退職時の引継ぎは義務？必要な期間やどこまで対応するべきか進め方も解説

従業員には、退職の自由が憲法上保障されています。

会社側は、退職の意思表示をしている従業員に対し、引継ぎをしないことを理由に強制的に労働させることはできません。

したがって、引継ぎをしないことを理由に退職させないのは違法と判断される可能性が高いです。

つまり、退職時の引継ぎは法律上、義務ではありません。

円満退社するためには引き継ぎに応じるのが望ましい

引継ぎは義務ではないですが、円満退社するためには後継者がスムーズに業務を進められるよう引継ぎしておきましょう。

引継ぎをしておかないと、さまざまなリスクが起こる可能性があるからです。

例えば、それまで行っていた取引先に関する情報や業務に関する情報がわからなくなり、他の社員の業務が滞ることがあります。

また最悪の場合、会社に損失が出る場合があるのです。

そうなると、信義則上必要な引継ぎを行わず、勤務先に損害を与えたと判断された場合、債務不履行に基づく損害賠償請求を受けるおそれもあります。

退職時の引継ぎ期間は、会社の業務内容によっては2か月以上必要だと言われることもありますが、民法上は原則2週間前に退職の意思表示を行えば問題ないことになっています。

一般的に会社には業務マニュアルがあるため、引継ぎが必要な場合でも2週間あれば引継ぎは完了する場合がほとんどです。

また、会社の業務マニュアルがない場合は、自分なりで作業一覧や業務の進め方などをマニュアル化して、後継者に全ての業務の引継ぎを終わらせてから退職すると困ることはありません。

どちらにしても、一般的に退職時の引継ぎ期間は、2週間〜1か月以内で済むと考えられます。

退職日は引き継ぎ期間を含めて決めるのが基本となっているため、引継ぎ日数の目安を計算してから退職日を決めましょう。

遅くても退職日の3日前には完了していることが理想です。

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退職時の引継ぎは事前の準備でスムーズに進められるかどうかが決まります。

退職時の引継ぎをスムーズに進めるステップは以下のとおりです。

1. 担当業務の棚卸し
2.  後任者や引き継ぎ有無の確認
3. マニュアルや資料の作成
4. 引継ぎ対応 

STEP１：担当業務の棚卸し

まずは、自分が行っていた担当業務の棚卸しをしましょう。

棚卸しして整理できていなければ、当然のことながら引き継ぎもうまくいきません。

普段から担当業務を明確にしておくと、業務リストを作成しやすくなります。

業務リストは、ExcelやGoogleのスプレッドシート、TODOリストなどを使って作成するとわかりやすいのでおすすめです。

このとき、業務の優先度をわかりやすくしておくと、後継者も業務を進めやすくなります。

STEP２：後任者や引き継ぎ有無の確認

担当業務の棚卸しが完了したら、直属の上司に後継者や引継ぎの有無の確認をしましょう。

基本的には上司と相談しながら決めます。

一緒に作業をしていた人や過去に作業を担当していた人がいれば、後任者として作業の引継ぎをするとスムーズです。

また、引継ぎの優先度も確認しておきましょう。

「この作業だけは優先して引継いでもらいたい」といった業務があるのかどうか、上司に確認してもらうのがおすすめです。

STEP３：マニュアルや資料の作成

マニュアルや資料を作成する場合は、誰がみてもわかる資料にすることが大切です。

まずは、業務内容を分類するなどして整理し、業務の流れに沿って記載していきましょう。

文章だけでなく、写真や動画などを盛り込むとイメージしやすくなりさらにわかりやすくなります。

丁寧なマニュアルや資料であることは重要ですが、不要な情報は混乱を招く恐れがあるため記載しないようにしましょう。

STEP４：引継ぎ対応

後継者の確認やマニュアルや資料の作成の準備が整ったら、業務を引き継いでいきます。

基本的には、業務時間内に引継ぎの時間を設けます。

引継ぎは、後任者に実際の業務を行ってもらいながら横でサポートするのがスムーズです。

そうすれば、イレギュラーな対応が必要になった場合、すぐにサポートできます。

引継ぎ中は、メモを取ってもらいながら進め、質問事項がないか確認しましょう。

また、退職日より前に引継ぎが終わったからといって完全丸投げするのはよくありません。

退職日までは、業務のサポートをし、困っていることがあればフォローしてあげることを忘れないでください。

自分が退職した後に、後任者が困らないよう引継ぎしておくことは重要です。

後任者が困らないための退職時の引継ぎのポイントは以下のとおりです。

• 退職日の3日前に引き継ぎを完了させる
• 引き継いだ内容は必ず残す
• お世話になった人への挨拶を忘れない

それぞれ詳しく説明します。

退職日の3日前に引き継ぎを完了させる

引継ぎは、退職日の3日前までには完了させましょう。

引継ぎ完了までのスケジュールに余裕を持たせておけば、万が一の予定外の業務などのイレギュラーなことが入ったとしても対応できます。

また、初めに組んでおいたスケジュールも、日々状況に合わせて遅れていたら軌道修正するなど柔軟な対応をしてください。

引継ぎのスケジュールを確認するポイントは以下のとおりです。

• 自分が持っている残りの仕事はどの程度日数が必要か
• 後任者への仕事の内容や進め方の説明にはどの程度日数が必要か
• 退職前までに挨拶をしなければいけない得意先はいくつあるのか

