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【例文あり】転職での面接日程調整のメールの書き方と返信のポイント

【例文あり】転職での面接日程調整のメールの書き方と返信のポイント

すでに決定している面接の日程を再度調節してもらうことができないかと企業に問い合わせる場合、どのようなメールを書けばいいのでしょうか。また、できるだけ採用にマイナスにならないように気をつけておきたいこととは、どのようなことでしょうか。今回は転職面接の日程調整におけるメールの書き方について解説します。

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面接前のメールが第一印象を決める

転職活動中、面接の日程調整をメールでやり取りする人も多いのではないでしょうか。

こうしたメールでのやりとりは選考そのものではないものの、まだ会っていないだけにメールでのやり取りがその人の第一印象となり、印象を左右してしまいがちです。

特に、社会人スキルとして身につけておきたいマナーができていないメールは、採用担当者にあまり良い印象を与えませんので、気をつけましょう。

面接日程調整のメールで注意するポイント

転職活動においてのメールでのやりとりで、注意しておきたい7つのポイントをご紹介します。

少しでも採用担当者に好印象を抱いてもらうため、メールの段階からマナーを守って連絡をとるように心がけてください。

では、ひとつずつみていきましょう。
 

  1. 転職用のアドレスを使う
  2. 確認したら即返信する
  3. 件名は一目でわかるものにする
  4. 返信は相手の本文を残した状態で送る
  5. 宛名は正しいものを記載する
  6. 間違った敬語は使わない
  7. 署名欄は忘れずに記載する


