内々定のお礼メール返信の正しい送り方を徹底解説

マナーとしてお礼はしよう

内々定の連絡が来たら、マナーとしてお礼をするようにしましょう。

内々定の通知がメールできた場合は、メールの内容を確認したという意味も込めてお礼メールを送ればOKです。

しかし、書面で内々定通知が来た場合は、お礼メールを送るのを忘れてしまう人が多いようです。

書面できた場合も、しっかりとお礼メールを送るようにしましょう。

メールでなくても良い

内々定のお礼ですが、メールである必要はありません。手紙でもいいですし、内々定承諾書を返送するときに、お礼の文章を同封するという方法でもかまいません。

今の時代は、メールで簡単にお礼を伝えることができるため、メールを送る人が多くなっています。

対してお礼の手紙で送ると、入社後の人事部からの評価が高くなるかもしれません。
 

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お礼メールにはどのようなことを書くべきなのでしょうか。

お礼メールの例文や書くときに注意するべき点について紹介します。

内々定のお礼メールの件名

内々定のお礼メールを送る際は、お礼メールの内容が一目で分かるような件名をつけましょう。

「内々定のお礼｜大学名・自分の名前」といった具合に、件名を記入しておくことで、メールを受け取る側も何のメールなのか分かりやすくなります。

1日に何十件ものメールをやり取りする社会人にとって、メールを一つ一つ確認するのはかなりの手間です。

他の業務も並行して行なっているため、どんな内容のメールなのかが一目でわかると、企業側はメールを開く優先順位をつけることができます。

採用担当者の手間を省くためにもお礼メールの内容が一目で分かるようにしましょう。

内々定のお礼メールの本文

続いて、内々定のお礼メールの本文について解説します。

内々定のお礼メールの本文は「宛先」「本文」「署名」で構成すると良いでしょう。

「宛先」では、メールの冒頭に社名、部署名、担当者の名前を間違えのないように記入しましょう。

「株式会社」などの法人格も省略せず必ず記載するようにしてください。

「本文」では、ビジネスシーンにふさわしい文章を心がけましょう。

「お世話になっております」などビジネスメール同様に挨拶から始まり、自分の大学名・名前を名乗ります。

それから、内々定の感謝と今後の意気込みを添え、締めの挨拶で結ぶと、構成が整った本文の完成です。

そして最後には「署名」として、名前、大学名、メールアドレス、電話番号を記入しましょう。

続いて、内々定のお礼メールのポイントについて解説します。

内々定のお礼メールはすぐに送る

内々定のお礼のメールは、なるべく早く送るようにしましょう。内々定の通知が来たらその日のうちに送るのが理想です。

遅くとも内々定の通知が来た2~3日後には送るようにしましょう。

お礼メールは内々定のお礼を伝えることに加え、内々定の通知の内容を確認したという報告の意味も含まれています。

他のビジネスメールと同様に、企業の営業時間内に内々定のお礼のメールを送るようにしましょう。

感謝の気持ちを端的に伝える

内々定のお礼メールでは、内々定に対する感謝の気持ちを端的に伝えるようにしましょう。

内々定のお礼メールは、企業にお礼を伝えるためのメールではありますが、感謝の気持ちを長く綴ってしまうのは望ましくありません。

読むのに時間がかかる長いメールや読みにくいメールは、毎日多くのメールを届く企業側にとって負担です。

内々定のお礼メールでは、内々定に対する感謝の気持ちを端的に伝えるようにしましょう。

今後の意気込みを添える

内々定のお礼メールでは、今後の意気込みを記入すると印象が良くなります。

内々定のお礼と共に、その企業で何を果たしたいのか、どう貢献していくのか、意気込みも添えるようにしましょう。

しかし、意気込みを添える場合も感謝の気持ちを添える際と同様、端的に述べるようにしましょう。

内々定の本来の目的は、内々定を通知してくれたことに対するお礼を伝えることなので、意気込みばかりが目立ってしまわないようにすべきでしょう。

続いて、内々定のお礼メールの例文を紹介します。

内々定を承諾する場合、保留する場合、辞退する場合の3つの場合それぞれの例文を見ていきましょう。

内々定を承諾する場合のお礼メールの例文

まずは、内々定を承諾する場合のお礼メールです。
 

件名：内々定のお礼｜大学名・自分の名前

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。

本日は、内々定の通知のメールをいただきましてありがとうございます。

貴社が第1志望でしたので、内々定の通知をいただけて心から嬉しく思っております。

私には、まだまだ至らないところが精進してまいりますので、入社後はどうぞよろしくお願い致します。

============================
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 氏名
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇

