履歴書をメールで送る際パスワードはいらない？注意点・例文・マナーを紹介

履歴書には個人情報が多く記載されており、もし外部に漏れた場合は非常に危険です。そのため、履歴書を送る際にはパスワードをかけるようにしましょう。

また、履歴書を添付したメールとは別に、パスワードを知らせるメールをすぐ送るようにして下さい。

紙の履歴書の用紙や、封筒については以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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履歴書をメールで送付した際、パスワードはなぜ必要なのでしょうか。ここでは、履歴書をメールで送るときの注意点について解説します。

• 履歴書を送るときはパスワードをかける
• 「PDF」もしくは「Word」で送るのがおすすめ
• 履歴書のファイル名は「履歴書+氏名+メール送信日」
• 携帯のアドレスは避けよう
• 履歴書・パスワードはなるべく早く送る

まずはパスワードが必要な理由から知っていきましょう。 

 履歴書を送るときはパスワードをかける

履歴書にはあなたの名前や住所など、多くの個人情報が載っています。個人情報保護のためにも、メールで履歴書を送る際にはパスワードをかけましょう。

もし送り先のメールアドレスを間違えてしまい、知らない人に届いてしまうと非常に危険です。

また、パスワードをかけておくことで、セキュリティ対策がしっかりしているという面もアピールできます。 

「PDF」もしくは「Word」で送るのがおすすめ

履歴書をメールで送るなら「PDF」もしくは「Word」で作成して送付するのがおすすめです。

理由として、PDFであれば、文字化けの心配がありません。簡単に印刷できるのもメリットです。さらにPDFであれば、誰かがデータを改変する危険性も低いでしょう。

Wordはビジネスの現場で非常によく使われるツールです。採用をする企業側がWordに慣れている点がメリットといえます。

とはいえ、Word文書をPDFに変換するのは比較的簡単なので、特に理由がないのであればPDFで送るのが無難です。 

履歴書のファイル名は「履歴書+氏名+メール送信日」

メールで履歴書を送るときには、必ずファイル名を設定しましょう。

ファイル名は「履歴書+氏名+メール送信日」のように、シンプルでわかりやすいものがおすすめです。

例えば2024年5月27日にメールを送る場合は、「履歴書_山田太郎_2024.05.27」となります。

誰が見てもすぐに分かるファイル名をつけるのがコツです。

ファイル名が分かりやすいと、ファイルを開かなくても誰の履歴書なのか判別しやすいため、採用担当者の管理が楽になります。

ファイル名に決まったルールはありませんが、相手のことを思いやるためにも、誰でもわかるような名前をつけることが大切です。 

携帯のアドレスは避けよう

スマートフォンから履歴書をメールで送るのは、ルール違反ではありません。しかし送る際に気を付けたいポイントがあります。

個人用の携帯アドレスを使用してメールを送るのは避けたほうがいいでしょう。

ここでの個人用携帯アドレスとは、@docomo、@ezweb、@softbankなどです。

携帯キャリアのアドレスの場合、企業からの添付ファイルが開けなかったり、こちらが送ったメールが迷惑メールに振り分けられたりと、さまざまなデメリットがあります。

もし履歴書をメールで送るのであれば、トラブルを避けるためにも携帯アドレスの使用は避けるのが無難です。 

履歴書・パスワードはなるべく早く送る

企業側から履歴書をメールで送るように指示があったら、なるべく早く送るようにします。パスワードの通知メールも同様です。

履歴書を添付したメール送信直後に、パスワード通知のメールを送ってください。

なおメールを送るときは、2通に分けて送信するのがポイントです。

別々に送る理由は、もし一通目にパスワードが記載されていると、そのメールが流失した際にパスワードも同時に知られてしまうからです。

パスワードが知られてしまうと、履歴書のファイルに鍵をかけた意味がありません。そのためにも、パスワードの通知は履歴書のメールの後に別途送るようにしましょう。 

JobQにも、パスワードは別途送信するべきなのかというQAが寄せられていました。参考になるかと思いますので、ぜひご覧ください。

セキュリティ的にはそれほど意味がない・無意味ってほどではない、とされています。

誤送信の対策っていっても...続きを見る

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では実際にメールで履歴書を添付した際に、パスワードをかける方法をみていきましょう。

今回は、以下2つの方法を紹介します。

• wordでパスワードをかける方法
• zipファイルにしてパスワードをかける方法

順番に確認していきましょう。 

wordでパスワードをかける方法

履歴書がWordファイルであれば、PDFへ変換する際にパスワードをかけることが可能です。

Excelなどの別ファイルではパスワード設定が不可能なため、注意してください。

パスワードの設定方法は、以下です。

1. wordの「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
2. ファイルの保存場所を指定後、「ファイルの種類」を「PDF(*.pdf)」に設定
3. 「ファイルの種類」の下部にある「オプション」をクリック
4. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」のチェックボックスをクリックし、「OK」ボタンをクリック
5. パスワード入力ダイアログが表示されますので、任意のパスワードを入力
6. 「OK」をクリック
7. 「保存」をクリックすると、指定した保存場所にPDFファイルが作成される

zipファイルにしてパスワードをかける方法

次に、PDF形式の履歴書にパスワードをかける方法を紹介します。

PDFへのパスワード設定は、有料版のみ可能です。

そのためPDFを格納したフォルダの圧縮ファイル（zip）に、パスワードをかける方法を紹介します。

1. 新規フォルダを作成し、履歴書のPDFファイルをそのフォルダへ格納
2. フォルダを右クリックし、「圧縮」→「.zip(pass)」をクリック
3. パスワード入力ダイアログが表示されるため、任意のパスワードを入力
4. 「OK」をクリックすると、圧縮ファイルが作成される

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パスワードが設定できたら、実際に履歴書をメールで送りましょう。

