【例文付き】インターンシップを失礼なく断る方法！適切な辞退の仕方

現在ではほとんどの就活生がインターンに参加しています。

そのなかには、「複数のインターンの応募して通過したが、日程がかぶったため志望度が低いインターンを断りたい」という方もいます。

結論から、インターンの参加を断ることは可能です。

ただし、マナーに沿ったインターンの断り方を知っておくことが大切です。

インターンを断るときには必ず連絡する

インターンを断ること自体に問題はありません。

というのも、学生がより志望度の高い企業のインターンに参加することは、企業側も理解しているからです。

しかし、インターンを断ることでプログラムや人員に影響するため、企業に迷惑をかけることは避けられません。

企業はインターンを実施するために多くの時間とコストを割いて準備をしています。

そのため、インターンを断る際には必ず事前の連絡をすることが大切です。

無断で欠席することは、基本的なマナーを身に着けていないという評価につながる可能性があるため注意しましょう。
 

選考に影響するかは企業それぞれ

インターンを断った場合、気になるには「選考の影響するのか？」という点です。

こちらについては、「 選考に影響する可能性はあるが、企業によって異なる。 」といえるでしょう。

これは採用担当者の評価基準や価値観によって大きく異なるからです。

「日程管理ができない」というマイナス評価につながることもあれば、「気が変わることは誰にでもある」といって特に評価されない場合も考えられます。

しかし、どんな場合でもしっかりとマナーを守って事前の連絡をしましょう。
 

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それでは実際にインターンの断り方を確認していきましょう。

インターンの断り方は以下の３つの例が挙げられます。

・電話
・メール
・企業が指定する方法

まずは電話でのインターンの断り方です。
 

電話での断り方

インターンの断り方として、電話で連絡する方法が基本となります。

「せっかく選考を通過したのに、辞退の連絡をするのは申し訳ないのでメールで連絡したい。」と感じる方も多いかもしれません。

しかし、電話で連絡することで担当者に確実に、誠意を持って対応できるため、電話で連絡するようにしましょう。
 

メールでの断り方

電話がつながらない場合、あるいは電話をしたあとの確認のためにメールでも連絡をするのがおすすめです。

メールだけで断るのではなく、 電話＋メール で連絡するのがベターです。

電話で内容を伝え、メールではその内容を文面で再度確認する役割があります。
 

企業が指定する方法での断り方

３つ目は、企業が案内している参加辞退の方法に従うやり方です。

インターン選考の説明の中で、辞退の仕方についても記載されている場合があります。

具体的な方法は企業ごとに異なりますが、一例として、採用サイトのマイページから手続きをして辞退するケースがあります。

選考の案内にしっかりと目を通して、担当者の方に迷惑がかからないよう心がけましょう。

次に、インターンの断り方を例文でご紹介します。

電話とメール、それぞれの例文を見ながらポイントをチェックしていきましょう。
 

【例文】電話

はじめに電話で連絡するときに例文を見ていきます。

インターン先企業（以下企業）
「はい、株式会社××です」

インターン参加予定学生（以下学生）
「いつもお世話になっております。御社のインターンに参加予定の○○大学山田と申します。担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか」

企業
「お電話代わります。少々お待ちください」

企業
「お電話代わりました、□□です。」

学生
「8月1日からのインターンに参加予定の○○大学山田と申します。いつもお世話になっております。大学の集中講座の関係で、8月1日からのインターンに参加することができなくなってしまいましたので、辞退をお願いしたくお電話いたしました。」