内々定のお礼メールでは、内々定に対するお礼の言葉と入社の意思を盛り込むようにしましょう。

また、今後の意気込みを添えると積極的な姿勢が伝えることができます。

内々定を保留する場合のお礼メールの例文

内々定のお礼メールを書くのは、本命の会社に対してだけではありません。

内々定をもらった会社すべてにお礼メールを書くことが原則です。

そのため、当然第2志望以降の会社にもお礼メールを送る必要があります。

第2志望以降の企業に対してどのようなお礼メールを書けばよいか、例文をご紹介します。
 

件名：内々定のお礼と承諾期間のご相談｜大学名・自分の名前

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。

この度は内々定の通知をいただきましてありがとうございます。

内々定のお返事についてですが、しばらくお時間を頂きたくご連絡致しました。

現在、他社の選考も控えているため、その結果を踏まえて決断したいと考えています。

私は、貴社の〇〇な部分に魅力を感じており入社を前向きに検討しておりますが、他の企業と比較検討した上で納得した決断をするためお時間を頂きたいです。

誠に恐縮ですが、◯月◯日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。

ご検討いただけますと幸甚に存じます。

============================
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 氏名
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇

内々定の返事を保留したい場合は、その旨を伝えましょう。

その時に注意するべきポイントが2つあります。

1つ目は、保留する理由をきちんと伝えることです。たいていの場合、本命でないため保留したいというのが本心だと思います。

しかし、そのようなことを素直に伝えることはできません。そのため、なぜ保留したいのかもう一度考え直す必要があります。

2つ目は、いつまで保留してもらうか具体的な日で伝えることです。

延期期間が漠然としていると、その人が入社してする気があるのかわからず、採用担当者を困惑させることになります。

内々定を保留する場合は、内々定へのお礼と入社意欲、いつまでに返事ができるかをメールに盛り込むようにしましょう。
 

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内々定を辞退する場合のお礼メールの例文

続いて、内々定を辞退する場合のお礼メールの例文をご紹介します。
 

件名：内々定のお礼と辞退のご連絡｜大学名・自分の名前

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。

この度は内々定の通知をいただきましてありがとうございます。

とても嬉しい通知ではありましたが、自分の適性を改めて試みた結果、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

内々定の通知を頂いたにも関わらず、このようなお返事となり申し訳ありません。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。

自分自身の勝手な判断ではあり、心から申し訳なく思っております。

採用に関わってくださった皆様には大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ではありますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

============================
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年 氏名
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇

内々定を辞退する場合、内々定に対するお礼の言葉と辞退の意思・お詫びの気持ちを盛り込むようにしましょう。

内々定を辞退する場合について、JobQに質問回答があるので併せて見てみましょう。
 

内々定の辞退を伝えるなら電話とメールのどっちがいいですか？

内々定を頂いている企業を辞退しようか迷っています。

しかし、内々定は1人と言われており、また選考途中や内々定が出たあとも、親身になってくださりとても言いづらいです。

電話が良いのはわかっているのですが、電話だと何も話せなくなりそうです。

メールでの内々定辞退は失礼にあたるでしょうか。また、可能でしょうか。

電話かメールかが問題ではなく、早いか遅いかが問題です。

断るならすぐ断りましょう。

断られた企業は次の人を探さないといけないので、その数日は本当に大事なのです。

もしかしたら…続きを見る

内々定を辞退する場合、なるべく早く連絡するようにしましょう。
 

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内々定の通知が届いているにもかかわらず、何らかの理由ですぐにお礼メールを返せないこともあるでしょう。

内々定のお礼メールを送るのが遅れたときの対処方法について紹介します。

メールの本文中で謝罪する

内々定のお礼のメールが遅れた時は、本文中で謝罪するようにしましょう。

「内々定のご連絡に対して返信が遅れたことをお詫びします。」のような文言を本文中に記載します。
 

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謝罪とお礼を同時にしない

謝罪とお礼を同時にしないように気を付けましょう。

しかしメールを2通送るわけではありません。

それは採用担当者にとって迷惑な行為になるのでできるだけ控えるようにします。

では、どうすればよいかというと、文章の改行をすることです。

メールの文章を書くときに読みやすくするために、2～3文で改行するのが一般的です。

別のひとまとまりの文章で、遅れたことに対する謝罪の文章と内々定通知をいただけたことに対する感謝の文章を書くようにしましょう。
 

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内々定の連絡が来た時のお礼のメールの書き方について紹介してきました。

この記事をまとめると以下のようになります。

• 内々定のお礼メールの必要性について
• 内々定のお礼メールの書き方について
• 内々定メールが遅れた時の対処方法について

内々定のお礼メールも相手に失礼のないように書く必要があります。

しかし、お礼をしたいという気持ちが伝わればよいので、その気持ちをきちんと伝えられるようにメールを書くようにしましょう。