ここでは、パスワード付きの履歴書をメールで送るときの例文・流れを紹介します。

• パスワード付きの履歴書をメールで送る流れ
• 応募先からメールで履歴書の提出を求められた場合の例文
• 自分からメールで履歴書を提出する場合の例文
• 履歴書を送付した後にパスワードを伝える例文

順番に内容を見ていきます。 

パスワード付きの履歴書をメールで送る流れ

パスワード付きの履歴書は、以下の流れで送りましょう。

【応募先からの指示】履歴書の添付およびパスワードがかかっていることを伝える例文

まずは、応募先からメールで履歴書の提出を求められた場合の例文を紹介します。

【件名】
応募書類（履歴書）提出の件_氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当　◯◯◯◯様

お世話になっております。
△△△△です。

ご指示いただきました応募書類の履歴書を送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、添付しました履歴書にはパスワードを設定しておりますので、後程パスワードをお送りいたします。
お手数ですが、ご確認いただけますようお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

【依頼ではない場合】履歴書の添付およびパスワードがかかっていることを伝える例文

続いて、自分で企業に応募する際の例文を紹介します。

【件名】
〇〇職応募の件/履歴書の送付/氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
△△△△と申します。

御社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募いたしたく、履歴書を送付させていただきます。

なお、添付しました履歴書にはパスワードを設定しておりますので、後程パスワードをお送りいたします。
お手数ですが、ご確認いただけますようお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

【履歴書送付後】パスワードを伝える例文

最後に、履歴書を送付した後にパスワードを伝える例文をみていきましょう。

【件名】
応募書類提出の件/パスワードの連絡/氏名

【本文】
株式会社◯◯◯◯
採用ご担当　◯◯◯◯様

お世話になっております。
先程、履歴書を送付いたしました△△△△です。
履歴書に設定したパスワードは以下の通りです。

パスワード：＊＊＊＊＊＊＊＊

お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

履歴書をメールで送る前に、いくつかチェックするべきポイントがあります。

• 送信先のメールアドレスは正しいか
• 件名はわかりやすいか、誤字脱字はないか
• 添付ファイルは正しいか
• 本文に誤字脱字はないか

本章では確認すべきポイントを解説します。忘れずに確認し、万全の状態でメールを送りましょう。

送信先のメールアドレスは正しいか

履歴書は個人情報を含むため、慎重に取り扱う必要があります。間違って違うメールアドレスへ送信してしまうことを避けるために、送信先のメールアドレスは必ず確認しましょう。

件名はわかりやすいか、誤字脱字はないか

企業の人事担当は多くのメールを処理しているため、件名はわかりやすい方が良いでしょう。

具体的には「履歴書のご送付/〇〇 〇〇（氏名）」など添付したファイルの中身と送信元が分かるようにするのが一般的です。誤字脱字も合わせてチェックしましょう。

このとき、パスワードの設定を忘れていないか確認することをおすすめします。特に企業側からパスワードの設定を指示されている場合は必ず確認しましょう。

パスワードをかけ忘れたまま送ってしまうと「危機管理ができない」「注意力不足」と悪印象を与えてしまいます。

添付ファイルは正しいか

履歴書は添付ファイルで送りますが、正しいファイルが添付されているかを確認する必要があります。間違ったファイルを送ってしまうことがないよう注意しましょう。

また、添付ファイルのチェックと合わせて履歴書の誤字脱字を確認するのもよいでしょう。

本文に誤字脱字はないか

本文全体に誤字脱字がないか、送信前に一度全体を確認しましょう。

本文に限らずですが、誤字脱字は決して印象の良いものではありません。評価が下がってしまう可能性もあるため、必ずチェックしましょう。

最後に、履歴書をメールで送るときのよくある質問をみていきましょう。

今回は、以下4つの質問に回答していきます。

• メールを送るタイミングはいつ？
• スマホやiPhoneで履歴書にパスワードをかける方法はある？
• 履歴書をメールで送るならPDFがいいの？
• パスワードをつけ忘れてしまったが大丈夫？

どのような回答になるか確認していきましょう。

メールを送るタイミングはいつ？

企業にメールを送る時間帯は、基本的にいつでも問題ありません。

特におすすめのタイミングとして挙げるなら、その企業の営業時間内や、朝一で送ると良いでしょう。

営業時間内であれば、リアルタイムで対応をしてくれる場合もあります。

また朝一なら企業側のメール画面でトップに表示される可能性が高く、すぐにチェックしてもらえるかもしれません。

スマホやiPhoneで履歴書にパスワードをかける方法はある？

スマホで履歴書を送るときは、アプリを使うことで圧縮ファイルの履歴書にパスワードをかけることができます。

iPhoneの場合、iOS13以降であればアプリ不要、iOS12以前であれば専用のアプリを使う必要があります。

Androidの場合はアプリが必要です。

利用端末の状況によっては、パスワードがかけられない可能性もありますので注意してください。

履歴書をメールで送るならPDFがいいの？

履歴書をメールで送る際は、PDFまたはWordのファイル形式をおすすめします。採用担当者が送られてきた履歴書を印刷して管理・閲覧するのが容易だからです。

またPDFであれば、第三者によって内容を修正されないという利点もあります。

Wordも普及しているソフトであるため、企業側も扱いに慣れていますが、データが変更される可能性もあります。

WordからPDFに変換可能ですので、特に指定がないのであればPDF形式にして送るとよいでしょう。

パスワードをつけ忘れてしまったが大丈夫？

企業側からパスワードの設定を指示されている場合を除き、基本的には設定していなくても問題はありません。企業側への連絡も不要と考えられます。

ただし、パスワードの設定に関しては一度送信してしまうと後から修正や対処をすることができません。必ず送信前に確認を徹底しましょう。