企業
「そうですか。それは残念です。ではまた機会がありましたらよろしくお願いします。」

学生
「せっかくお時間を割いていただいたのに、申し訳ありませんでした。ありがとうございました。では、失礼いたします。」

電話での応対に慣れていない方は緊張するかもしれません。

例文を参考にしながら、イメージ練習をしておき、適切に内容を伝えられるようにしておくとよいでしょう。
 

【例文】メール

次にご紹介するのはメールの例文です。

ーーーーーーーーーー
件名：インターンシップ辞退に関してのご連絡｜〇〇大学 山田

株式会社△△
採用担当□□様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田と申します。

先日はインターンシップ選考で合格の連絡をいただき、ありがとうございました。

8月1日からのインターンシップに参加予定でしたが、大学の集中講座の関係で、参加が難しくなってしまいました。

大変恐縮なのですが、今回のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会を設けていただいたのにも関わらず、このような結果となり申し訳ありません。

誠に身勝手な申し出となりましたが、認識いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部 名前
TEL：×××-××××-××××
MAIL：××××@×××××

大学では先生方のメールのやり取りをする機会も多いため、慣れている方が多いかもしれません。

しかし、企業担当者の方と連絡する際には社会人になる自覚を持って、しっかりと確認して送信しましょう。

インターンを断る際にはしっかりとマナーを守って連絡をすることが大切です。

電話やメールで連絡する際に、具体的に注意するポイントは以下の５つが考えられます。

・要件は簡潔に伝える
・営業時間内に連絡する
・丁寧な言葉で伝える
・基本的に当日の連絡はNG
・電話＋メールでの連絡がベター

一つずつ確認していきましょう。
 

要件は簡潔に伝える

はじめに、要件は簡潔に伝えることを心がけると良いでしょう。

電話とメールに共通して、連絡をするにあたって相手の時間を奪っていることになります。

特に電話の場合は、直接相手の時間をもらっているという意識が必要です。

伝えづらい内容だからといってあいまいな伝え方をせず、あくまで簡潔に内容を伝えることが大切です。
 

営業時間内に連絡する

これも基本的なマナーとして、営業時間内に連絡することを忘れないようにしましょう。

営業時間は午前９時～午後５時が一般的ですが、会社によって違いがあるため事前に調べておくことが大切です。

これには、営業時間外（早朝や夜）での連絡が、「相手の都合を考えられていない」としてマイナス評価につながることがあるからです。

そのほか、昼休憩時間や始業直後の忙しい時間帯に電話をするのは避けましょう。
 

丁寧な言葉で伝える

丁寧な言葉で連絡をするのも心がけておきたいポイントです。

日常生活では、友人たちと会話やチャットをすることがほとんどで、丁寧な言葉づかいを忘れてしまっていることもあるでしょう。

しかし、社会人になってからは上司のほかにも取引先の方などと連絡をする機会がたくさんあります。

そのような場面でもしっかりと対応できることをアピールするためにも、言葉遣いには十分気をつけましょう。
 

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基本的に当日の連絡はNG

インターンを断るとき、当日に連絡するのは極力控えたほうが良いでしょう。

インターンには時間のスケジュールやメンバー割などが決まっており、その調整が必要だからです。

参加を迷っていて当日に決めたり、連絡を忘れていたなどの事態が起こらないよう、早めに連絡しましょう。

体調不良などやむをえず欠席する場合には、当日の連絡でも問題ないと思われます。
 

電話＋メールでの連絡がベター

「インターンを断るときの連絡は、電話かメールか。」という質問が見かけられます。

結論としては、両方での連絡がより良いといえます。

電話で直接話すことによって誠実な対応をすることができ、その後メールで文面上での確認をすることが大切です。

どうしても電話がつながらない場合などには、メールだけでの連絡になってもかまいません。

また、企業によって指定された方法がある場合には、それに従いましょう。
 

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インターンを断ること自体に問題はありません。

しかし、インターンを準備していた企業に対する感謝と謝罪の気持ちをしっかりと表すことが大切です。

それは、企業はインターンを実施するために多大な時間とコストを割いているからです。

断り方次第では、相手に悪印象を与え本選考にも悪影響がでる場合も出てきます。

しっかりとポイントを押さえて、相手に失礼のない断り方をするようにしましょう。