【完全ガイド】人事異動の際の引継は何をすればいいのか？

人事異動の時期は、いつも慌ただしい時期です。お別れもあれば、新しい出会いもあります。

そして、異動や転勤が多くなると、引き継ぎ業務も増えてきます。

後任者の仕事がうまくいくように短期間でスマートに終わらせる必要があります。

引き継ぎ業務が大変な理由は、新しい部署でも自分の仕事を覚える必要があり、通常よりも業務の負担が増加するからです。

資料は誰が読んでも分かる内容にしよう

引き継ぎ業務にかける時間はできる限り短いものでなければなりません。

1週間程度でその部署を離れなければならない場合もあります。

引き継ぎ資料は、前任者のものがあってもそのまま渡すのではなく、アップデートして新しい資料にして渡す必要があります。

仕事ができる人は、同じ業務の引き継ぎ資料であっても、誰が読んでもわかりやすい内容で、トラブル対処法なども記載されています。

後になって、いろいろな質問が来ないように、事前にわかりやすい資料を用意しておきましょう。

異動後に問い合わせされない状態を作ろう

引き継ぎ業務が全て完了したら、異動や転勤も完了します。

しかし、後任者が仕事を進めているときに、よくわからないケースも出てきます。

異動後に問い合わせができないのが普通ですが、逆にあなたから電話やメールを入れて、困ったことがないかさりげなく聞いてみましょう。

わからないことは、各業務に詳しい方に聞いてもらうようにし、連絡先のリストを用意しておくと、あなたのところに直接問い合わせが入ってくることはないでしょう。

引き継ぎ業務は、いつまでもできるものではなく、必ずタイムリミットがあります。

できるだけ早く終わらせる必要がありますし、自分自身も新しい職場で引き継ぎしなければならない仕事がたくさんあります。

残された日にちから逆算して、引き継ぎのスケジュールを立てていくようにしましょう。

後任者に会える回数や期間を把握しよう

仕事の段取りやスケジュールは、大変重要です。後任者が最初からあなたと同じようにスムーズに仕事ができるわけではありません。

たくさんの情報が一度に入ってくると、若くて経験の浅い後任者なら、すぐにパニックになってしまったり、処理できなくなってしまったりして、仕事がストップします。

そうした混乱のないように、無理のないスケジュールを組み、後任者に順序立てて説明していく必要があります。

時間に余裕があれば、全ての業務を一通り経験させることも可能ですが、異動で時間に余裕があるケースは稀です。

必ず時間制限がありますので、その制限時間内に全ての引き継ぎ業務を終わらせるようにしてください。

また、後任者に直接会える日数や回数も予想以上に少ない場合があります。

必要な引き継ぎ事項は、書類にして残すだけではなく、仕事の関係先にも連絡し、業務の滞りのないように配慮するしかないでしょう。

引き継ぎに関するスケジュールを組み、引き継ぎ内容をまとめたら、まず最初に上司の承認を得ましょう。

担当していた業務に関する責任は、上司にあります。

仕事の引き継ぎに関しても、上司が全て責任を取らなければなりません。

引き継ぎがきちんと行われていないと、業務がストップしてしまったり、仕事に遅れが出たりすることがあります。

引き継ぎ内容に修正が入ることもありますので、勝手に引き継ぎ業務を進めることなく、必ず上司の承認を得てから後任者への引き継ぎを開始するようにしてください。

引き継ぐべき仕事の内容は、部署や上司が全て責任を取らなければなりませんので、引き継ぎ後も必ず承認を得るようにしなければなりません。

引き継ぎ後も後任者からの問い合わせが入る場合もありますが、上司の承認を得ていれば、引き継ぎは完了しているということで、必ずしも問い合わせに答える必要はありません。

そのためにも、短い期間内で全ての引き継ぎ業務を終わらせることができるように、集中して取り組んでください。

人事異動時の後任者への引き継ぎはスマートに行う必要があります。

異動後の問い合わせは原則NGです。

引き継ぎ業務の洗い出しをしっかり行い、スケジュールを組み、上司の承認を得て、後任者にしっかりと仕事の引き継ぎを行うようにしましょう。