【最終面接を辞退する方法】メール・電話での断り方をご紹介します

最終面接を辞退する時に、誠意を持って、丁寧な振る舞いをすべきですが、果たして辞退の理由を述べなければならないのでしょうか。

答えはNOです。
 

そもそも理由を聞かれるのか

最終面接を辞退する時には先方から聞かれない限り、理由を言う必要はありませんので、「一身上の理由」で大丈夫です。

先方から理由をたずねられたら、差し支え無い範囲で答えるほうがよいですが、諸事情からどうしても答えたくない場合には、無理に答える必要はありません。
 

最終面接を辞退する理由の例

最終面接を辞退する時の理由としては、他のポジションの方がより魅力的に感じてきて、もう最終面接に行く気がなくなった、あるいはすでに他企業からすでに内定をもらったので、そちらを受けることにしたからということがほとんどでしょう。

または、自分の想像していた仕事内容と、企業の仕事内容が面接が進むにつれて、イメージと違っていることがわかった。などの理由も多いでしょう。
 

辞退する理由は嘘でも良いのか

最終面接を辞退するといったら、企業の担当者が怒ってしまったらどうしよう？と恐れるあまり、都合の良い嘘でその場を切り抜けてしまおうという考えが一瞬頭をよぎるかもしれませんが、嘘をつくのはぜったいにダメです。

先方に嘘を見透かされてしまうのがオチです。

たとえ相手が怒ってしまったとしても、誠意を持って理由を伝え、納得をしてもらいましょう。

最終面接の辞退を決めたら、すぐに連絡をすることが肝心です。だらだらと引き延ばしていると、余計に迷惑がかかってしまいます。
 

選考辞退のタイミングとは

どんな場合でも、最終面接の辞退はできる限り早く企業に連絡すべきです。

特に最終面接までの日数が少ない状態、つまり前日や当日での辞退は、企業に多大なる迷惑をかけてしまうことを忘れないでください。

最終面接の連絡が来ても、辞退する可能性が大いにあるなら、最終面接の連絡が来る前から検討を始め、少しでも早く結論をだすことが大切です。

選考辞退の詳しい説明は、下記リンクよりご参考ください。

▶︎【選考辞退の理由について】伝えるべきタイミングなどを徹底解説

最終面接後に辞退することもある

最終面接を受けた後、その企業で働く自分の姿が思い描けない場合は、内定をもらっても、まずその企業に入社することはないでしょう。

ですから、最終面接の結果が来る前に、最終選考自体を辞退すべきです。

最終面接を面接日当日に辞退するなど、本来社会人としてすべきではありませんが、前日までどうしても決心がつかないということもありえます。

連絡なしで面接に現れないよりはずっと良いので、当日であっても辞退を伝えましょう。
 

当日に辞退する場合はメールか電話

最終面接の当日に辞退するには、電話で連絡すべきです。

電話なら直接自分の状況を伝えられますので、どうして当日の連絡になってしまったかというデリケートな状況が、メールよりきちんと相手に伝わります。

しかし、面接時間近くになっても電話がつながらないかもというときは仕方ありません。メールで辞退を伝えましょう。
 

体調不良が1番多い理由　

最終面接の辞退するのに、体調不良が一番多い理由です。

本来企業側からすれば、候補者が体調不良が理由で、最終面接を辞退することに、信ぴょう性を感じてはいません。でも体調不良が理由といわれて怒ることも、反論することもできません。

企業の担当者も受け入れざるを得ないわけですし、たとえ思い入れがあっても、その候補者のことは諦めるでしょう。

エージェントの紹介で応募している場合に最終面接を辞退するのは、直接応募している場合とほとんど同じです。辞退を決めたら、できる限り早くエージェントに最終面接の辞退をメールでも良いので連絡しましょう。

エージェントは、差し障りないよう企業へうまく辞退を伝達してくれます。
 

体調不良で面接を辞退する

エージェント経由なら、別の理由があるのにわざわざ体調不良を理由にすることはありません。今後もそのエージェントの紹介を受けたいなら、むしろ本当の理由を共有してもよいでしょう。

どんな場合でも企業へは失礼のないように、最終面接の辞退を淡々と伝えてくれますので安心してください。
 

エージェント経由は面接後に辞退できる？

エージェント経由であろうがなかろうが、最終面接を受けた後にそのポジションに興味がなくなった場合には、速やかに選考辞退をします。選考辞退はマナー違反ではありません。

エージェント経由の場合は、その旨メールで良いので意思を伝え、選考そのものの辞退を企業に伝えてもらいましょう。

最終面接の辞退は丁寧な対応をすべきなので、電話で行うのがベストです。

ですが担当者が不在がちだと何度電話をしても繋がらず、どんどん時間が過ぎて行ってしまうようなら、早さ重視のメールで辞退を伝えましょう。
 

最終面接を辞退する時の例文

件名：入社梅子です：最終面接辞退のご連絡

BCD株式会社　採用担当 人事一郎様

お世話になっております。

9月1日に最終面接を調整いただきました、入社梅子です。

大変心苦しいのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたいと思います。本来はお電話でお詫びするべきと思い何度かお電話いたしましたが、人事様とお話することができませんでした。メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

ご多忙の中、私のために時間を空けていただいたにも関わらず、お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご了承のほど、お願いいたします。

末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

入社梅子
TEL: xxx-xxxx-xxxx
email: xxx@xxx.jp

メールの場合、事項の挨拶や、頭語、結語はなくても良いですが、要件の明確化と署名は忘れないでください。

内定辞退メールの詳しい説明、方法は、下記リンクよりご参考ください。

▶︎【例文あり】内定辞退の手紙の正しい書き方やマナーをご紹介！

前日や当日に伝えた場合は、後日電話でフォローする

すでにお話ししている通り、最終面接の辞退は、できるだけ早く連絡するのが原則です。それが社会人としての常識だからです。しかし、決断に時間がかかってしまった時は仕方ありません。

面接の前日や当日連絡でも、連絡を全くしないで、面接に行かないよりはずっとましです。

近々の連絡は特に電話で連絡すべきですが、どうしても電話が繋がらない場合には、メールで連絡しましょう。

どんなに誠意を持って対応しても、面接の前日あるいは当日にメールで辞退を伝えるなどというのは、相手にとっては大迷惑です。

それを心に留めましょう。そして将来どこで関わるかわかりませんので、丁寧な対応に越したことはありません。後日電話でフォローすることをお勧めします。
 

返信がこない可能性もある

メールで最終面接の辞退をしても、企業から何も返信が来ないときもあります。メールの開封確認ができるメーラーの場合は、あらかじめメールの開封確認をオンにしましょう。そうでなくても送信履歴が残っていて、エラーでメールが戻ってこない限りメールは届いています。

さるものは追わずポリシーで、辞退のメールに返信してこない企業もありますから、企業の担当者が自分のメールを受信されているかどうか、心配でいてもたってもいられない場合には、やはり電話でフォローしましょう。

最終面接を辞退するのは心苦しいことですが、その企業とは先に進まない決断をしたからには、1日も早く辞退を伝えることが肝心です。

その企業と将来なんらかのつながりができる時もありますので、最終面接の辞退は誠意を持って、きちんと行うことが、社会人としてのルールです。

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