これらを退職日までに行うのですが、余裕を持たせたスケジュールを組んでおかないとイレギュラーが発生した場合対応できなくなってしまいます。

そのため、なにかあっても余裕を持って対応できるように退職日の三日前に引継ぎを完了させられる予定を組んでおきましょう。

引き継いだ内容は必ず残す

引継ぎを行う際は、引き継いだ内容を必ず文書化し、ファイルに閉じておいたりパソコンの共有ファイルに入れたりして残しておくことが大切です。

一通りの業務を後任者と一緒に引継ぎしても、初めて行う業務の場合、一度の説明では理解できないことがあります。

どのような業務をどこまで引継いだかを記録に残しておくと後任者も無理なく仕事を進めることができるでしょう。

また、内容を残しておけば不明な点が明らかになり引継ぎ漏れを防ぐこともできます。

引継ぎをする際に残しておきたい項目リストは以下を参考にしてください。
 

お世話になった人への挨拶を忘れない

営業職などの顧客や取引先がいる職種の場合は、必ず関係する人への挨拶を忘れないようにしましょう。

また、社外だけでなく社内の関係者への挨拶も大切です。

引継ぎを行っていることを連絡せず退社し、後任者が突然顧客や取引先に出向いたら、会社自体の教育体制に疑念を持たれるなど、悪影響を及ぼす可能性があります。

今まで築いた信頼関係を失うことにもなりかねません。

顧客や取引先への挨拶は必ず後任者と一緒に出向き、退職後も問題なく業務を維持する体制ができていることを伝えておきましょう。

さらに、退職後でも本人にしかわからない緊急の要件が発生する可能性もあります。

万が一の際、後任者や上司には退職後も連絡が取れるように連絡先を伝えておくことも忘れないようにしましょう。

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会社によっては、退職を決めてからも引継ぎ対応が進まない場合もあります。

引継ぎが進まない一例としては、以下の場合があります。

• 後任者がいない・決まっていない場合
• 引継ぎをする期間が短い場合

それぞれの場合の対策を説明します。

後任者がいない・決まっていない場合

退職までの期間が短い場合、担当していた業務内容によってはすぐに後任者を選ぶことは難しい場合があります。

しかし、後任者がいないからといって、何もしなければ後に決まる後任者や会社に迷惑がかかってしまうので、自分から積極的に動くことも大切です。

上司や同僚にいったん引継いだり、自ら丁寧な引継ぎ書や業務マニュアルを作成したりしておきましょう。

誰がみてもすぐに業務が開始できるような引継ぎ書が理想的です。

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引継ぎをする期間が短い場合

法的には、退職の2週間前までに会社に申し入れれば問題ありません。

しかし、引継ぎが2週間でスムーズに完了するとは限らないため、自分である程度の引継ぎ期間を考慮しておくことも大切です。

会社によっては引継ぎの手順やフォーマットにルールがある場合もあります。

そのため、就業規則はもちろん、人事担当者や上司などにも確認しておくことが大切です。

退職日までの引継ぎは、もしも有給休暇消費も考えているなら1ヶ月前後を目安に考えておきましょう。

その上で退職期日を決定すると困ることはありません。

具体的にどのようなアクションを取っていますか？
会社ごとに考え方も様々だと思いますので、実体験でしかお話ができませんがご了承ください。
私の場合は人事のスケジュールを確保し…続きを読む

ご自身は会社何年目で、会社の規模とかはどのぐらいですか？
僕も高圧的な上司で辞められずに2年ぐらい…続きを読む

円満退社を望むなら、後任者への丁寧な引継ぎが ポイントとなります。

とくに、データや備品の保管場所などはマニュアルなどではわかりづらいこともあります。

そのような場合は、実際に一緒に確認してもらうことで後任者の記憶にも残りやすくなり責任感も表れやすくなるでしょう。

少し面倒だと思うことも、丁寧に説明しておくだけで退社後に確認の連絡がくることも減らせます。

自分の退社後のことも考えて引継ぎをしておくことが大切です。

できるだけ、丁寧な引継ぎを行い、スムーズな退社を実現しましょう。