【有給休暇の義務化】中小企業が取るべき4つの対策とは？罰則も解説

2019年4月1日からスタートした「年次有給休暇の取得義務化」制度は、大企業のみならず中小企業も対象となる法律です。

会社の規模に関わらず、10日以上の有給休暇が付与された労働者を雇っている会社は、必ず年に5日は該当する労働者に有給休暇を取得させなくてはなりません。

10日以上の有給休暇を取得する権利さえあれば、どの会社に勤めていても年5日の有給休暇は保証されたため、労働者側から見れば嬉しい法改正だといえます。

しかし、従業員1人1人の有給休暇の取得状況をしっかりと把握しなければならない上に、絶対に5日は休みを取らせなくてはならないという義務を課せられた中小企業側からすると、手放しでは喜べない状況です。

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「有給休暇の義務化」と同時に発案された「残業時間の上限規制」や「同一労働・同一賃金の原則適用」などの働き方改革法の適用時期は、中小企業に限り、大企業の適用から約1年間の猶予期間が設けられています。

しかし、「有給休暇の義務化」に関しては、中小企業に対する猶予期間はなく、一律で2019年4月1日から全企業で開始するように義務付けられました。

それにより、中小企業は僅かな時間で有給休暇の義務化に対応するための行動を取らざるを得ない状況に立たされたのです。

どのように従業員の有給休暇の取得状況を管理し、取得日が足りない場合はどのように対処していけば良いのか、どの程度業務を見直す必要があるのか、など中小企業は多くのことを短期間で検討し、行動に移さなければならない事態となりました。

有給休暇の義務化に伴い、中小企業はまず従業員全体の有給消化率をしっかりと把握しなければなりません。

現時点での有給消化率を正しく把握し、上手く有給休暇が取れていない部署や従業員が存在しないかを知った上で、以下のような対策を講じていく必要があります。

対策①有給休暇の計画的付与制度の導入

有給休暇の取得率がそれほど高くはない中小企業の場合は、企業と労働者側とが労使協定を結び、会社が指定した日に従業員に有給休暇を与えることができる「計画的付与」という制度を導入するのがもっとも有効的な手段となるでしょう。

これにより、会社側が計画した通りに有給休暇を取得させたり、部署全体で休暇を取らせたりすることが可能になります。

しかし、労働協定を結ぶ場合は、必ず労働者と企業側双方の了承がなければなりません。

了承なしに施行すれば、違反となり、企業側は厳しく罰せられてしまいます。

また、一度協定を結ぶと簡単には変更できないため、柔軟性に欠けるというデメリットもあり、注意が必要です。

対策②年次有給休暇取得の奨励日を設定

労使協定を結んで強制力を得るよりも、有給休暇取得の奨励日を設ける対策の方が簡単に大きなリスクなく実施できます。

有給休暇を取得する奨励日を従業員全員に伝えておけば、いつ有給休暇を取るべきか悩んでいる従業員も休暇を取りやすくなるでしょう。

奨励日に有給休暇を取得すれば罪悪感を感じることもなくなり、会社側も管理がしやすくなるというメリットがあります。

ただし、あくまでも強制力はないため、会社側が指定しないと、有給休暇を消化しない従業員が出てくる可能性は否定できません。

また、奨励日を作ることで、その他の日に有給休暇を取りづらいような雰囲気を作ってしまう危険性もあります。

対策③就業規則の見直し

有給休暇を取らせやすいように、就業規則の見直しを行うのも有効な手段です。

しかし、従業員の意見を聞かずに、企業側の都合で就業規則を変えることは不利益変更になってしまいますので、変更の際には必ず従業員全員の承諾を得なければなりません。

就業規則の見直し方法としては、夏季休暇やバースデー休暇など、会社が独自に設けているような休暇を廃止し、その日を有給休暇にあてたり、週休2日制を週休1日制に変更し、1日は有給休暇扱いにしたりするなどの方法が考えられます。

今まで有給休暇を消化せずに取得できていた休暇が、就業規則の見直しによって取得できなくなることで、不満を覚える従業員も少なからずいることでしょう。

そのため、全員の了承を得るためには、業務の負担を軽減させるなど、従業員のモチベーションを保つための代わりとなる条件が必要となってくる可能性が高いです。

対策④バックオフィス業務の効率化

従業員に一人でも休まれると業務が回らなくなるという企業は、まずバックオフィス業務の見直しからはじめましょう。

バックオフィスにあたる経理、会計、総務、庶務などの管理部門と営業部門がはっきりと独立していないことが多い中小企業では、従業員一人一人にかかる業務負荷が等しく重く、全員がなかなか有給休暇を取れな状況に陥っている可能性が考えられます。

ある程度の流れや作業が決まっているバックオフィス業務であれば、マニュアルを作成したり、業務の無駄を省いたりすることで、業務の効率化が可能です。

バックオフィス業務にあたっている従業員の手が空けば、有給休暇を取っている社員の代りに動くことも無理なくできるようになり、有給休暇を取得させやすい労働環境づくりが実現できます。

有給休暇の取得義務に違反した場合、違反者1名につき30万円の罰金が科せられます。

そのため、もしも従業員30人が年に5日の有給休暇を取り損ねたら、企業側は「30万円×30人」で計900万円もの罰金を支払わなければなりません。

対策が面倒だからと行動せずにいると、労働基準監督署の監査が入った時に急に数百万もの罰金を徴収されることにもなりかねないため、企業側はすぐにでも対策を講じる必要があります。

まずは、労働者全員に有給休暇の義務化について周知し、業務内容や労働環境を見直しつつ、罰則を回避しましょう。
 

「有給休暇」の関連Q&A

有給休暇を消化させてくれない会社をどう思いますか？

退職届について20日分の有給消化についても退職届に記載しました。

その旨を削除するよう会社から支持がありましたが、これは従ったほうが良いのですか？

会社の言い分としては有給消化を書いて届けを受理してしまうと、確定事項になるので、残りの出勤日になにかあって有給使おうとしても欠勤になるのであなたが不利になる、と言われました。

まだ社長とははなしていないのでやめるのも有給も確定はしていません。

従う必要はありません。

あなたは20日有給使いたい訳ですので、それが確定になってもなんの問題もないはずです。

もちろんその20日有給以外で休んだ分は欠勤になり、基本給ベースで減額されます。

会社側はそれを・・・続きを読む

もともと日本の有給取得率の低さが背景にある働き方改革法ですから、義務化されたからといって労働者の有給取得率は簡単には変わらないものと予想されます。

法律を守りつつ労使協定や就業規則を見直したり、奨励日を設けたりするなどの対策をとるだけではなく、中小企業の場合は、従業員に欠員が出ても問題なく業務が進むように、業務全体の見直しを図る必要性も出てくるでしょう。