退職理由の伝え方で気をつけるべきポイント！退職理由別の例文も解説！

退職理由の伝え方で気をつけるべき理由は、下記の通りです。

• 不快な思いをさせてしまいトラブルになるから
• 退職までの期間在籍しづらくなってしまうから

退職理由を伝える際には、なぜ気を付けなければいけないのかを理解しておきましょう。

退職理由を伝える際に間違った伝え方をしてしまうと、自分だけでなく会社にも迷惑がかかる恐れがあります。

代表的なケースを理解して、退職前のトラブルを未然に防ぎましょう。

不快な思いをさせてしまいトラブルになるから

退職理由の伝え方を気を付けなければいけない理由は、上司や同僚に不快な思いをさせてしまうからです。

退職前に上司や同僚とトラブルになってしまうと、退職の手続きが進まず、円満退職できない恐れがあります。

トラブルになりやすい退職理由として挙げられるのが「特定の人が嫌で一緒に仕事をしたくないから」という理由です。

退職理由を正直に伝えてしまうと、噂になって本人まで届いてしまい、退職日まで会社に居づらくなってしまいます。 

不快な思いをさせずに円満退職するためにも、トラブルになりそうな退職理由は正直に伝えないように注意しましょう。 

退職までの期間在籍しづらくなってしまうから

退職理由の伝え方を気を付けなければいけない理由は、退職までの期間、会社に在籍しづらくなってしまうからです。

退職を申し出てたとしても、すぐに退職する訳ではありません。

退職することが決まっていても、退職日までは普通に働いたり業務の引き継ぎを行ったりします。

しかし、退職理由の伝え方を間違えてしまうと、退職までの期間、会社に在籍しづらくなってしまうため注意しましょう。

退職理由を答えなければ退職できないということはないため、どうしても言えない場合には「一身上の都合で退職します」とだけ伝えるのがおすすめです。

円満退職するためにも、退職理由の伝え方に注意して、スムーズに退職手続きを進めましょう。

関連記事
▶退職理由の例文や円満退職するための伝え方を解説！

退職理由の伝え方で気を付けるべきポイントは、下記の3つです。 

• 直属の上司に直接、口頭で伝える
• 退職日は繁忙期以外を希望する
• 退職する3ヶ月前から上司にアポを取る

退職理由を伝える際には、上記のポイントを押さえておけば、トラブルを起こさずにスムーズに退職手続きが進められます。

ただ、気を付けるべきポイントを理解せずに、間違った方法で退職理由を伝えてしまうと、退職自体をうやむやにされる恐れもあるため注意しましょう。

直属の上司に直接、口頭で伝える

退職の旨や退職理由を伝える際には、直属の上司に直接口頭で伝えましょう。

直属の上司より上層部の人間に伝えてしまうと、直属の上司に問題があると思われてしまい、迷惑がかかる恐れがあります。

直属の上司以外にも、社内の人間には直接口頭で退職を伝えるのがマナーです。

社内にいるにもかかわらず、メールの一斉送信で上司に伝えてしまうと、上司から反感を買う恐れがあるため注意しましょう。 

また、退職を申し出る際には、引き止めにくい理由を伝えることで引き止めにあいにくくなります。

引き止められなければ退職までスムーズに進むため、事前に考えておきましょう。

退職日は繁忙期以外を希望する

上司に対して退職の意思を伝える際には、退職日を繁忙期以外の比較的余裕がある時期に伝えましょう。

繁忙期として挙げられる一般的な時期は、月末や年末、年度末、人事異動の前後です。

繁忙期の退職を避けるだけでも会社としてはとてもありがたく、誠心誠意対応してくれるでしょう。

反対に、繁忙期に退職しようとすると、業務に忙殺されて対応が後回しになる可能性もあるため注意が必要です。

すでに退職を決めている人で、トラブルなく円満退職したいと考えている人は、半年から1年を目処にして長期的なスパンで退職を進めていきましょう。

退職する3ヶ月前から上司にアポを取る

退職の旨や退職理由を伝える際には、退職する3ヶ月前から上司にアポを取って準備しておきましょう。

退職に関する報告は法律上、退職の2週間前までに伝えれば問題ありません。

しかし、引き継ぎや手続きの関係があるため、2週間前だと退職手続きが間に合わない恐れがあります。

さらに、企業によっては就業規則に「◯ヶ月前までに退職の旨を報告する」のように、退職報告の時期が定められていることもあります。

そのため、遅くても退職する3ヶ月前から上司にアポを取っておくことで、スムーズに転職手続きを進められるでしょう。

また、退職の旨を伝える際には、直属の上司と2人きりの状況で伝えるのが一般的です。

就業時間後に時間を確保してもらい、ゆっくりと話せる環境を確保した上で退職を伝えましょう。

関連記事
▶︎退職は何ヶ月前に伝える？法律やマナーを守った伝え方を解説！

代表的な退職理由の種類は下記の通りであり、伝え方もそれぞれ異なります。

• 他の仕事へ転職を検討している場合
• 結婚を機に退職する場合
• 体調不良を理由に退職する場合

退職理由が同じでも、伝え方が違うだけで円満退職ができたり良好な関係が維持できたりします。

しかし、伝え方を間違えてしまうと、トラブルの原因にもなるため注意が必要です。

続いては、退職理由別におすすめな例文もそれぞれ1つずつ解説します。

