
退職届はメールで済ますのは問題ない!書き方や例文をご紹介!
退職届は退職をする際の重要な手続きの一つですが、メールで済ませても問題ないのでしょうか?本記事では、メールで退職届を済ませていいのか、退職届メールを提出する際の例文や書き方、退職届をメールで済ます前に考えるべきことをご紹介します。ぜひ本記事を参考にしてください。
退職届をメールで済ますのは問題ない2つの理由
ビジネスマナーとして考えた時に、退職届をメールで提出するのはマナー違反にあたります。
メールでは退職の意思のみを伝えて、退職届は直接手渡しするのがベターです。
とはいえ、職場の退職届をメールで済ませても訴訟されるなどのリスクはありません。まず、その理由について説明します。
- 法律がないから
- 効力が変わらないから
退職届をメールで済ますことに関する法律はないから
退職届の提出にメールを使用してはいけない、という法律はありません。
退職したい場合、法律では「退職の意思を14日前までに伝えれば良い」と定められているだけで、提出の形式に決まりはないからです。
ですが、ビジネスマナーとして考えた時に、退職届をメールで済ませるのはマナー違反にあたります。
退職メールの効力は書面と同じだから
民法上で考えると、メールでも書面でも、退職届としての効力は変わりません。
退職の意思を伝えるということが重要であり、その手段においては特に取り決めはありません。
JobQにて、退職届をPCで作成することについての質問が投稿されています。併せて見てみましょう。
字が下手なのですが、退職届は手書きでなくPCでもいいですか?
会社に近々退職届を提出します。
私は字が上手ではないのですが、退職届は全てパソコンでも良いのでしょうか?
それともやはり手書きの方が常識的ですか?
同じような過去質を見ていると、パソコンで入力して提出日の日にちと名前は手書きとありました。
このように、パソコンで入力するにしても、名前と日付だけは手書きの方が良いのでしょうか?
字が汚いとか関係ありません。会社に質問者様のご意志で辞める日付を伝えればいいだけで、手段としては口頭でも電話でもメールでも…続きを見る
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退職届メールを出す前に考えてほしい3つのこと
退職届を提出する際のマナーについて解説します。
- 退職届をメールで出すのはマナー違反
- 退職の意志はメールよりも直接言ったほうがいい
- 退職の意志をメールする前に上司に相談
退職届をメールで済ますのはマナー違反
法律的にも「退職の意思を14日前までに伝える」という記載のみであるため、その方法が口頭やメールなどであっても問題ではありません。
ですが、ビジネスマナーとして考えた時には、退職届をメールで済ませるのはマナー違反にあたります。メールはあくまでこちらの意志を一方的に伝えるだけのツールであり、退職という重大な事項を一方的に伝える行為は好ましくはありません。
退職の手続きに関してメールを使うのは、退職の意思を伝える時のみにするのがベターはあります。
手書きやパソコンで退職届を書く場合は、こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
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▶︎【退職届や転職願の書き方】正しい記入方法やマナーをご紹介
2. 退職の意志はメールよりも直接言ったほうがいい
ビジネスマナーとしては、退職の意思もメールよりも直接伝えた方が好ましいのは事実です。
会社を辞める決断は、人生の大きな分岐点となる大事な場面です。
大事なことは、メールという一方通行なコミュニケーションツールで伝えるより直接顔を見て伝える方が好ましくはあります。
3. 退職の意志をメールする前に上司に相談
仕事について悩み、退職しようかとまで悩んでいるのであれば、まずは上司に相談してはいかがでしょうか。
直属の上司であれば、普段からあなたの勤務態度を把握していてくれますし、職場の悩みについて打ち明けても、状況を分かってくれます。退職という選択ではなく、担当変更や部署移動など、別の解決方法も見えてくるかもしれません。
中には、上司だけに打ち明けづらいと感じる人もいるかもしれませんが、一番あなたの職場の状況を把握している人が味方になったら、心強いでしょう。思い切って胸の内を打ち明けてみてはいかがでしょうか?