1.転職用のアドレスを使う

転職活動中は日頃使用していないメールアドレス転職用のメールアドレスを作り、そのアドレスを利用して採用担当者とやりとりをするようにしましょう。

他のメールで重要な採用関係のメールが埋もれないために、アドレスは分けることが望ましいです。

また、在職中の方で勤務先のメールアドレスがあったとしても、業務目的以外での使用はマナー違反となるため、使用は避けましょう。
 

2.確認したら即返信する

採用担当者からメールが届いたら、原則24時間以内に返信をするように心がけましょう。

半日以上は「遅い」と判断されることもあるので、要注意です。

また、できる限り返信は就業時間内に送信したほうがいいでしょう。

もしも就業時間内の送信が難しい場合は、時間指定で予約をしておくようにしてください。
 

3.件名は一目でわかるものにする

メールの件名は、名前用件が分かりやすいものにしましょう。

採用担当者は複数の人とメールでのやりとりをしているため、件名がわかりやすいと区別がしやすく、好印象をもたれやすいです。
 

4.返信は相手の本文を残した状態で送る

返信の際は何に対する返信かが相手にわかりやすくするため、相手の本文を残したままの状態で送信するようにします。

このような相手への気遣いも選考を左右するポイントとなるかもしれません。

また、件名の「Re:」は残す形で問題ありません。

あまりにも「Re:」が増えてしまった場合は、1つか2つを残して、あとはすべて消去するといいでしょう。
 

5.宛名は正しいものを記載する

宛名は正式名称を記載するようにしてください。

会社名は株式会社を(株)などと略して書かないように気をつけましょう。

続いて、採用担当者の部署名、役職、担当者氏名の順番で書きます。

もし、採用担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載すればいいでしょう。
 

6.間違った敬語は使わない

敬語間違いは社会人としてのマナーが身についていないと判断されてしまいます。

「面接に行きます」ではなく「面接に伺います」と書くべきですし、「メールを見ました」ではなく「メールを拝見しました」と正しい敬語を使うべきです。

メールは見える形で残るものなので、送信前によく見直すようにしてください。
 

7.署名欄は忘れずに記載する

メールでは、署名欄も忘れないように記載しましょう。

記載すべき内容としては、「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」は必須です。

ちなみに現職の社名や連絡先は不要ですので、記載しないように気をつけてください。

この他、メールの返信の基本マナーについては以下の記事にて詳細に解説しています。併せてご覧ください。

面接関連のメールのポイントと例文

面接関連のメールを送る際に気をつけたいポイントと、例文をご紹介します。

転職活動中に採用担当者に連絡をとる際は、以下のような点に気をつけてメールを書きましょう。
例文も、ぜひ参考にしてください。
 

1-1.面接日程調整のメールの2つのポイント

書類選考を通過すれば、次は面接です。

面接を受けることが決まったら、採用担当者とメールの日時の調整をする必要がでてくるでしょう。

その際に配慮しておきたい2つのポイントは以下の通りです。
 

<複数候補を選定する>

面接の候補日を聞かれたら、できる限り多くの候補日を挙げるようにしましょう。

同じ日の異なる時間でも構いませんので、詳細に分かりやすく記載します。

面接の日時が決まらないという理由で面接が受けられない事態を避けるため、必ず複数の日時を記載してください。
 

<御礼の言葉を添える>

メールを書き始める際、冒頭に面接の機会を頂いたことに対する御礼の言葉を添えておくようにしましょう。

履歴書を見て評価をしてもらったからこそ、次のステップである面接に進めたのですから、その感謝の気持ちを伝えるのです。

「面接の日程調整をありがとうございます」と一文入れるだけでも、印象が随分変わります。
 

1-2.面接日程調整のメールの例文3パターン

以下のようなかたちで、面接日の調整をお願いするケースもでてくるでしょう。

そのような時に使える例文を載せておきます。必要に応じて利用してください。
 

<例①>自分から企業へ面接日程調整の連絡をする場合

お世話になっております。○○(フルネーム)と申します。

書類選考通過のご連絡を、誠にありがとうございました。

面接の希望日時を記載させていただきます。

下記の日程でありましたら、貴社へお伺いすることが可能ですので、ご調整いただけますと幸いです。

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

<例②>企業からの候補日に対して返信を行う場合

お世話になっております。○○(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡を、誠にありがとうございます。
いただきました日程のうち、下記の日時で貴社へお伺いさせていただけますでしょうか。

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

<例③>企業から提示された候補日で調整できない場合

お世話になっております。○○(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡を、誠にありがとうございます。
ただ、大変申し訳ございません。今週は休暇を取得することができず、いただきました日程では調整ができませんでした。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、改めまして日程調整をお願いできませんでしょうか。

何卒宜しくお願い申し上げます。


この際、日程調節ができなかった理由は、はっきりと伝えるようにしましょう。

「諸事情により」などと曖昧な理由ではなく、やむを得ないと判断してもらえるような理由を提示することが重要です。
 

2-1.面接日程変更のメールの4つのポイント

面接日時を決めたのにも関わらず、何らかの理由によって日時変更をお願いしたい場合ケースもあるでしょう。

そのような場合は、以下の4つのポイントに注意をしてメールを送信するようにしてください。

  1. お詫びの気持ちを表す
  2. やむを得ない理由を述べる
  3. 代わりの候補日を述べる
  4. 急な変更は電話も合わせて入れる

 

1.お詫びの気持ちを表す

まず、何よりもお詫びの気持ちを表すことが重要です。

せっかく調整をしていただいた日程を、こちらの都合によって変更していただくことになったわけです。

しっかりとお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

「面接の日程調整でお手数をおかけしたにもかかわらず、このようなかたちになり、大変申し訳ございません」の一言は欠かせません。
 

2.やむを得ない理由を述べる

どうして予定していた日時の面接を受けることができなくなったのか、その理由を伝えましょう。

この際、曖昧な理由は避けるようにし、簡潔に述べることが大切です。

「急な顧客応対により、取引先を訪問せざるを得ない状況になってしまいました。」のように書きましょう。
 

3.代わりの候補日を述べる

そのまま採用担当者と連絡がとれなくなるのを防ぐためにも、代わりの候補日を記載しておきましょう。

こちらは最短の候補日にした方が、面接への意欲をアピールすることができます。

複数の日時を記載するようにしてください。
 

4.急な変更は電話も合わせて入れる

もし当日に体調不良などを理由に急な日時変更の申し出をする場合は、メールの後に電話も入れておくようにしましょう。

電話でもお詫びの言葉を伝え、誠心誠意謝る姿勢を見せましょう。

もちろんこの場合も、曖昧な理由ではなく、きちんとした理由を述べるようにしてください。
 

2-2.面接日程変更のメールの例文

面接日程変更のメールをどのように書けば良いのか分からないという人のために、例文をご紹介しましょう。

事前に変更をお願いする場合と、当日になって急に変更をお願いする場合の2つのパターンをご用意しました。

ぜひ参考にしてください。
 

<例①>事前に面接日程を変更する場合

お世話になっております。

○月○日の○時より面接を予定していただいております○○(フルネーム)と申します。

大変恐縮なのですが、調整していただいた面接日時に弊社へお伺いすることが難しい状況になってしまいました。

急な顧客応対により、取引先を訪問せざるを得ない状況になってしまったためです。

そこで、改めて以下の日時で調整していただくことは可能でしょうか。

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時 

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

<例②>当日に面接日程を変更したい場合

お世話になっております。

○月○日の○時より面接を予定していただいております○○(フルネーム)と申します。

誠に申し訳ございませんが、本日急な顧客応対により、取引先を訪問せざるを得なくなってしまい、面接の開始時間に貴社へお伺いすることが難しい状況です。

大変恐れ入りますが、面接日程を変更していただくことは可能でしょうか。

お忙しい中面接の日程調整でお手数をおかけしたにもかかわらず、このような形になり、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となってしまい、心よりお詫び申し上げます。

ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い致します。

 

3-1.面接遅刻・辞退のメールの4つのポイント

面接の時間に遅刻することがわかった場合や、面接を辞退したいと思った場合は、以下の4つのポイントに気をつけてメールを送りましょう。

  1. なるべく早い段階で送る
  2. 【遅刻】詳細を知らせる-どれほど遅れるのか
  3. 【遅刻】理由を忘れずに記載する
  4. 【辞退】理由は詳しく述べすぎない

 

1.なるべく早い段階で送る

面接を遅刻あるいは辞退する際は、できる限り早い段階で採用担当者にメールを送り、誠意を見せましょう。

そしてお詫びの言葉は必ず添えてください。

面接に遅刻をする場合は「遅れてでもお伺いしたほうがいいのか」「面接日程を再調整してもらった方がいいのか」採用担当者の指示を待ちましょう。
 

2.【遅刻】詳細を知らせる-どれほど遅れるのか

採用担当者は「ただ遅れる」と言われるよりも、「どのくらい遅れるのか」をはっきりと聞きたいはずであるため、面接に遅刻をする場合は「どのくらいの遅刻になるのか」目安の時間も伝えましょう。

5分や10分ほどであれば、そのままの日程で面接が行われる場合もあります。
 

3.【遅刻】理由を忘れずに記載する

面接に遅刻する場合は「どうして遅刻してしまうような状況になったのか」理由を伝えましょう。

そして、その理由は面接担当者がきいて「やむを得ない」と思ってもらえるような理由であることが望ましいです。

自分ひとりでは解決できない理由がベストでしょう。
 

4.【辞退】理由は詳しく述べすぎない

面接を辞退する場合は、遅刻の場合とは違い、理由は明確に伝えないようにします。

「諸事情で」または「一身上の都合で」など、曖昧に理由な理由にして相手を不快にさせないようにしましょう。

採用担当者も理由を細かく聞いてこないでしょうから、正直な気持ちを伝える必要はありません。
 

3-2.面接遅刻・辞退のメールの例文

<例①>面接に遅刻する場合

面接の遅刻の場合は、入社したい強い意志はあるわけですから、きちんとしたメールを送りたいものです。

例文をご紹介しますので、参考にしてください。
 

お世話になっております。

○月○日の○時より面接を予定していただいております○○(フルネーム)と申します。

誠に申し訳ございませんが、本日、急な顧客応対により、取引先を訪問せざるを得なくなってしまい、面接の開始時間に貴社へお伺いすることが難しい状況です。

予定では、面接時間を15分ほど過ぎました○時○分頃に貴社に到着予定です。

そこで再度、面接の日程調整をお願いすることは可能でしょうか。

お忙しい中面接の日程調整でお手数をおかけしたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となり、心よりお詫び申し上げます。

ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い致します。

 

<例②>面接を辞退する場合

面接を辞退する際は、相手を不快にさせないことが一番に考えられるため、理由を「一身上の都合」と曖昧にして構いません。
 

お世話になっております。
○月○日の○時より面接を予定していただいております○○(フルネーム)と申します。

本日は、選考を辞退させていただく旨をお伝えしたく、ご連絡いたしました。
誠に勝手なことではあるのですが、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきます。

これまでお時間やお手数をおかけしたのにもかかわらず、このようなかたちとなり、誠に申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社の今度のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。


詳細は以下の記事にてご覧いただけます。併せてご覧ください。

原則全てのメールに了承の旨を返信する

原則はどのような確認のメールにも了承の旨を伝えるようにしてください。

また、緊急の内容が含まれている場合には、必要に応じて電話連絡をすることも考えましょう。

メールの返信におけるマナーは以下の記事にてご覧いただけます。

面接日程調整メールのまとめ

面接の日程調整メールは、どのように書けば良いのか大変気を遣うものです。

志望度が高い企業であればあるほど、この気持ちは大きいでしょう。

まずはお詫びから始まり、自分ができる限りの誠意を見せていきましょう。

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