迷惑フォルダに振り分けられている場合もあるため、採用担当者と直接話せる電話で連絡を取るのがおすすめですよ。

内定保留の理由はどのように伝えれば良い？

結論からいうと、内定保留の理由はそこまで具体的に伝える必要はありません。ただし、相手側が納得できるような理由を書く必要があります。

たとえば「ほかの企業の選考が終わっていない」「悩んでいるポイントがある」などの理由であれば、企業側も快く内定保留を認めてくれる可能性が高まります。

万が一内定保留メールの送信が遅れたら？

内定通知のメールを受け取ったら、24時間以内に「保留・承諾・辞退」いずれかの返信をするのが理想です。24時間以上経過すると「返信が遅い人」と見なされてしまう可能性もあります。

内定保留メールの送信が送れてしまった場合は「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」などと、冒頭で謝罪の言葉を入れるようにしましょう。

内定保留メールに対する返信にはお礼が必要？

送信した内定保留メールに対して、採用担当者から返信がくる場合もあります。内定保留を承諾すると連絡が来た場合は、感謝の気持ちを伝えるためにも返信することが大切です。

内定保留の期限や詳細な理由について質問される場合もあるので、内定保留メールを送って終了ではなく、その後の返信もきちんと確認するようにしましょう。

今回の記事では、内定保留メールの書き方や例文を解説しました。内定の保留は、企業にとって決してプラスなことではありません。そのため、内定保留メールを送るときは、企業に悪印象を与えないためにもマナーを守ることが大切です。

ぜひこの記事を参考に、内定保留メールを送ってみてくださいね。