上司に退職の旨をどう伝えるべきか迷っている方はこちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
【例文】退職届のメールを出す場合の書き方
ビジネスマナーの観点からは、退職届をメールで出すことはNGであるとご紹介しました。
それでも、止むを得ない理由でメールで退職の意志を伝えなくてはいけない場合について、退職届の書き方・例文をご紹介します。
退職の相談の日時を願い出る例文
ここでは、実際に退職の相談をする際の上司への連絡の仕方をご紹介します。
メールの文面について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
件名:ご相談
〇〇(上司の名前)さん
お疲れ様です。〇〇です。
折り入ってご相談したいことがあるのですが、ご都合の良い時間をお伺いできればと思います。
お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。
退職の相談のメール例文
次は、出社が難しい場合など、直接相談ができない場合のメール例文です。
本来であれば面と向かって話すのが望ましいので、失礼のない文章にしましょう。
◯◯(上司の名前)さん
お疲れ様です。〇〇です。
突然ですが、実は○月をめどに退職を考えております。
メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、体調不良のために出社が難しく、このような形でご連絡させていただきました。
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、今後についてメールでご相談させていただきたいと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
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退職届メールの基本的な書き方
退職届の内容としてポイントになるのは、以下の項目がしっかりと記載されているかどうかです。
- 退職希望日
- 退職届の提出日
- 所属部署および氏名
- 宛先
退職理由については、退職届の中で記載する必要はありませんが、退職理由が自己都合であるか(一身上の都合により、と記載)、会社都合であるか(業績悪化により、などと記載)が分かる一文を書いておく必要があります。
以上の点は、メールであっても同様です。
大切なポイントを押さえて、退職届を書くようにしましょう。
退職届メールのテンプレート
下記は人事宛に、退職届としてメールを送る際の例文です。
【例文】
総務部人事課 部長●● 様
お疲れ様です。
私儀、このたび、一身上の都合により、勝手ではございますが、平成〇〇年××月△△日に退職いたします。
つきましては、手続きにおいてなど、今後のことをご相談させていただけましたら、幸いです。
よろしくお願い致します。
平成〇〇年△△月××日
営業部第一営業課 〇山×太郎
退職届メールの件名は必ず書こう
退職届をメールとして送る場合、件名は「退職届」もしくは「退職届【氏名】」というように記載します。
退職届メールは件名なしでも大丈夫?
具体的に、退職届と件名に書くことが気が引けるからと、件名に何も書かずに退職届のメールを送るのは止めましょう。
例え事前に相談していたとしても、退職届をメールで提出するという行為自体、あまり好ましい行為とは言えず、印象が良くありません。
書面で退職届を出す時にも、封筒に「退職届」と記載するように、メールの件名はその封筒に書く表書きと同じ役割にあたります。
件名で内容が分かるように、必ず書くようにしましょう。
退職届メールの件名に入れたい単語
件名に入れる単語は、ストレートに「退職届」で問題ありません。
それ以外に、もし記入する単語があるとすれば、氏名です。
「どんな内容のメールか」「誰が送ったのか」が件名で判断できるようにしましょう。
そうすることで、重要なメールであると、見る側もメールを開く前に判断できます。
メールに添付する場合の退職届の書き方
メール本文に退職届の内容を書くのでは無く、添付ファイルとして退職届を提出する場合についても、ご紹介していきたいと思います。
退職届メールの内容は退職届と同じ
書く内容自体は、本文に退職届内容を書く時と同様です。
具体的な例文は、先にご紹介した【退職届メールのテンプレート】をご参考ください。
「退職希望日」「退職届提出日」「氏名」「所属部署」が分かるように、記入します。
退職届メールは横書きより縦書きが良い
添付ファイルとする場合、縦書きで書くことをおすすめします。
横書きでも特に問題となるわけではありませんが、添付ファイルで送る際には、書面と近いかたちで作成した方が好ましいため、縦書きで作成するのがよいでしょう。
まとめ
退職届をメールで送る際の注意事項や書き方などについて、まとめました。
20代前後の若い世代の人達には、メールはとても身近なツールとして認識されていることと思います。
退職届をメールで送るということにも、疑問を持たない人も多いと思います。
ですが、退職届けに関わらず、大事なことは直接伝えるというのは、今も昔も変わらないビジネスマナーだと思います。
病気や家庭事情で、出社が困難などの特別な事情では無い限り、退職届は直接書面で出すようにしていただきたいものです。
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