退職理由によってトラブルを起こさないためにも、円満退職しやすい例文を押さえておきましょう。

他の仕事へ転職を検討している場合

やりたいことのために他の仕事への転職を理由に退職する場合、ストレートに伝えるのが効果的です。

曖昧な表現で濁すのではなく「今の職ではやりたいことが実現できないので、転職はやむを得ない」と理解してもらうように伝えましょう。

やりたいことのために他の仕事へ転職する際の例文は、下記の通りです。

突然、面談をお願いしてしまい誠に申し訳ございません。

退職を決意した理由をお伝えしたいと思います。

動画編集が趣味で続けているのですが、趣味で作成した動画が好評となっています。

残業や出張などでプライベートの時間を確保できず、動画編集に対しての時間を確保できないため、退職しようと決意しました。

そのため、退職願を受け取っていただければと思います。

うまくいくかどうかはわかりませんが、一度きりの人生を後悔なく過ごしたいと考えています。

今までお世話になりました。

退職理由では、やむを得ず退職する決断をしたことを伝え、事実以外にも感情や考え方の部分も伝えると納得してもらいやすくなるでしょう。

結婚を機に退職する場合

結婚を理由に退職する場合、理由によっては会社も引き止めづらくなります。

例えば、専業主婦としてサポートする、遠方へ引っ越すなどの理由を伝えれば、会社も納得しやすくなるでしょう。

結婚を機に退職する際の例文は、下記の通りです。

本日は面談のお時間を確保していただきありがとうございます。

今回退職に至った経緯ですが、来年結婚することになり、専業主婦としてサポートしようと考えているからです。

今後、家事や育児などで忙しくなり、双方が働くことは難しいと判断したため、退職するという決断をしました。

突然のご連絡になってしまい、申し訳ございません。

生活が落ち着いたら、今までの経験を活かして転職も考えていますので、退職までの期間はご指導よろしくお願いいたします。

結婚するからという理由だけでは、会社から引き止めにあう可能性も高いため、退職しなければいけない明確な理由を持って退職を伝えましょう。

体調不良を理由に退職する場合

体調不良や健康に関することが理由の場合、会社側も強くは引き止められないためおすすめです。

退職理由が体調不良によるものの場合、精神的または身体的なものなのかなど、症状や状況を理解してもらえるように伝えましょう。

突然の退職となってしまい申し訳ございません。

実は、先日から眠れなかったり食欲がなかったりと身体に異常を感じていました。

医者の診察を仰いだところ、うつ病と診断されてしまい、長期的な治療が必要となりそうです。

休職という手段も考えましたが、仕事から一旦距離を置かなければ治療に専念できないと感じたため、退職させていただければと思います。

突然の報告となってしまい、申し訳ございません。

今まで本当にありがとうございました。

伝え方よっては、一時的な休養のため休職を勧められることもあるため、退職しなければ解決しないことを伝えましょう。

関連記事
▶面接で退職理由を好印象に伝えるポイントとは？例文16選やNGな答え方

会社へ退職の旨を伝えた後にやるべきことは、下記の2つです。

• 退職までの準備と業務の引き継ぎ
• 社内の人間や取引先への挨拶

退職に関する手続きでは、退職の旨を伝えることだけが全てではありません。

退職の旨を伝えてから退職するまでの行動によって、スムーズな退職ができるかどうかが決まります。

そのため、退職の旨を伝えた後にやるべきことを正しく理解し、スムーズに退職できるように心がけましょう。

退職までの準備と業務の引き継ぎ

退職の旨を伝えてから退職までの間にやるべきことは、退職までの準備と業務の引き継ぎです。

退職までの準備として、会社によっては形として残すために、上司に退職届の提出を求めている会社もあります。

退職届の退職理由には「一身上の都合」と記載するのが一般的であり、細かな退職理由を記載する必要はありません。

また、健康保険証やロッカーの鍵、備品など会社に返却しなければいけないものは、早めに確認して忘れずに返却しましょう。

退職の旨を伝えてから退職までの間に、業務の進捗を上司に伝え、後任に対してしっかりと引き継ぎを行っておくことでスムーズに転職できるでしょう。 

社内の人間や取引先への挨拶

退職の旨を伝えることができたら、社内の人間や取引先への挨拶を行いましょう。

社内の人間への挨拶は随時行えば良いですが、取引先への挨拶は勝手に行わず、会社の意向を確認しながら行うことが重要です。

取引先への挨拶は、メールなのか直接訪問するのかによっても異なりますし、後任を連れて行くのかどうかも検討しなければいけません。

取引先への挨拶を勝手に済ませてしまうと、後々トラブルになる恐れもあるため、事前に確認しておきましょう。

また、退職報告から退職までの期間が短く直接挨拶に伺えない場合には、メールや電話を用いて退職の意向と後任について伝えておくことをおすすめします。

退職の旨を伝える際には、退職の手続きに関することだけではなく、退職理由の伝え方が非常に大切です。

退職理由の伝え方を間違えてしまうと、トラブルの原因になり、円満退職できない恐れもあります。

これから退職を考えている人は、今回解説した内容を参考にして、トラブルを未然に防ぐための退職理由を伝えて円満退職しましょう。